代理采购内控制度

PAGE代理采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司代理采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法合规、公正透明、高效有序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及代理采购业务的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门检查。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.风险防控原则：对采购过程中的各类风险进行识别、评估和控制，确保采购活动安全可靠。二、采购流程（一）采购需求申请1.各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总整理，并结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报公司领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行初步评估。评估内容包括供应商的资质、信誉度、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商实地考察对于重要采购项目或新合作的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。考察结束后，形成《供应商实地考察报告》，作为选择供应商的参考依据。3.供应商确定采购部门根据供应商的初步评估和实地考察结果，综合考虑各方面因素，选择确定最终的供应商。与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务。4.供应商评价与管理采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价结果、合作历史等内容，以便对供应商进行动态管理。（四）采购合同签订1.采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同由采购部门起草，经公司法律部门审核后，报公司领导审批。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购执行与监控1.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单应经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。2.采购进度跟踪采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题。3.到货验收采购物品到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的采购物品，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或退货。（六）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同的约定执行。2.采购部门根据《采购验收单》、发票等相关凭证，填写《付款申请单》，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核无误后，报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，财务部门按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。三、内部控制要点（一）岗位分离与职责分工1.采购业务涉及的岗位包括采购需求申请、采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、采购执行与监控、采购付款等，应明确各岗位的职责和权限，确保不相容岗位相互分离。2.采购需求申请与采购审批岗位分离，采购审批与采购执行岗位分离，采购执行与采购验收岗位分离，采购验收与采购付款岗位分离，采购业务与会计记录岗位分离。（二）授权审批制度1.建立健全授权审批制度，明确各级管理人员的审批权限和审批流程。2.采购计划、采购合同、采购付款等重要事项应经公司领导审批后方可执行。3.对于超出授权范围的采购业务，应报上级领导特批。（三）采购预算控制1.加强采购预算管理，采购部门应根据公司年度预算和业务需求，编制采购预算，并报公司领导审批。2.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（四）采购风险防控1.市场风险防控关注市场动态，及时掌握采购物品或服务的价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格风险。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方可协商调整采购价格。2.质量风险防控加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量合格证明文件，并在采购合同中明确质量标准和违约责任。严格执行到货验收制度，对采购物品的质量进行严格检验，确保采购物品符合质量要求。3.信用风险防控对供应商的信誉度进行评估，选择信誉良好的供应商合作。在采购合同中约定付款方式和付款期限，加强对供应商的信用管理，防范供应商信用风险。4.法律风险防控采购业务应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。加强对采购合同的审核管理，确保合同条款符合法律法规要求，避免因合同纠纷给公司带来法律风险。四、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对代理采购业务进行审计监督，检查采购业务的内部控制制度执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.内部审计部门应根据审计结果，出具审计报告，提出改进建议和意见，并督促相关部门进行整改。（二）财务监督1.财务部门对采购业务进行财务监督，审核采购付款的凭证、发票等相关资料，确保采购付款的真实性、合法性和准确性。2.财务部门应定期对采购业务的财务数据进行分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）其他监督1.公司纪检监察部门对采购业务进行监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.公司员工有权对采购业务中的违规行为进行举报，公司应及时受理并调查处理举报事项。五、信息与沟通（一）采购信息系统建设1.建立完善的采购信息系统，实现采购需求申请、采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、采购执行与监控、采购付款等业务流程的信息化管理。2.采购信息系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，为采购业务的决策提供支持。（二）信息传递与共享1.采购部门应及时将采购业务相关信息传递给相关部门，确保各部门之间信息共享、协同工作。2.采购信息传递应采用书面、电子等多种方式，确保信息传递的及时、准确、完整。（三）沟通机制建立1.建立采购部门与供应商之间的沟通机制，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的需求和意见，加强双方的合作与沟通。2.