纪检采购内控制度

PAGE纪检采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司利益，促进公司健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：采购流程应符合公司内部规章制度，确保各环节操作规范。3.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督，保证公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和采购效益的最大化。5.制衡原则：建立健全采购各环节的职责分工和制衡机制，防止权力滥用。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门采购部门作为采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等要求。2.寻找合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理和保管采购文件、资料，建立采购档案。（三）纪检监督部门纪检部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。其主要职责包括：1.制定采购监督计划，明确监督重点和方式。2.对采购项目的立项、招标、评标、合同签订等关键环节进行监督检查。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。4.定期对采购内控制度的执行情况进行评估，提出改进建议。（四）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析。3.法务部门：为采购活动提供法律咨询和支持，审查采购合同的合法性和有效性。三、采购流程控制（一）采购计划制定1.需求部门根据公司业务发展需要和实际工作需求，定期编制采购需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门对需求部门提交的采购需求计划进行汇总、分析和审核，结合公司库存情况、预算安排等因素，制定年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容，并报采购决策委员会审批。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面情况。对于符合基本要求的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，评估其综合实力。2.供应商评估与准入采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、售后服务、价格合理性等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为合格供应商、优秀供应商和不合格供应商。对于合格供应商，采购部门将其纳入公司供应商名录，并与其签订合作协议，明确双方权利义务。3.供应商动态管理采购部门定期对供应商进行跟踪评价，及时掌握供应商的经营状况、产品质量变化等情况。对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时与其沟通协商，要求其限期整改。对于整改后仍不符合要求的供应商，采购部门应将其从供应商名录中剔除，并停止与其合作。（三）采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，采购部门选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。采购部门应按照国家有关法律法规和公司内部规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织招标活动。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商。（四）采购实施1.招标采购采购部门按照选定的采购方式，编制招标文件或谈判文件等采购文件。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购部门发布采购公告或邀请书，邀请潜在供应商参与投标或谈判。采购部门组织开标、评标或谈判活动，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标供应商或成交供应商。2.非招标采购对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等非招标采购方式的项目，采购部门应按照相应的采购程序进行操作。在谈判或询价过程中，采购部门应与供应商进行充分沟通，了解其报价和方案，进行比较和分析，选择最优供应商。（五）合同签订与履行1.合同签订采购部门根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好合同履行的准备工作。2.合同履行需求部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时向采购部门反馈合同执行过程中出现的问题。采购部门应督促供应商按照合同约定履行义务，确保按时、按质、按量交付货物或提供服务。财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。2.验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。3.对于验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求其采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。四、纪检监督措施（一）事前监督1.纪检部门参与采购项目的立项审批，对采购项目的必要性、合规性进行审查，提出意见和建议。2.纪检部门对采购计划的制定过程进行监督，检查采购计划是否符合公司实际需求和预算安排，是否存在不合理的采购需求。（二）事中监督1.纪检部门对采购招标、谈判等活动进行现场监督，检查采购程序是否合规，是否存在违规操作、泄露标底、串通投标等行为。2.纪检部门对评标、谈判过程进行监督，检查评标标准是否公正、合理，谈判过程是否公开、透明，是否存在偏袒特定供应商等情况。3.纪检部门对采购合同签订过程进行监督，检查合同条款是否符合公司利益和法律法规要求，是否存在损害公司利益的条款。（三）事后监督1.纪检部门对采购项目的执行情况进行跟踪检查，检查供应商是否按照合同约定履行义务，采购资金是否按照规定支付，采购货物或服务是否及时验收等。2.纪检部门受理采购活动中的投诉举报，对投诉举报内容进行调查核实，对违规行为依法依规进行处理。3.纪检部门定期对采购内控制度的执行情况进行评估，总结经验教训，发现存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善采购内控制度。五、信息与档案管理（一）采购信息管理1.采购部门应建立采购信息管理系统，及时记录和更新采购项目的相关信息，包括采购计划、供应商信息、采购文件、采购合同、验收报告等。2.采购信息应按照规定的权限进行访问和使用，确保信息的安全和保密。3.采购部门应定期对采购信息进行整理和分析，为公司决策提供数据支持。（二）采购档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，明确采购档案的收集、整理、归档、保管、查阅等要求。2.采购档案应包括采购项目的所有文件和资料，如采购申请、采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。3.采购档案应按照项目进行分类整理，装订成册，妥善保管。保管期限应符合国家法律法规和公司内部规定要求。4.采购档案的查阅应履行审批手续，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁档案。六、责任追究（一）违规行为界定1.在采购活动中，存在以下行为之一的，属于违规行为：违反国家法律法规和公司内部规章制度进行采购活动。采购过程中存在弄虚作假、徇私舞弊、滥用职权等行为。与供应商串通投标、围标，损害公司利益。泄露采购机密信息。擅自变更采购合同条款，损害公司利益。