行政采购内控制度

PAGE行政采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政采购行为，加强内部控制，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法、合规、透明，保障公司资产安全，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、维修维护服务等各类行政物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程的规范性和透明度。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，实现性价比最优。4.公正性原则：采购决策过程应公正、公平，避免利益冲突，维护公司整体利益。5.保密性原则：涉及采购的商业秘密、敏感信息等应予以严格保密，防止信息泄露。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行指导和监督。其主要职责包括：1.审批年度采购预算和采购计划。2.审议重大采购项目的采购方式、采购价格、供应商选择等关键事项。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。4.对采购工作的整体绩效进行评估和监督。（二）采购执行部门公司指定行政部门为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。行政部门应设立专门的采购岗位，配备专业的采购人员。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和采购技能，熟悉采购业务流程和相关法律法规。采购执行部门的主要职责包括：1.根据公司需求和采购计划，制定具体的采购方案，包括采购方式选择、供应商筛选、采购文件编制等。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商参与、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责与供应商沟通协调，跟踪采购合同执行情况，及时解决采购过程中出现的问题。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理，定期更新供应商信息。5.配合财务部门进行采购款项的支付结算工作。6.整理和归档采购文件和资料，建立采购档案管理制度。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，配合采购执行部门进行技术谈判、样品确认等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，对采购成本进行核算和分析，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等，对发现的问题提出整改意见并跟踪落实。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据本部门的业务发展规划和实际工作需要，于每年年底前向行政部门提交下一年度的采购需求计划。采购需求计划应详细列出采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.行政部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合公司整体战略目标和财务状况，编制年度采购预算草案。年度采购预算草案应明确采购项目、采购金额、采购时间安排等内容。3.年度采购预算草案经采购决策委员会审议通过后，报公司管理层批准。批准后的年度采购预算作为公司年度采购工作的依据，不得随意调整。如遇特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。（二）采购计划制定1.行政部门根据批准的年度采购预算，结合实际采购需求和市场供应情况，制定季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购数量、采购时间、采购方式等信息。2.采购计划应具有前瞻性和合理性，充分考虑物资或服务的供应周期、价格波动等因素，确保采购工作能够按时、按质、按量完成。同时，采购计划应留有余地，以应对突发情况和临时性需求。3.采购计划制定后，应及时分发给各相关部门，以便各部门提前做好准备工作。需求部门如有新增或变更采购需求，应提前向行政部门提出申请，行政部门根据实际情况对采购计划进行调整。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交给行政部门采购岗位。采购人员收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，检查申请的合理性、完整性和准确性。如发现申请内容不符合要求，应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购审批1.采购人员根据采购申请的金额大小和性质，按照公司规定的审批流程进行审批。一般采购项目由行政部门负责人审批；重大采购项目需提交采购决策委员会审议通过后，报公司管理层批准。2.在审批过程中，审批人员应重点关注采购需求的合理性、采购方式的合规性、采购预算的执行情况等内容。如发现问题，应及时提出意见和建议，要求采购人员进行调整或补充说明。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购人员向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购人员与不少于三家的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购人员与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购人员向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购人员根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商库中的供应商进行筛选，选择符合条件的供应商参与采购项目。筛选供应商时，应重点考察供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评价：定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.供应商合作与监督：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，加强对供应商的监督管理，跟踪供应商的供货情况，及时解决出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其责任。（五）采购文件编制与发布1.根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。2.通过公司内部网站、专业采购平台、报刊杂志等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购项目。发布采购信息时，应确保信息的准确性和及时性，以便潜在供应商能够及时获取相关信息。（六）开标评标（谈判、询价）1.按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）过程应严格按照规定的程序进行，确保公平、公正、公开。2.在开标评标（谈判、询价）过程中，采购人员应认真记录相关情况，对供应商的投标文件（报价文件、谈判文件等）进行评审，根据评标标准确定中标（成交）供应商。评标标准应明确、具体，包括价格、质量、技术、服务等方面的因素。（七）采购合同签订1.中标（成交）供应商确定后，采购人员应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交给财务部门和审计部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性，采购价格的合理性，采购资金的支付方式等。经审核无误后，方可签订采购合同。（八）采购验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行检验。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。《采购验收单》应包括采购项目名称、供应商名称、采购数量、验收数量、质量情况、验收结论等内容。如发现验收不合格，应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货物。3.采购执行部门应将《采购验收单》及时归档，并作为采购款项支付的依据之一。（九）采购款项支付1.采购款项支付应严格按照采购合同约定的支付方式和时间进行。财务部门在收到采购执行部门提交的付款申请及相关凭证后，应进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收情况、发票的真实性和合法性等。2.经审核无误后，财务部门按照公司财务管理制度办理采购款项的支付手续。如遇特殊情况需要延期支付的，应经公司管理层批准，并与供应商协商一致。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括采购决策风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.采购决策风险应对：加强采购决策委员会建设，完善采购决策程序，提高采购决策的科学性和公正性。对重大采购项目进行充分的市场调研和可行性分析，避免盲目决策。2.供应商风险应对：建立严格的供应商筛选和评价机制，选择资质信誉良好、生产能力强、产品质量可靠的供应商。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的表现，及时淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照法律法规和公司规定签订采购合同。合同条款应明确、具体、完整，避免出现模糊不清或歧义的条款。在合同签订前，组织相关部门对合同进行审核，确保合同的合法性和合规性。加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。4.验收风险应对：建立健全采购验收制度，明确验收标准和验收流程。加强验收人员培训，提高验收人员的专业素质和责任心。验收过程中应严格按照标准进行检验，确保采购物资或服务的质量符合要求。如发现验收不合格，应及时采取措施，要求供应商整改或退换货物。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的支付方式和时间进行付款，加强对付款环节的审核和监督。在付款前，确保采购合同已履行完毕，验收合格，发票真实合法。如遇特殊情况需要延期支付的，应经公司管理层批准，并与供应商协商一致，避免因付款问题引发纠纷。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计内容、审计方法和审计时间安排。2.在审计过程中，审计人员应通过查阅文件资料、实地考察、访谈供应商和相关人员等方式，获取审计证据，对采购活动进行全面、深入的审查。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.行政部门应建立采购内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督。采购人员应定期向行政部门负责人汇报采购工作进展情况，接受内部监督检查。行政部门负责人应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购过程中出现的问题。（二）外部监督1.积极接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合相关部门开展的采购专项检查、审计等工作。对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真整改落实，不断完善采购管理制度和流程。2.加强与供应商的沟通与合作，接受供应商的监督。在采购过程中，应及时