直接采购内控制度

PAGE直接采购内控制度一、总则（一）目的为了规范公司直接采购行为，加强采购内部控制，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的直接采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、服务采购等各类直接采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，采购信息应及时、准确地向相关部门和人员披露，接受监督。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，遵循公平公正的原则进行采购决策，不得偏袒任何一方。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购预算。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择、采购价格等。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门应配备专业的采购人员，负责具体的采购业务操作。其职责包括：1.贯彻执行采购决策机构的决议，制定采购计划和采购方案。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购订单的下达、跟踪和执行，确保采购任务按时完成。4.收集、整理和分析采购信息，建立供应商档案和采购数据库。5.协调与其他部门的关系，及时反馈采购过程中的问题和需求。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门进行采购活动。其职责包括：1.根据工作需要，准确、及时地提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购供应商的选择和评估，提供相关技术和业务支持。3.协助采购部门进行采购合同的验收和结算工作。（四）监督部门公司设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门的职责包括：1.制定采购监督制度和流程，明确监督要点和方法。2.对采购活动的合法性、合规性进行监督检查，及时发现和纠正违规行为。3.受理采购活动中的投诉和举报，对违规违纪行为进行调查处理。4.定期对采购活动进行审计，评估采购内部控制的有效性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的常规采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购申请，采购部门应提交采购决策委员会进行审批。3.采购审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等方面的审查。3.邀请符合条件的供应商参与投标或报价，采购部门组织相关人员对供应商的报价、产品质量、服务水平、交货期等进行综合评估。4.根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订采购合同。（四）采购合同签订1.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本及时分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求和交货时间。2.采购订单应经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。（六）采购跟踪与验收1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。2.需求部门在收到采购物品或服务后，应按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，并签字确认。3.如发现采购物品或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.采购付款申请经财务部门负责人审批后，按照合同约定的付款方式进行付款。3.采购部门应及时跟踪采购付款情况，确保供应商按时收到款项。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评估和考核。在采购合同中明确违约责任条款，如违约金、赔偿损失等，以约束供应商的行为。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品或服务的验收工作。要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、合格证等。对重要采购项目，可以邀请专业机构进行质量检测。3.价格风险：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态。在采购过程中，可以采用招标、询价、谈判等多种采购方式，选择合适的采购时机，以降低采购价格。与供应商签订价格调整条款，如根据市场价格波动情况调整采购价格。4.合同风险：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。合同签订前，应组织相关部门和人员进行合同评审，防范合同风险。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等。2.定期收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供依据。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、财务部门等相关部门之间的信息共享。2.采购信息应及时、准确地在共享平台上发布，方便各部门查询和使用。（三）采购信息保密1.对涉及公司商业秘密和敏感信息的采购信息，应严格保密，防止信息泄露。2.采购人员和相关工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理。2.采购质量：评估采购物品或服务是否符合质量要求，验收合格率等指标。3.采购效率：包括采购周期、交货及时性等指标，评估采购活动是否高效。4.供应商管理：评估供应商的选择、评估、合作等方面的管理效果。（二）评估方法1.定期对采购绩效进行评估，采用定量和定性相结合的方法，对采购指标进行分析和评价。2.可以通过数据分析、问卷调查、现场检查等方式收集评估数据，确保评估结果的客观准确。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对表现优秀的部门和人员给予表彰和奖励，对存在问题的部门和人员进行督