餐饮采购部内控制度

PAGE餐饮采购部内控制度一、总则（一）目的为加强公司餐饮采购部的内部控制，规范采购流程，确保采购活动的合法性、合规性和效益性，保障公司餐饮业务的正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司餐饮采购部的所有采购活动，包括食材、调料、厨具、餐具等物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司规定的采购流程和审批制度进行操作，确保采购过程规范有序。3.效益性原则：在保证采购物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购活动应公平、公正、公开，杜绝不正当交易和利益输送。5.保密性原则：涉及采购的商业机密和敏感信息应严格保密，防止泄露。二、采购流程（一）需求申请1.各餐饮部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购需求申请表》后，进行汇总整理，并结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划经采购部负责人审核签字后，报公司分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、食品经营许可证、产品质量认证等相关证件的审核。3.建立供应商评估体系，对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估。4.根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订《采购合同》。5.定期对供应商进行考核评价，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合同等措施。（四）采购实施1.采购部根据采购计划和《采购合同》，向供应商发出采购订单。2.采购订单应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。3.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。（五）验收入库1.物资到货前，采购部应通知相关部门做好验收准备工作。2.验收人员根据采购订单和相关标准，对物资的名称、规格、数量、质量等进行逐一验收。3.验收合格的物资，办理入库手续，并填写《入库单》。4.验收不合格的物资，采购部应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。（六）付款结算1.采购部根据《采购合同》和《入库单》，填写《付款申请单》，报公司财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。3.采购部应及时与供应商核对账目，确保付款金额准确无误。三、采购审批制度（一）审批流程1.采购金额在[X]元以下的，由采购部负责人审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的，由公司分管领导审批。3.采购金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。（二）审批要求1.审批人员应认真审核采购申请的必要性、合理性和合规性，确保采购活动符合公司利益和相关规定。2.对于重大采购项目，审批人员应组织相关部门进行论证和评审，确保采购决策科学合理。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、原材料短缺等风险。2.质量风险：采购物资不符合质量标准，影响餐饮服务质量。3.合同风险：合同条款不明确、合同执行不到位等风险。4.人员风险：采购人员贪污受贿、泄露商业机密等风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商。加强与供应商的沟通协调，共同应对原材料短缺等问题。2.质量风险应对措施严格供应商资质审查和产品质量检验，确保采购物资符合质量标准。建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资，及时追溯源头并采取相应措施。3.合同风险应对措施签订详细、明确的采购合同，明确双方权利义务和违约责任。加强合同执行过程的监督和管理，确保合同条款得到有效执行。4.人员风险应对措施加强采购人员的职业道德教育和培训，提高其廉洁自律意识。建立健全内部监督机制，对采购人员的行为进行定期检查和监督。对违反规定的采购人员，依法依规严肃处理。五、采购档案管理（一）档案内容1.采购需求申请表、采购计划、采购订单、采购合同等采购文件。2.供应商资质审查文件、评估报告、考核评价记录等供应商管理文件。3.验收入库单、付款申请单、发票等采购业务凭证。4.其他与采购活动相关的文件和资料。（二）档案保管1.采购档案由采购部指定专人负责保管，确保档案的完整性和安全性。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，便于查阅和管理。3.采购档案的保管期限为[X]年，期满后按照公司档案管理规定进行销毁。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对餐饮采购部的采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购制度的遵守情况等。2.采购部应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如市场监管部门、税务部门等。2.积极配合社会公众