往来账款内控制度

PAGE往来账款内控制度一、总则（一）目的为加强公司往来账款的管理，规范往来账款的核算和监督，防范财务风险，确保公司资产安全完整，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门与外部单位或个人之间发生的各类往来账款业务，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。（三）基本原则1.合法性原则：往来账款的核算和管理必须符合国家法律法规及财务制度的规定。2.准确性原则：往来账款的记录应真实、准确、完整，确保账账相符、账实相符。3.及时性原则：及时清理往来账款，避免长期挂账，提高资金周转效率。4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在往来账款管理中的职责，确保责任落实到人。二、职责分工（一）财务部门1.负责往来账款的核算、记录和监督，定期编制往来账款报表，及时反映往来账款的增减变动情况。2.会同相关部门对往来账款进行定期清理和核对，分析账龄结构，提出清理建议，并跟踪落实清理结果。3.对往来账款的坏账进行认定和处理，按照规定计提坏账准备。4.负责审核往来账款的支付申请，确保支付依据充分、手续齐全。（二）业务部门1.负责与客户或供应商签订业务合同，明确双方的权利和义务，包括账款结算方式、结算期限等条款。2.按照合同约定及时办理业务，跟踪业务进展情况，确保款项按时收回或支付。3.负责对往来账款进行催收或催付，及时与客户或供应商沟通协调，解决账款纠纷。4.配合财务部门做好往来账款的清理和核对工作，提供相关业务资料和信息。（三）采购部门1.负责采购业务的洽谈、合同签订和执行，确保采购物资的质量、价格和交货期符合要求。2.按照合同约定及时办理采购款项的支付手续，审核供应商发票等相关凭证，确保支付金额准确无误。3.定期与供应商核对往来账款，及时发现和解决账款差异问题。（四）销售部门1.负责销售业务的拓展、客户开发和合同签订，确保销售业务的真实性和合法性。2.按照合同约定及时催收销售款项，跟踪客户付款情况，对逾期未付款的客户进行分析和催收。3.配合财务部门做好应收账款的对账和清理工作，提供客户信用状况等相关信息。（五）审计部门1.负责对往来账款内控制度的执行情况进行审计监督，检查往来账款的核算、管理是否符合规定。2.对往来账款的真实性、准确性进行审计核实，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对往来账款的坏账处理情况进行审计监督，确保坏账处理符合规定程序和要求。三、往来账款的核算与管理（一）应收账款1.应收账款的确认：销售商品、提供劳务等应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，在同时满足下列条件时，确认为应收账款：企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入企业；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。2.应收账款的计价：应收账款应按照扣除商业折扣后的金额入账。商业折扣是指企业为促进商品销售而在商品标价上给予的价格扣除。现金折扣应在实际发生时计入当期财务费用，不影响应收账款的入账价值。3.应收账款的核算：财务部门应设置“应收账款”总账科目，并按客户名称设置明细科目，进行明细核算。销售业务发生时，根据销售发票等相关凭证，借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目；收回款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。4.应收账款的账龄分析：财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，编制账龄分析表，了解应收账款的账龄结构和逾期情况，为账款催收提供依据。5.应收账款的催收：销售部门应建立应收账款催收制度，指定专人负责应收账款的催收工作。对逾期未付款的客户，应及时与客户沟通，了解原因，采取有效的催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。对于长期拖欠、确实无法收回的应收账款，应按照规定程序进行坏账处理。（二）应付账款1.应付账款的确认：企业因购买材料、商品或接受劳务等经营活动应支付的款项，在取得相关商品或劳务的控制权时，确认为应付账款。2.应付账款的计价：应付账款应按照发票账单等凭证记载的金额入账。如果所购材料、商品等已经验收入库，但发票账单尚未收到，应在月末按暂估价值入账，下月初用红字冲回，待收到发票账单后再按实际金额记账。3.应付账款的核算：财务部门应设置“应付账款”总账科目，并按供应商名称设置明细科目，进行明细核算。采购业务发生时，根据采购发票等相关凭证，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目；支付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。