医院药品采购内控制度

PAGE医院药品采购内控制度一、总则（一）目的为加强医院药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有药品采购活动，包括药品的招标采购、议价采购以及零星采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准规定，确保药品采购依法依规进行。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、疗效确切、安全性高的药品，保障患者用药安全。3.成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。5.职责分离原则：明确采购、验收、付款等各环节的职责，避免权力集中和舞弊行为。二、组织与职责（一）药品采购管理委员会1.组成：由医院领导、药剂科、临床科室代表、财务科、审计科等相关人员组成。2.职责：审议药品采购政策、制度和流程。审定药品采购计划和预算。对重大采购项目进行决策，如招标采购项目的确定、供应商的选定等。监督药品采购过程，协调解决采购过程中的重大问题。（二）药剂科1.职责：负责制定药品采购计划，根据临床需求和库存情况，合理确定采购品种、数量和规格。收集药品供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行资质审核和评估。组织实施药品采购活动，包括招标、议价、签订采购合同等。负责药品验收工作，确保入库药品的质量符合要求。定期对药品采购情况进行统计分析，为采购决策提供依据。（三）临床科室1.职责：根据本科室临床用药需求，及时向药剂科提出药品采购申请。参与药品采购计划的制定，提供专业意见和建议。协助药剂科做好药品验收工作，对药品质量进行监督。（四）财务科1.职责：负责审核药品采购预算，确保采购资金的合理安排。办理药品采购付款手续，对采购资金进行核算和管理。定期对药品采购成本进行分析，为成本控制提供财务数据支持。（五）审计科1.职责：对药品采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正。审查采购合同的合法性、完整性和有效性。对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购计划制定1.每月末，临床科室根据本科室下月度药品使用预计情况，填写药品采购申请表，详细注明药品名称、规格、数量、用途等信息，并提交至药剂科。2.药剂科汇总各临床科室的采购申请，结合医院药品库存情况、药品动态消耗数据以及药品储备定额等因素，进行综合分析，制定月度药品采购计划。采购计划应明确采购药品的品种、规格、数量、采购时间等内容。3.采购计划经药剂科负责人审核后，提交药品采购管理委员会审议。药品采购管理委员会根据医院实际情况和发展需求，对采购计划进行审定，确定最终的采购计划。（二）供应商选择与管理1.药剂科通过多种渠道收集药品供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，建立供应商备选库。2.对进入供应商备选库的供应商进行资质审核，审核内容包括营业执照、药品生产许可证、药品经营许可证、药品注册批件、质量保证体系文件、产品检验报告等相关资质证明文件。确保供应商具备合法经营资格，能够提供符合质量要求的药品。3.定期对供应商进行评估，评估内容包括药品质量、供应能力、价格水平、售后服务、信誉状况等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰出备选库。4.在选择药品供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，采用招标、议价等方式确定供应商。对于金额较大、影响面广的药品采购项目，应通过公开招标的方式选择供应商；对于一些常规药品或市场竞争较为充分的药品，可以采用议价的方式确定供应商。（三）采购实施1.根据审定的采购计划和确定的供应商，药剂科与供应商签订采购合同。采购合同应明确药品的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保双方的权利和义务明确。2.在采购合同执行过程中，药剂科应及时跟踪供应商的供货情况，确保供应商按时、按质、按量供应药品。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。3.对于紧急采购的药品，由临床科室填写紧急采购申请表，说明采购原因、药品名称、规格、数量等信息，经科室负责人签字后，报药剂科审核。药剂科审核通过后，报医院分管领导审批。审批通过后，药剂科应尽快组织采购，确保临床用药需求。（四）验收与入库1.药品到货后，药剂科验收人员应依据采购合同和药品质量标准，对药品的名称、规格、数量、剂型、包装、标签、说明书、批准文号、生产日期、有效期等进行逐一核对。同时，对药品的外观、性状、质量等进行检查，确保药品质量符合要求。