销售与收款管理内控制度

PAGE销售与收款管理内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司销售与收款业务流程，加强销售与收款环节的内部控制，确保公司销售活动的顺利开展，提高销售效率，防范销售与收款过程中的风险，保障公司资金安全，维护公司合法权益，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售与收款业务活动，包括但不限于产品销售、服务提供以及与之相关的应收账款管理等。（三）基本原则1.合法性原则：销售与收款业务活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度，确保各项业务活动合法合规。2.风险防范原则：识别、评估和控制销售与收款过程中的各类风险，采取有效措施防范坏账损失，确保公司资金安全。3.职责分离原则：明确各部门和岗位在销售与收款业务中的职责权限，实行不相容职务分离，避免舞弊和错误发生。4.全面性原则：涵盖销售与收款业务的全过程，包括销售合同签订、发货、收款、客户信用管理等各个环节，确保内部控制无死角。5.效率效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，优化业务流程，提高销售与收款工作效率，降低运营成本，实现公司经济效益最大化。二、销售业务流程控制（一）销售计划制定1.市场调研市场部门定期收集、分析市场信息，包括行业动态、竞争对手情况、客户需求变化等，为销售计划制定提供依据。关注宏观经济环境、政策法规等因素对公司销售业务的影响，及时调整销售策略。2.销售预测销售部门结合市场调研结果、历史销售数据以及公司发展战略，运用科学的方法进行销售预测。销售预测应涵盖不同产品、地区、客户群体等维度，确保预测的准确性和全面性。3.销售计划编制根据销售预测结果，销售部门制定年度、季度和月度销售计划，明确销售目标、销售策略、销售任务分配等内容。销售计划应经相关部门审核，如财务部门审核销售目标的合理性及对公司财务状况的影响，生产部门审核产品供应能力与销售计划的匹配性等，确保销售计划切实可行。（二）客户开发与信用管理1.客户开发销售部门通过多种渠道开发客户，如市场推广活动、行业展会、网络营销、客户推荐等。对潜在客户进行初步评估，了解其基本情况、经营状况、信用状况等，建立潜在客户档案。2.客户信用调查与评估信用管理部门负责对客户进行信用调查，收集客户的财务报表、银行信用记录、商业信用评级等信息。运用专业的信用评估模型或方法，对客户信用状况进行评估，确定客户信用等级。根据客户信用等级，设定不同的信用额度和信用期限，作为销售决策的重要依据。3.信用审批销售部门在与客户签订销售合同前，需提交客户信用申请表，经信用管理部门审批。信用管理部门根据客户信用等级和公司信用政策，决定是否批准客户的信用申请，并确定具体的信用额度和信用期限。对于信用状况不佳或存在风险的客户，信用管理部门有权拒绝信用申请或要求增加担保措施。（三）销售合同签订1.合同起草与审核销售部门负责起草销售合同，明确合同双方的权利义务、产品或服务内容、价格、数量、交货时间、付款方式等条款。合同文本应符合法律法规要求，语言清晰、准确、无歧义。销售合同起草完成后，提交法律部门审核。法律部门重点审核合同的合法性、合规性以及潜在的法律风险，提出修改意见。经法律部门审核通过的合同，方可提交公司领导审批。2.合同审批与签订根据公司授权审批制度，销售合同按规定权限报公司领导审批。审批通过后的销售合同，由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。销售部门应妥善保管销售合同原件，并及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、物流部门等，以便各部门协同执行合同。（四）发货与交付1.发货通知销售部门根据销售合同约定，提前向生产部门或仓储部门下达发货通知，明确发货产品、数量、规格、交货时间、交货地点等信息。发货通知应经相关负责人审核确认后，方可传递给生产部门或仓储部门。2.货物准备与发货生产部门根据发货通知组织生产，确保产品质量符合合同要求，并按时完成生产任务。仓储部门根据发货通知，对货物进行清点、包装、标识等准备工作，确保货物准确无误地发出。在发货过程中，应严格执行发货流程，做好发货记录，包括发货时间、发货单号、产品名称、数量、客户名称等信息，以便跟踪货物运输情况。