4.应付账款的核对：采购部门应定期与供应商核对往来账款，确保应付账款的准确性。如发现账款差异，应及时与供应商沟通协调，查明原因，并进行相应的账务处理。（三）其他应收款1.其他应收款的范围：其他应收款是指企业除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项，主要包括：应收的各种赔款、罚款；应收出租包装物租金；应向职工收取的各种垫付款项；存出保证金，如租入包装物支付的押金；其他各种应收、暂付款项。2.其他应收款的核算：财务部门应设置“其他应收款”总账科目，并按款项性质和个人或单位设置明细科目，进行明细核算。发生其他应收款业务时，借记“其他应收款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目；收回款项时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应收款”科目。3.其他应收款的清理：各部门应及时清理本部门的其他应收款，对长期挂账的款项应查明原因，采取措施予以收回。如因特殊原因确实无法收回的，应按照规定程序进行审批核销。（四）其他应付款1.其他应付款的范围：其他应付款是指企业除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项，主要包括：应付租入包装物租金；存入保证金，如收到出租包装物的押金；应付的经营租入固定资产租金；应付的罚款、滞纳金等；其他应付、暂收款项。2.其他应付款的核算：财务部门应设置“其他应付款”总账科目，并按款项性质和债权人设置明细科目，进行明细核算。发生其他应付款业务时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应付款”科目；支付款项时，借记“其他应付款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。3.其他应付款的核对：各部门应定期与债权人核对其他应付款项，确保款项的准确性。如发现账款差异，应及时与债权人沟通协调，查明原因，并进行相应的账务处理。四、往来账款的清理与核对（一）定期清理1.财务部门应每月末对往来账款进行全面清理，编制往来账款明细表，详细列示各项往来账款的余额、账龄、增减变动情况等。2.各业务部门应配合财务部门做好往来账款的清理工作，对本部门涉及的往来账款进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。3.对于超过账龄的往来账款，财务部门应及时发出催款通知，督促相关部门或人员进行催收或催付。（二）定期核对1.财务部门应定期与业务部门、采购部门、销售部门等核对往来账款，确保账账相符。核对内容包括往来账款的余额、发生额及相关业务资料等。2.财务部门应定期与客户或供应商核对往来账款，确保账实相符。核对方式可采用函证、电话沟通、上门核对等多种形式。对于核对中发现的差异，应及时查明原因，进行调整。3.审计部门应定期对往来账款进行审计监督，检查往来账款的核对情况和清理结果，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。五、坏账管理（一）坏账的认定1.符合下列条件之一的应收账款，确认为坏账：因债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍然不能收回的应收账款；因债务人逾期未履行偿债义务超过三年，经核查确实无法收回的应收账款。2.其他应收款符合上述条件之一的，也可确认为坏账。（二）坏账的处理程序1.业务部门或相关人员发现可能存在坏账的情况时，应及时向财务部门报告，并提供相关证据材料。2.财务部门对上报的坏账情况进行调查核实，组织相关人员进行分析论证，提出坏账处理建议。3.坏账处理建议经财务负责人审核后，报公司管理层审批。4.公司管理层批准后，财务部门按照规定进行坏账账务处理，冲减应收账款或其他应收款，并相应计提坏账准备。（三）坏账准备的计提1.公司应按照国家统一的会计制度规定，合理计提坏账准备。坏账准备的计提方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应在会计报表附注中予以说明。2.坏账准备的计提比例应根据公司实际情况和以往的坏账损失情况进行合理估计，确保坏账准备的计提能够充分反映公司应收账款等往来账款的风险状况。六、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对往来账款内控制度的执行情况进行自查，发现问题及时整改。2.审计部门应定期对往来账款进行审计监督，检查往来账款的核算、管理是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司应建立往来账款管理的绩效考核制度，对各部门及相关人员在往来账款管理中的工作表现进行考核评价，激励各