政府机关采购内控制度

PAGE政府机关采购内控制度一、总则（一）目的为了加强政府机关采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府机关使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在满足机关工作需要的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.风险防控原则：建立健全风险防控机制，对采购活动各环节可能存在的风险进行识别、评估和控制。（四）职责分工1.采购管理部门：负责采购活动的组织实施，制定采购计划，审核采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动，签订采购合同，并对采购项目进行验收。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和会计核算，对采购资金使用情况进行监督检查。3.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行采购项目验收。4.监督部门：对采购活动进行全过程监督，受理供应商投诉，查处采购活动中的违法违规行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，经部门负责人审核后报采购管理部门。2.采购管理部门会同财务部门对各部门采购需求进行汇总、审核和分析，结合财政部门下达的预算控制数，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经机关领导班子审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报财政部门审批。3.财务部门应加强对采购资金预算执行情况的监控，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、工作任务变化等原因，导致原采购项目取消或变更的；因不可抗力因素，需要调整采购预算金额的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应经采购管理部门、财务部门审核后，报机关领导班子审批。经财政部门批准后，方可调整采购预算。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据批准的采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间等内容。2.采购管理部门应将年度采购计划报机关领导班子备案，并抄送财务部门和监督部门。（二）计划执行1.采购管理部门应按照年度采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序报机关领导班子审批。（三）计划变更1.因特殊原因需要变更采购计划的，采购管理部门应提前向机关领导班子报告，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.经机关领导班子批准后，采购管理部门应及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标采购项目应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采购管理部门应按照规定组建评标委员会，负责对投标文件进行评审，并推荐中标候选人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购项目应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.采购管理部门应按照规定组建评标委员会，负责对投标文件进行评审，并推荐中标候选人。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购项目应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。谈判小组应按照规定确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：需要采用不可替代的专利或者专有技术的；只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购项目应成立采购小组，与供应商就采购事宜进行协商。采购小组应按照规定确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购项目应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应按照规定确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式变更应按照规定程序报机关领导班子审批，并报财政部门备案。2.采购方式变更应说明变更的原因、拟采用的采购方式及对采购项目的影响等内容。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书（适用于邀请招标）、采购需求、采购预算、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、交货时间、付款方式等实质性内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核1.采购管理部门编制的采购文件应报财务部门、需求部门和监督部门审核。审核部门应重点对采购文件的合法性、合规性、合理性和公正性进行审核，并提出审核意见。2.采购管理部门应根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件符合相关法律法规和政策规定的要求。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，采购管理部门应按照规定向供应商发放采购文件。采购文件发放应记录发放时间、发放对象、发放份数等信息。2.采购管理部门应要求供应商在领取采购文件时签字确认，并对采购文件的保密性和完整性作出承诺。（四）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，如供应商对采购文件有疑问或异议的，可以在规定时间内以书面形式向采购管理部门提出澄清或修改申请。2.采购管理部门应及时对供应商提出的问题进行回复，并根据需要对采购文件进行澄清或修改。采购文件的澄清或修改应在规定时间内以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。3.采购文件的澄清或修改作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。六、采购活动实施（一）开标、评标、谈判等活动组织1.采购管理部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判等采购活动。开标、评标、谈判等活动应在监督部门的监督下进行。2.开标时，采购管理部门应按照规定当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.评标时，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，并出具评标报告。评标报告应推荐中标候选人，并说明推荐理由。4.谈判时，谈判小组应与供应商就采购事宜进行谈判，并按照规定确定成交供应商。谈判过程应记录谈判时间、谈判地点、谈判小组成员、供应商代表、谈判内容等信息。（二）采购合同签订1.采购管理部门应根据评标报告或谈判结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将采购合同文本报财务部门、需求部门和监督部门审核。审核部门应重点对采购合同的合法性、合规性、合理性和公正性进行审核，并提出审核意见。3.采购管理部门应根据审核意见对采购合同进行修改完善，确保采购合同符合相关法律法规和政策规定的要求。采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门和监督部门备案。（三）采购活动记录1.采购管理部门应建立采购活动记录制度，对采购活动的全过程进行记录。采购活动记录应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、采购文件编制与发放、开标评标谈判过程、采购合同签订等信息。2.采购活动记录应真实、完整、准确，并妥善保存。采购活动记录保存期限应符合国家有关规定。七、采购项目验收（一）验收准备1.采购项目完成后，采购管理部门应及时组织需求部门、财务部门等相关人员成立验收小组，制定验收方案。验收方案应明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收。验收小组应提前通知供应商做好验收准备工作。（二）验收实施1.验收小组应按照验收方案对采购项目进行实地验收。验收过程中，验收小组应认真检查采购项目的质量、规格、性能等是否符合采购合同和采购文件的要求，并做好验收记录。2.验收小组应要求供应商提供采购项目的相关资料，如产品合格证、质量检验报告、售后服务承诺等。验收小组应对供应商提供的资料进行审核。3.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购管理部门应按照采购合同的约定支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。供应商整改或重新提供货物、工程和服务后，验收小组应重新进行验收。3.如供应商拒绝整改或重新提供货物、工程和服务，或整改后仍不符合要求的，采购管理部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，如扣除履约保证金、向财政部门申请扣除相应的采购资金等。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应加强对采购活动的全过程监督检查，重点检查采购活动是否符合法律法规和政策规定的要求，采购程序是否规范，采购文件是否合法合规，采购合同是否履行等情况。2.监督部门应定期对采购项目进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见，并督促采购管理部门和相关部门进行整改。3.采购管理部门应建立健全内部监督检查制度，加强对采购活动各环节的自我监督检查，发现问题及时整改。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有疑问或异议的，可以在规定时间内以书面形式向采购管理部门提出投诉。采购管理部门应及时受理供应商的投诉，并进行调查处理