对于特殊管理的药品，如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等，应按照相关法律法规的规定进行验收。2.验收合格的药品，验收人员应在验收记录上签字，并及时办理入库手续。入库药品应按照药品的类别、剂型、规格等进行分类存放，确保药品存放有序，便于管理和查找。3.验收不合格的药品，验收人员应填写不合格药品报告，注明不合格原因，并及时通知供应商。供应商应在规定时间内将不合格药品取回，并负责更换合格药品。如因特殊原因无法及时更换，应与医院协商解决办法。（五）付款管理1.财务科根据采购合同和验收合格的药品入库单，审核采购发票的真实性、合法性和完整性。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于货到付款的采购项目，财务科在收到供应商发票和验收合格的入库单后，经审核无误后，及时支付货款。对于赊购的采购项目，财务科应按照合同约定的付款期限，按时支付货款，确保医院的信誉。3.在付款过程中，财务科应严格控制资金支出，确保资金使用的合理性和安全性。对于不符合付款条件的采购项目，财务科应拒绝付款，并及时与相关部门沟通协调，查明原因，妥善处理。四、风险管理（一）风险识别1.药品质量风险：供应商提供的药品质量不符合标准要求，可能导致患者用药安全事故。2.供应风险：供应商因各种原因无法按时、按质supplying药品，可能影响临床用药需求。3.价格风险：药品价格波动较大，可能导致采购成本增加，影响医院经济效益。4.采购流程风险：采购过程中存在违规操作、舞弊行为等，可能导致采购成本增加、药品质量下降等问题。5.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致双方在履行合同过程中产生纠纷，给医院带来经济损失。（二）风险评估1.建立风险评估机制，定期对药品采购过程中的风险进行评估。评估内容包括风险发生的可能性、影响程度等方面。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级管理。对于高风险事项，应采取重点监控和严格控制措施；对于中风险事项，应采取适当的控制措施进行管理；对于低风险事项，应进行日常监测和关注。（三）风险应对1.针对药品质量风险，加强对供应商的资质审核和评估，严格执行药品验收制度，确保入库药品质量合格。同时，建立药品质量追溯机制，一旦发现药品质量问题，能够及时追溯到供应商和相关环节，采取有效的措施进行处理。2.针对供应风险，与主要供应商建立长期稳定的合作关系，签订供应保障协议，确保药品供应的稳定性。同时，建立药品储备制度，合理确定药品储备量，以应对突发情况。3.针对价格风险，加强市场价格监测，定期收集药品价格信息，分析价格走势。在采购过程中，通过招标、议价等方式，争取合理的采购价格。同时，建立价格调整机制，根据市场价格变化及时调整采购价格。4.针对采购流程风险，加强对采购人员的培训和教育，提高其业务水平和法律意识。建立健全采购内部控制制度，规范采购流程和操作规范，加强对采购过程的监督和检查，防止违规操作和舞弊行为的发生。5.针对合同风险，加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、合理、合法。在签订合同前，应组织相关部门和人员对合同条款进行会审，提出修改意见和建议。在合同履行过程中，应严格按照合同约定执行，及时处理合同纠纷。五、监督与考核（一）内部监督1.审计科定期对药品采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购合同是否履行等情况。审计过程中，应查阅相关文件资料，与采购人员、供应商、验收人员等进行谈话，实地查看采购现场等，确保审计工作的全面性和准确性。2.财务科对药品采购资金的使用情况进行监督，检查采购资金是否按照规定用途使用，是否存在资金浪费、挪用等问题。定期对采购成本进行分析，评估采购资金的使用效益，为成本控制提供依据。3.药剂科内部应建立健全自我监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督。采购人员应定期轮岗，防止权力集中和舞弊行为的发生。同时，药剂科应定期对药品采购情况进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受卫生行政部门、药品监管部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，通过医院网站、公告栏等渠道，公开药品采购政策、采购流程、采购结果等信息，接受患者和社会各界的监督。对于患者和社会公众的投诉和举报，应及时调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。（三）考核评价1.建立药品采购工作考核评价制度，对药剂科、采购人员等相关部门和人员的药品采购工作进行考核评价。考核评价内容包括采