企业采购内控制度手册

PAGE企业采购内控制度手册一、总则（一）目的为了加强企业采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、透明公正，保障企业生产经营活动的顺利进行，特制定本制度手册。（二）适用范围本制度适用于企业内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照企业制定的采购流程和制度执行，做到流程规范、手续齐全。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当交易和利益输送。5.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业秘密、敏感信息等予以严格保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构企业设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方案。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据企业生产经营需求，编制采购计划，经审批后组织实施采购。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.执行采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责采购订单的下达、货物验收、付款申请等工作。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购前期的需求调研和技术规格确定，负责采购货物或服务的验收工作。2.财务部门：审核采购预算，负责采购资金的支付和账务处理，对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：参与采购合同中质量条款的制定，负责对采购货物的质量进行检验和监督，确保所采购的货物符合质量要求。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据企业生产经营计划、库存状况等，提前向采购执行部门提交采购需求申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等。2.采购执行部门汇总各需求部门的采购申请，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、预算金额等内容，并报相关领导审批。3.采购计划经审批后，采购执行部门严格按照计划组织采购活动。如因特殊情况需要调整采购计划，应重新履行审批手续。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据采购项目的要求，制定供应商筛选标准，如供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。对收集到的供应商信息进行初步审核，筛选出符合基本条件的供应商名单。2.供应商评估采购执行部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察和评估。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员状况等。向供应商索取相关资质证明文件，如营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证证书等，并进行核实。参考供应商的历史交易记录、客户评价等，对供应商的信誉和履约能力进行评估。3.供应商确定根据供应商评估结果，采购执行部门确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、评估报告、合作记录等内容。对于重大采购项目，采购执行部门应选择多家合格供应商组成供应商备选库，以便在采购时进行比较和选择。4.供应商管理采购执行部门定期对供应商进行跟踪和评价，了解供应商的生产经营状况、产品质量、交货期、售后服务等情况。根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购执行部门根据采购项目的特点和需求，选择合适的谈判人员组成谈判小组。谈判小组应包括采购人员、技术人员、财务人员等。谈判小组与供应商就采购物品的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。在谈判过程中应做好记录，对谈判的重要内容、双方达成的共识等进行详细记载。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购执行部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同经双方审核无误后，由企业法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖企业公章。采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（四）采购订单下达1.采购执行部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的详细规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.在下达采购订单前，采购执行部门应对订单内容进行审核，确保订单信息准确无误。3.采购订单下达后，采购执行部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）货物验收1.采购货物到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。2.货物到货时，采购执行部门通知需求部门和质量部门共同进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对货物的数量、规格、质量等进行检验。3.验收过程中如发现货物存在数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时与供应商沟通协商解决。如协商不成，应按照合同约定追究供应商的违约责任。4.验收合格后，验收人员应填写验收报告，经相关人员签字确认后，作为采购付款的依据。（六）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上相关凭证。2.财务部门审核财务部门收到付款申请单后，对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额是否符合合同约定等。财务部门审核无误后，报相关领导审批。3.付款执行经领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。财务部门在付款后应及时进行账务处理，记录采购支出情况。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、廉洁风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。要求供应商提供履约保证金或银行保函，以降低供应商违约风险。加强对供应商的跟踪和监督，及时发现供应商可能出现的违约迹象，提前采取措施防范风险。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，确保所采购的货物符合质量要求。加强对采购货物的检验和监督，严格执行验收程序，发现质量问题及时处理。与供应商签订质量保证协议，要求供应商对所供货物的质量负责，并承担相应的质量赔偿责任。3.价格波动风险应对关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化趋势。在采购合同中合理约定价格调整条款，根据市场价格波动情况对采购价格进行相应调整。采用套期保值、签订长期合同等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。4.廉洁风险应对加强对采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识和职业道德水平。建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购过程的监督和审计，防止采购人员发生贪污受贿、谋取私利等行为。对违反廉洁规定的行为，严肃追究相关人员的责任。五、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购执行部门应定期向企业管理层汇报采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。3.企业设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对采购活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部审计1.企业定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，确保采购活动合法合规、透明公正。2.外部审计机构应