事业单位存货内控制度

PAGE事业单位存货内控制度一、总则（一）制定目的为了加强事业单位存货内部控制，规范存货管理行为，保障存货安全完整，提高存货使用效益，根据国家有关法律法规和事业单位财务规则，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位及所属各部门、各分支机构的存货管理活动。存货是指事业单位在开展业务活动及其他活动中为耗用而储存的资产，包括材料、燃料、包装物、低值易耗品及达不到固定资产标准的用具、装具、动植物等。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理应当符合国家法律法规和相关政策要求，确保存货管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖存货采购、验收、保管、领用、盘点、处置等各个环节，实现全过程控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位在存货管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。4.适应性原则：根据本单位业务特点、管理要求和实际情况，制定适合本单位的存货内控制度，并随着外部环境变化和单位内部管理需求的调整不断优化完善。5.成本效益原则：在保证存货管理效果的前提下，合理控制存货管理成本，提高存货管理效率和效益。二、存货管理岗位与职责（一）岗位设置1.采购部门：负责存货的采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。2.验收部门：对采购的存货进行验收，检查其数量、质量、规格等是否符合要求。3.保管部门：负责存货的入库、存储、保管及出库等工作，确保存货安全完整。4.使用部门：根据实际需要领用存货，并对领用存货的使用情况负责。5.财务部门：负责存货的核算、账务处理及监督检查等工作，定期对存货进行盘点和清查。（二）职责分工1.采购部门职责根据单位业务需求和库存情况，编制存货采购计划，经审批后组织实施采购。对供应商进行调查、评估和选择，建立供应商档案，确保采购渠道合法、合规、可靠。签订采购合同，明确采购品种、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，并跟踪合同执行情况。负责采购过程中的沟通协调工作，及时解决采购过程中出现的问题。2.验收部门职责制定存货验收标准和流程，对采购的存货进行严格验收。检查存货的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致，对验收合格的存货出具验收报告。对验收过程中发现的问题及时与采购部门沟通，要求供应商采取措施解决，如不符合要求的存货应拒绝接收。3.保管部门职责按照规定的存储条件和要求，对存货进行分类存放，建立存货台账，记录存货的出入库情况。定期对存货进行盘点，确保账实相符，发现存货盘盈、盘亏、毁损等情况及时报告并查明原因。做好存货的安全防护工作，防止存货被盗、变质、损坏等情况发生。根据使用部门的领用申请，及时办理存货出库手续，并做好记录。4.使用部门职责根据实际工作需要，合理编制存货领用计划，经审批后到保管部门领用存货。对领用的存货进行妥善保管和使用，确保存货用于规定的业务活动，不得擅自挪用、转借或处置。定期对本部门使用的存货进行清查盘点，协助保管部门做好存货管理工作。5.财务部门职责按照国家统一的会计制度，对存货进行准确的核算和账务处理，及时反映存货的增减变动情况。定期与采购部门、保管部门核对存货账目，确保账账相符。参与存货采购计划的审核，对采购预算进行控制和监督。对存货盘点结果进行审核，根据盘点结果进行相应的账务调整，并对存货管理情况进行分析和评价。三、存货采购与付款控制（一）采购计划1.各使用部门应根据业务需求和库存情况，提前向采购部门提交存货采购申请。采购申请应详细说明采购存货的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购部门收到采购申请后，结合单位预算安排、库存状况及市场供应情况等因素，对采购申请进行审核和汇总。在此基础上，编制年度采购计划和月度采购计划，明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报单位领导审批。3.采购计划一经批准，应严格按照计划组织实施采购。如因特殊情况需要调整采购计划，必须重新履行审批程序。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行全面调查和评估。2.