非政府采购项目内控制度

PAGE非政府采购项目内控制度一、总则（一）目的为加强公司非政府采购项目的管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效益，确保公司各项业务活动的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有非政府采购项目，包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：非政府采购项目的实施必须符合国家法律法规及相关政策的要求。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，规范采购流程，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门根据业务发展计划和实际工作需要，提出非政府采购项目的采购需求：详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等内容，并提交相关的业务论证材料。2.财务部门会同采购部门对需求部门提交的采购需求进行审核：审核内容包括采购需求的合理性、必要性、资金来源的可靠性等。根据审核结果，结合公司年度预算安排，编制非政府采购项目的采购预算。3.采购预算经公司管理层审批后下达至采购部门：采购部门应严格按照批准的预算执行采购任务，不得擅自突破预算。（二）预算执行与调整1.采购部门应根据采购预算制定详细的采购计划：明确采购项目的实施进度、采购方式、采购时间节点等内容，并按照采购计划组织实施采购活动。2.在采购过程中，如因市场变化、政策调整等原因导致采购预算需要调整的：需求部门应及时提出预算调整申请，说明调整的原因、调整的金额及调整后的预算安排。采购部门会同财务部门对调整申请进行审核，并报公司管理层审批。经批准后的预算调整申请作为采购预算执行的依据。三、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写《非政府采购项目采购申请表》：申请表应详细注明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购方式、预计采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表经需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门：采购部门对采购申请表进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性等。如审核通过，采购部门将采购申请表提交至相关领导审批。（二）采购方式选择1.采购部门根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素：综合考虑选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目：应当采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得公司管理层的批准，并按照相关规定履行审批手续。3.对于未达到公开招标数额标准的采购项目：采购部门可以根据项目实际情况选择邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式进行采购。在选择采购方式时，应遵循相关法律法规及行业标准的要求，确保采购活动的合法性、合规性。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息：包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。建立供应商信息库，并对供应商信息进行动态管理。2.对于拟参与采购项目的供应商：采购部门应按照规定的程序进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等方面的情况。只有通过资格审查的供应商才能参与采购项目的投标或报价。3.采购部门组织成立评标委员会或谈判小组：评标委员会或谈判小组由公司内部相关部门的人员以及技术、经济等方面的专家组成。评标委员会或谈判小组负责对供应商的投标文件或报价文件进行评审，并按照规定的评标标准或谈判原则确定中标供应商或成交供应商。4.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同：采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等方面的内容。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。5.采购部门建立供应商评价机制：定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面的情况进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。对于评价不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。（四）采购合同签订与履行1.采购合同签订前：采购部门应将合同文本提交至公司法律部门进行审核。法律部门对合同的合法性、合规性、完整性等方面进行审查，并提出修改意见。采购部门根据法律部门的审核意见对合同文本进行修改完善后，提交至公司管理层审批。2.经公司管理层审批后的采购合同：由采购部门与供应商签订。签订后的采购合同应加盖双方公章，并按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务。3.在采购合同履行过程中：采购部门应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。如因供应商原因导致合同不能按时履行或出现质量问题等，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。4.采购合同履行完毕后：采购部门应及时组织验收，并办理相关的结算手续。验收合格后，采购部门应将采购项目的相关资料整理归档，妥善保管。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同公司内部相关部门：对非政府采购项目采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购预算编制、采购方式选择、供应商选择与管理、采购合同签订与履行等各个环节。2.根据风险识别的结果：对风险发生的可能性和影响程度进行评估。评估结果作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.针对采购预算编制环节可能存在的风险：如预算编制不准确、预算调整不及时等，加强预算编制的审核和管理，提高预算编制的准确性和科学性。同时，建立健全预算调整机制，规范预算调整的程序和审批流程。2.针对采购方式选择环节可能存在的风险：如采购方式选择不当、采购程序不规范等，严格按照相关法律法规及行业标准的要求选择采购方式，并规范采购程序。加强对采购活动的监督和管理，确保采购方式选择的合法性、合规性。3.针对供应商选择与管理环节可能存在的风险：如供应商资质审查不严、供应商评价不及时等，加强对供应商的资格审查和评价管理。建立健全供应商信息库，定期对供应商进行评价和更新。加强对供应商的监督和管理，确保供应商提供的产品和服务符合合同要求。4.针对采购合同签订与履行环节可能存在的风险：如合同条款不完善、合同履行不严格等，加强采购合同的审核和管理。在合同签订前，应将合同文本提交至公司法律部门进行审核，确保合同条款的合法性、合规性、完整性。加强对合同履行情况的跟踪和监督管理，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对非政府采购项目的采购活动进行审计监督：审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、供应商选择与管理、采购合同签订与履行等方面的情况。审计部门应出具审计报告，并提出审计意见和建议。2.采购部门应建立健全内部监督机制：加强对采购各环节的自我监督和管理。定期对采购工作进行总结和分析，查找存在的问题和不足，并及时采取措施加以改进。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查：积极配合政府相关部门对非政府采购项目采购活动的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于政府相关部门提出的整改意见和建议，应认真落实并及时反馈整改情况。2.接受