饭堂财务内控制度

PAGE饭堂财务内控制度一、总则（一）目的为了加强公司饭堂财务管理，规范财务行为，防范财务风险，提高资金使用效益，保障饭堂各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司饭堂的所有财务活动，包括但不限于食材采购、设备购置、人员薪酬、日常费用支出等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保饭堂财务活动合法合规。2.全面性原则：涵盖饭堂财务活动的全过程，对各个环节进行有效控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.成本效益原则：在保证财务内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高经济效益。5.适应性原则：根据公司发展和外部环境变化，及时调整和完善财务内控制度。二、岗位设置与职责分工（一）岗位设置1.财务主管：负责饭堂财务工作的全面管理和监督。2.会计：负责饭堂财务核算、账务处理、报表编制等工作。3.出纳：负责饭堂现金收付、银行结算、资金保管等工作。4.采购人员：负责食材及相关物资的采购工作。5.库管员：负责食材及物资的验收、入库、保管、出库等工作。（二）职责分工1.财务主管制定和完善饭堂财务内控制度，并监督执行。组织编制财务预算，审核各项财务收支。定期进行财务分析，为管理层提供决策支持。协调与外部财务相关部门的关系。2.会计按照国家会计准则和公司财务制度，进行账务处理。准确记录各项收入、成本、费用，编制财务报表。负责财务档案的整理、归档和保管。协助财务主管进行财务分析。3.出纳办理现金收付和银行结算业务。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。保管库存现金、有价证券和相关票据。定期盘点现金，确保账实相符。4.采购人员根据饭堂需求，制定采购计划。选择合格的供应商，进行询价、比价、议价。签订采购合同，确保采购物资的质量和价格合理。负责采购物资的验收和交接工作。5.库管员对采购物资进行验收，办理入库手续。妥善保管物资，做好库存管理。根据领用单发放物资，办理出库手续。定期盘点库存，确保账实相符。三、食材采购内部控制（一）采购计划1.采购人员应根据饭堂每日用餐人数、菜品供应计划等因素，结合库存情况，制定合理的食材采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、规格、质量要求等。2.采购计划需经财务主管审核，报饭堂负责人批准后执行。（二）供应商选择1.建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评估。2.定期对供应商进行实地考察，选择合格的供应商建立合作关系，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等。（三）采购流程1.采购人员根据采购计划向供应商发出采购订单，并跟踪订单执行情况。2.供应商将货物送达饭堂后，采购人员应及时通知库管员进行验收。3.库管员按照合同要求对采购物资的品种、数量、规格、质量等进行验收。验收合格后，填写验收单，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理。（四）付款管理1.采购付款应严格按照合同约定执行。会计人员应审核采购发票、验收单、采购合同等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.出纳人员根据审核通过的付款申请，办理付款手续。付款方式应根据公司规定和实际情况选择，确保资金安全。3.定期对采购付款情况进行统计和分析，检查是否存在逾期付款、超合同付款等情况。四、库存管理内部控制（一）入库管理1.库管员应根据验收单对采购物资进行入库登记，详细记录物资的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。2.入库物资应分类存放，标识清晰，便于查找和盘点。（二）保管管理1.库管员应定期对库存物资进行检查，确保物资的质量安全。对于易腐、易变质的食材，应采取相应的保管措施，如冷藏、冷冻等。2.建立库存物资盘点制度，定期进行实地盘点。盘点结果应与库存账目进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。（三）出库管理1.各部门根据实际需求填写领用单，经部门负责人签字批准后，到库管员处领取物资。2.库管员根据领用单发放物资，并在库存账目中进行记录。领用单应妥善保管，作为记账凭证。（四）库存预警1.设定合理库存限额，对库存物资进行实时监控。当库存低于预警线时，及时通知采购人员进行补货。2.定期对库存物资进行分析，清理积压物资，提高资金使用效率。五、费用支出内部控制（一）费用预算1.财务主管应组织编制饭堂年度费用预算，明确各项费用的支出范围、标准和额度。费用预算应经饭堂负责人审核，报公司管理层批准后执行。2.各项费用支出应严格按照预算执行，不得超预算支出。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（二）费用审批1.饭堂各项费用支出应实行审批制度。费用报销审批流程如下：费用报销人填写费用报销单，注明费用明细、金额、用途等，并附上相关发票、收据等原始凭证。部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核签字。财务主管对费用的合规性、预算执行情况进行审核签字。饭堂负责人根据审批权限进行最终审批。2.对于金额较大的费用支出，应实行集体决策审批制度。（三）费用核算与报销1.会计人员应按照财务制度对各项费用进行准确核算，及时记录费用支出情况。2.出纳人员根据审核通过的费用报销单，办理报销手续。报销款项应通过银行转账等方式支付，不得支付现金。（四）费用分析与控制1.定期对费用支出情况进行分析，对比预算执行情况，找出费用控制的薄弱环节。2.采取有效措施加强费用控制，如优化采购流程、降低能耗、控制人员费用等，提高费用使用效益。六、人员薪酬内部控制（一）薪酬制度制定1.根据公司薪酬政策和饭堂实际情况，制定合理的人员薪酬制度。薪酬制度应明确薪酬结构、计算方法、发放标准等。2.薪酬制度需经饭堂负责人审核，报公司人力资源部门备案。（二）薪酬核算与发放1.会计人员按照薪酬制度对员工薪酬进行准确核算，计算应发工资、代扣代缴款项等。2.出纳人员根据审核通过的薪酬发放表，按时发放员工工资。工资发放应通过银行代发等方式进行，确保工资发放的准确性和安全性。（三）薪酬调整1.根据员工工作表现、公司经营情况等因素，定期对员工薪酬进行调整。薪酬调整方案需经饭堂负责人审核，报公司人力资源部门批准后执行。2.会计人员及时更新薪酬数据，确保薪酬核算的准确性。七、财务监督与审计（一）内部监督1.财务主管应定期对饭堂财务活动进行内部监督检查，检查内容包括财务制度执行情况、会计核算准确性情况、资金安全情况等。2.建立内部审计制度，定期对饭堂财务收支、经济活动等进行审计。审计结果应及时向饭堂负责人报告，并提出改进建议。（二）外部审计1.按照公司规定，定期聘请外部审计机构对饭堂财务报表进行审计。2.配合外部审计机构的工作，提供必要的资料和信息，确保审计工作顺利进行。（三）问题整改1.对内部监督和外部审计中发现的问题，应及时进行整改。整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限等。2.定期对问题整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。八、财务信息管理（一）财务数据记录1.会计人员应按照财务制度和相关会计准则，及时、准确地记录饭堂财务数据。财务数据应包括会计凭证、账簿、报表等。2.财务数据记录应采用电子和纸质双重备份，确保数据的安全性和完整性。（二）财务报表编制1.定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映饭堂财务状况和经营成果。2.财务报表编制完成后，应经会计主管审核，报财务主管和饭堂负责人审批。（三）财务信息披露1.根据公司规定，定期向公司管理层和相关部门披露饭堂财务信息。财务信