根据评估结果，选择合格的供应商建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、合作历史、评估情况等内容。3.定期对供应商进行跟踪评价，根据评价结果调整供应商名单。对于不符合要求的供应商，应及时终止合作关系。（三）采购合同签订1.采购部门在选定供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购品种、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，必须由单位法律顾问或相关专业人员对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款清晰、责任明确。审核通过后的合同报单位领导审批后签订。3.采购部门应建立采购合同台账，对合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录，跟踪合同执行进度，及时处理合同履行过程中出现的问题。（四）采购验收1.存货到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照既定的验收标准和流程，对存货的数量、规格、型号、质量等进行严格验收。2.验收过程中，验收人员应认真核对采购合同、发票、送货单等相关凭证，确保验收的存货与合同约定一致。对于验收合格的存货，验收人员应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。3.如发现存货存在数量短缺、质量不合格、规格不符等问题，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。对于不符合要求的存货，应拒绝接收，并要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（五）付款控制1.财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，对采购业务进行付款审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告、发票等相关凭证的真实性、合法性和完整性。2.经审核无误后，财务部门按照规定的审批程序办理付款手续。付款时应严格遵守单位财务管理制度和资金支付流程，确保资金支付安全。3.对于预付款项业务，财务部门应加强跟踪管理，督促采购部门及时取得采购发票并办理结算手续。如因特殊原因无法按时取得发票，应要求采购部门说明原因并提供相应的证明材料。四、存货仓储与保管控制（一）存货入库1.保管部门在收到验收合格的存货后，应及时办理入库手续。入库时应核对存货的数量、规格、型号、质量等与验收报告一致，并在存货台账上详细记录存货的入库日期、名称、规格、数量、来源等信息。2.对于贵重物品、危险物品等特殊存货，应设置专门的存储区域或仓库进行保管，并采取相应的安全防护措施。3.存货入库后，应按照规定的分类方法进行存放，标识清晰，便于查找和盘点。同时，应建立存货卡片，记录存货的基本信息、出入库情况等。（二）存货保管1.保管部门应定期对存货进行检查和盘点，确保存货的安全完整。检查内容包括存货的存储条件是否符合要求、存货是否有损坏变质迹象、存货的数量是否账实相符等。2.根据存货的特性和保管要求，采取相应的保管措施。如对于易受潮的存货，应采取防潮措施；对于易燃易爆物品，应按照相关规定进行存储和管理。3.建立存货保管责任制度，明确保管人员的职责。保管人员应严格遵守存货保管规定，不得擅自离岗、串岗，不得擅自挪用、转借存货。4.加强对仓库的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保仓库安全。同时，制定仓库安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（三）存货出库1.使用部门根据实际工作需要，填写存货领用申请表，注明领用存货的名称、规格、数量、用途等信息，并经本部门负责人审批后提交保管部门。2.保管部门收到领用申请表后，应认真审核领用申请的合理性和真实性。审核通过后，按照规定的出库流程办理存货出库手续，并在存货台账上记录存货的出库日期、领用部门、名称、规格、数量等信息。3.存货出库时，应遵循先进先出、推陈出新的原则，确保存货的质量和价值。对于贵重物品、限量物品等特殊存货的出库，应严格履行审批手续，做到手续齐全、责任明确。五、存货盘点与清查（一）盘点计划1.财务部门应会同保管部门制定年度存货盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点时间、盘点人员等内容。