3.交付与验收物流部门负责将货物按时、安全地运输至客户指定地点，并办理货物交付手续。客户在收到货物后，应按照合同约定进行验收。如发现货物存在质量问题或数量短缺等情况，客户有权拒绝接收或要求换货、补货。销售部门应及时了解客户验收情况，对于客户提出的问题，积极协调相关部门解决，确保客户满意。三、收款业务流程控制（一）收款政策制定1.收款方式选择财务部门根据公司业务特点、客户信用状况等因素，制定合理的收款方式，如现金收款、银行转账收款、支票收款、商业汇票收款等。对于信用状况良好的客户，可以适当延长信用期限，但应明确收款时间节点和逾期收款的处理措施。对于信用状况不佳的客户，应要求采用更为严格的收款方式，如预收货款、现款现货等。2.收款期限设定根据销售合同约定和客户信用等级，明确不同客户的收款期限。收款期限应合理、明确，避免因收款期限过长导致资金回笼困难。在合同中应明确规定逾期付款的违约责任，如加收逾期利息、暂停供货等，以促使客户按时付款。（二）收款通知与跟踪1.收款通知销售部门在发货后，应及时向客户发出收款通知，告知客户付款金额、付款期限、付款方式等信息。收款通知可以采用书面形式（如催款函）或电子形式（如邮件、短信等），确保客户能够及时收到通知。2.收款跟踪销售部门负责跟踪客户付款情况，及时与客户沟通，了解付款进度。对于逾期未付款的客户，应加大跟踪力度，分析原因，采取相应的催收措施。财务部门定期与销售部门核对收款情况，对已到账款项进行确认和账务处理，确保资金及时、准确入账。（三）收款流程执行1.客户付款客户按照收款通知要求，选择合适的付款方式进行付款。对于现金收款，财务部门应严格执行现金管理制度，确保现金安全。对于银行转账收款、支票收款、商业汇票收款等，财务部门应及时核对收款信息，确保款项准确到账。2.收款确认与账务处理财务部门在收到客户款项后，应及时进行收款确认。核对收款金额、付款单位、付款方式等信息，确保与销售合同和收款通知一致。根据收款确认结果，财务部门进行相应的账务处理，及时记录销售收入、应收账款减少等情况，确保财务数据的准确性和及时性。（四）逾期收款处理1.逾期预警财务部门和销售部门应建立逾期收款预警机制，设定逾期收款期限阈值。当客户付款超过约定收款期限时，系统自动发出预警信息。预警信息应及时传递给相关责任人，以便采取催收措施。2.催收措施销售部门负责对逾期客户进行催收，根据客户逾期情况和信用状况，采取不同的催收方式。对于逾期时间较短的客户，可以通过电话、邮件等方式友好提醒；对于逾期时间较长的客户，可以发送催款函、上门催收等；对于恶意拖欠款项的客户，必要时可通过法律途径解决。在催收过程中应注意保留相关证据，如催收记录、客户回复等，以备后续可能的法律诉讼使用。3.坏账处理对于确实无法收回的应收账款，经公司内部审批后，确认为坏账损失。坏账损失的确认应遵循谨慎性原则，严格按照公司财务制度和相关会计准则进行处理。财务部门应及时对坏账损失进行账务核销，并将相关情况报告公司管理层。四、销售与收款内部控制的监督与检查（一）内部审计监督1.审计计划制定内部审计部门定期制定销售与收款业务专项审计计划，明确审计目标、范围、重点内容和审计时间安排。审计计划应根据公司业务发展情况、风险状况以及内部控制执行情况进行调整和完善。2.审计实施内部审计人员按照审计计划，采用适当的审计方法，如查阅文件资料、实地观察、询问访谈、数据分析等，对销售与收款业务流程进行全面审计。在审计过程中，应重点关注销售合同签订、发货、收款、客户信用管理等环节的内部控制执行情况，检查是否存在违规操作、风险隐患等问题。3.审计报告与整改跟踪内部审计人员完成审计工作后，撰写审计报告，详细记录审计发现的问题、原因分析以及审计建议。审计报告应提交给公司管理层和相关部门负责人。公司管理层根据审计报告，组织相关部门制定整改措施，并明确整改责任人和整改期限。内部审计部门负责跟踪整改措施的执行情况，确保问题得到有效解决，内部控制得到持续改进。（二）日常监督检查1.部门自查销售部门和财务部门应定期开展自查工作，对本部门销售与收款业务流程的内部控制执行情况进行检查。自查内容包括业务操作的合规性、流程执行的有效性、风险防控措施的落实情况等。部门自查应形成书面报告，及时发现并纠正存在的问题，不断完善内部管理。2.定期检查公司定期组织对销售与收款业务内部控制进行全面检查，检查内容涵盖制度执行情况、流程运行效果、风险控制水平等方面。检查可以采