职责分离内控制度

PAGE职责分离内控制度一、总则（一）目的本制度旨在通过职责分离，规范公司各项业务流程，防范舞弊和错误，确保公司财务报告的真实性、准确性和完整性，保护公司资产安全，提高运营效率，促进公司实现战略目标。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有部门和岗位。（三）基本原则1.不相容职务分离原则：明确划分各项业务中不相容的职责，确保不同人员或部门在业务流程中相互制约、相互监督。2.全面覆盖原则：涵盖公司所有业务活动和关键环节，确保职责分离制度无死角。3.制衡与效率兼顾原则：在保证有效制衡的前提下，合理设计职责分离，避免过度繁琐影响工作效率。4.动态调整原则：根据公司业务发展、组织结构变化以及法律法规要求，适时对职责分离制度进行调整和完善。二、职责分离的具体内容（一）授权审批与业务执行分离1.审批权限设定明确各级管理人员的审批权限，根据业务性质、金额大小等因素进行划分。例如，重大投资决策需经董事会审批，一定金额以下的采购业务由部门负责人审批等。审批人应在授权范围内进行审批，不得超越权限。2.业务执行职责业务执行部门负责具体业务操作，按照规定的流程和标准开展工作。执行人员应严格遵守业务规范，确保业务活动的合规性和准确性。3.监督机制内部审计部门定期对授权审批与业务执行情况进行检查，核实审批程序是否合规、业务执行是否符合要求。对于违规审批或执行不当的行为，及时提出整改建议并跟踪整改情况。（二）业务经办与会计记录分离1.业务经办职责业务部门负责各类经济业务的实际办理，如采购、销售、生产等活动。经办人员应及时准确记录业务发生的时间、地点、内容、金额等信息，并取得相关的原始凭证。2.会计记录职责财务部门负责对经济业务进行会计核算，依据合法有效的原始凭证编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表等。会计人员应严格按照会计准则和公司财务制度进行会计处理，确保会计信息的真实、完整。3.核对与监督定期对业务经办记录与会计记录进行核对，确保两者一致。如采购业务中，采购部门的采购台账与财务部门的应付账款记录应定期核对。财务部门内部建立审核机制，对会计凭证、账簿等进行审核，防止会计差错和舞弊。（三）财产保管与会计记录分离1.财产保管职责资产管理部门负责公司各类资产的实物保管，包括固定资产、存货、货币资金等。保管人员应建立资产台账，定期盘点资产，确保资产安全完整，记录资产的增减变动情况。2.会计记录职责同业务经办与会计记录分离中的会计记录职责。3.定期盘点与核对财务部门定期与资产管理部门进行资产核对，确保账实相符。例如，每月末对存货进行实地盘点，将盘点结果与财务账上的存货余额进行核对。对于盘盈、盘亏等情况，及时查明原因，进行相应的会计处理，并调整资产台账和财务记录。（四）业务执行与内部审计分离1.业务执行职责各业务部门按照公司既定的业务流程和规范开展日常运营活动。2.内部审计职责内部审计部门独立于业务部门，负责对公司内部控制制度的执行情况进行监督检查，评估内部控制的有效性。审计人员通过实施审计程序，发现问题并提出改进建议，促进公司完善内部控制，防范风险。3.沟通与协作业务部门应积极配合内部审计工作，及时提供相关资料和信息。内部审计部门在审计过程中发现的问题，应与业务部门充分沟通，共同探讨解决方案，推动问题整改落实。三、职责分离的实施流程（一）岗位设置与职责梳理1.人力资源部门会同各业务部门，根据公司业务特点和内部控制要求，进行岗位设置和职责分析。2.明确每个岗位的主要职责、工作流程以及与其他岗位的关系，绘制详细的岗位职责流程图。（二）人员配备与培训1.根据岗位要求，选拔合适的人员担任相应职务。2.对新入职员工进行职责分离制度培训，使其了解自身岗位的职责以及与其他岗位职责的区别和联系，掌握业务操作流程和内部控制要求。3.定期对在职员工进行培训和考核，确保员工熟悉职责分离制度并严格执行。（三）监督与检查1.各部门负责人负责对本部门职责分离制度的执行情况进行日常监督，及时发现和纠正违规行为。2.内部审计部门定期或不定期对公司职责分离制度的执行情况进行专项审计，检查各岗位是否严格履行职责，职责分离是否有效执行。3.根据监督检查结果，对发现的问题进行分析总结，提出改进措施，不断完善职责分离制度。（四）调整与优化1.随着公司业务发展、组织结构调整或法律法规变化，及时对职责分离制度进行调整。2.对职责分离制度的实施效果进行评估，根据评估结果优化制度内容，确保制度的科学性和有效性。四、信息系统中的职责分离（一）系统权限管理1.根据职责分离原则，合理分配信息系统用户权限。例如，业务操作人员只能访问和操作与其业务相关的模块和数据，不得拥有系统管理、数据修改等高级权限。2.定期对系统用户权限进行审查，确保权限设置符合职责分离要求，防止越权操作。（二）系统流程控制1.在信息系统中设置必要的审批流程和控制节点，确保业务操作按照规定的流程进行，实现职责分离。例如，采购订单的下达需经过采购部门、审批部门等多个环节的审批，每个环节由不同人员操作。2.利用系统日志记录业务操作过程，便于事后监督和审计，发现异常操作及时追溯和处理。（三）数据安全与保密1.对涉及公司敏感信息的数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。2.根据职责分离要求，限制不同人员对数据的访问级别，如财务数据只有财务人员在授权范围内才能查看和修改。五、职责分离制度的监督与评价（一）内部监督1.内部审计部门定期对职责分离制度的执行情况进行审计，检查各岗位是否严格履行职责，职责分离是否有效执行。2.各部门负责人负责对本部门职责分离制度的执行情况进行日常监督检查，发现问题及时纠正。（二）自我评价1.每年各部门应对本部门职责分离制度的执行情况进行自我评价，总结经验教训，提出改进建议。2.自我评价报告应提交给公司管理层和内部审计部门。（三）外部评价1.根据法律法规要求或公司实际需要，聘请外部审计机构对公司职责分离制度进行评价，获取专业的意见和建议。2.外部评价结果应作为公司完善职责分离制度的重要参考依据。（四）持续改进1.根据内部监督、自我评价和外部评价结果，对职责分离制度存在的问题进行分析研究，制定针对性的改进措施。2.不断完善职责分离制度，使其适应公司业务发展和内部控制要求，持续提高公司治理水平。六、违规处理（一）违规行为界定明确违反职责分离制度的各类行为，如未经授权审批、越权操作、业务经办与会计记录不符等。（二）责任追究1.对于违反职责分离制度的行为，根据情节轻重，追究相关人员的责任。2.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等。（三）整改措施1.要求违规人员立即停止违规行为，采取措施纠正错误，消除不