盘点计划应报单位领导审批后实施。2.盘点范围应涵盖本单位所有存货，包括库存材料、低值易耗品、在途物资等。盘点方法可根据存货的特点和管理要求选择实地盘点法、抽样盘点法等。3.盘点时间应根据本单位业务特点和存货流转情况合理安排，原则上每年至少进行一次全面盘点。对于贵重物品、流动性较大的存货等，可根据实际情况增加盘点次数。（二）盘点实施1.盘点前，保管部门应组织人员对存货进行清理和整理，确保存货账账相符、账卡相符。同时，准备好必要的盘点工具和记录表格。2.盘点人员应按照盘点计划和规定的盘点方法进行实地盘点，认真记录存货的实际数量、规格、型号、质量等情况。盘点过程中，如发现账实不符或其他异常情况，应及时查明原因并记录。3.盘点结束后，盘点人员应编制存货盘点表，详细记录盘点结果，并由盘点人员和保管人员签字确认。盘点表应包括存货名称及规格、计量单位、账面数量、盘点数量、盘盈盘亏数量及原因等内容。（三）盘点结果处理1.财务部门应根据盘点表对盘点结果进行汇总和分析，编制存货盘点报告。盘点报告应包括盘点基本情况、盘点结果、盘盈盘亏原因分析、处理建议等内容。2.对于盘盈盘亏的存货，应按照规定的审批程序进行处理。盘盈的存货，经批准后冲减当期支出；盘亏的存货，属于正常损耗的，经批准后计入当期支出；属于责任人过失造成的，应由责任人赔偿；属于自然灾害等不可抗力因素造成的，经批准后计入当期损失。3.根据盘点结果，财务部门应及时调整存货账目，确保账实相符。同时，对存货管理中存在的问题进行总结和分析，提出改进措施和建议，完善存货内控制度。六、存货处置控制（一）处置申请1.对于已无使用价值、不需用或过期变质的存货，使用部门或保管部门应及时提出处置申请。处置申请应说明存货的名称、规格、数量、账面价值、处置原因等信息，并提交相关证明材料。2.处置申请经本部门负责人审核后，报单位领导审批。审批通过后的处置申请提交给财务部门和资产管理部门。（二）处置方式选择1.根据存货的实际情况和市场行情，选择合适的处置方式。处置方式包括出售、报废、捐赠等。2.对于拟出售的存货，应按照规定的程序进行评估和定价。评估可委托具有资质的评估机构进行，定价应参考评估结果和市场价格，确保处置价格合理、公正。3.对于报废的存货，应按照国家有关规定进行处理。报废存货应填写报废清单，经相关部门审核后进行销毁，并做好记录。4.对于捐赠的存货，应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规。捐赠存货应填写捐赠清单，注明捐赠对象、捐赠时间、捐赠存货的名称、规格、数量等信息，并取得对方的接收证明。（三）处置审批1.财务部门和资产管理部门收到处置申请后，应根据各自职责对处置事项进行审核。审核内容包括处置申请的真实性、处置方式的合理性、处置价格的公正性等。2.经审核无误后，报单位领导审批。单位领导应根据处置事项的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。重大处置事项应提交单位领导班子集体研究决定。3.处置申请经批准后，方可组织实施处置工作。（四）处置实施1.按照批准的处置方式和处置程序，组织开展存货处置工作。对于出售的存货，应签订出售合同，明确出售价格、付款方式、交货时间等条款，并及时办理款项结算手续。2.对于报废的存货，应按照规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式及参与人员等信息。3.对于捐赠的存货，应及时办理交接手续，确保捐赠存货顺利交付给受赠方。（五）处置账务处理1.财务部门应根据存货处置审批文件和相关凭证，及时进行账务处理。对于出售存货取得的收入，应按照规定计入当期收入；对于报废存货发生的损失，应按照规定计入当期支出。2.对捐赠存货，应按照账面价值冲减相关存货科目，并在备查簿中登记捐赠情况。同时，根据相关规定，对符合条件的捐赠支出进行税务处理。七、监督检查与奖惩（一）监督检查机制1.单位应建立健全存货内部控制监督检查机制，定期对存货管理情况进行检查和评价。监督检查可由内部审计部门牵头，会同财务部门、采购部门、保管部门等相关部门共同实施。2.监督检查内容包括存货内控制度的执行情况、采购与付款业务的合规性、仓储与保管情况、盘点与清查结果、处置情况等方面。3.通过查阅文件资料、实地查看、询问相关人员等方式，对存货管理各环节进行全面检查。对于发现的问题，应及时记录并提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反存货内控制度的行为，应视情节轻重给予相应的处理。对情节较轻的违规行为，可责令相关责任人限期整改，并给予批评教育；对情节严重造成经济损失或其他不良后果的违规行为，应追究相关责任人