产品采购内控制度

PAGE产品采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司产品采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有产品采购活动，包括原材料采购、零部件采购、设备采购、办公用品采购等各类与公司生产经营相关的产品采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证产品质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门公司采购部为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部应根据公司需求，制定采购计划，寻找供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况等。（三）相关部门职责1.需求部门：提出产品采购需求，明确采购产品的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购产品的使用效果负责。2.质量部门：参与采购产品的质量标准制定，对采购产品进行检验和验收，确保采购产品符合质量要求。3.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购成本进行核算和控制。4.法务部门：审查采购合同，提供法律咨询和支持，确保采购合同合法有效。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购产品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交至采购部。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购产品的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购预算等内容，并提交至采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件的审核。3.建立供应商评估体系，对供应商的信誉、业绩、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.根据供应商评估结果，选择合格供应商建立供应商名录，并定期对供应商进行动态管理和评估，淘汰不合格供应商。（四）采购谈判与合同签订1.采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购产品的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和公司相关规定，内容完整、条款清晰、表述准确。3.采购合同经采购部负责人审核签字后，提交至法务部门审查。法务部门对采购合同的合法性、有效性进行审查，并提出修改意见。4.采购合同经法务部门审查通过后，提交至采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，由采购部与供应商签订采购合同。（五）采购订单下达1.采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购产品的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等内容。2.采购订单应经采购部负责人审核签字后生效，并及时发送给供应商。（六）采购订单跟踪与催货1.采购部建立采购订单跟踪机制，定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制、物流配送等情况。2.如发现供应商存在交货延迟、质量问题等异常情况，采购部应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取措施解决问题，并跟踪处理结果。3.临近交货期时，采购部应向供应商发送催货通知，提醒供应商按时交货。（七）采购产品验收1.采购产品到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。2.采购产品到货后，采购部应及时通知需求部门和质量部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关质量标准对采购产品的数量、规格、型号、质量等进行检验和验收。3.验收合格的采购产品，由验收人员填写《采购产品验收单》，经需求部门、质量部门、采购部等相关部门负责人签字确认后，办理入库手续。4.验收不合格的采购产品，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取换货、补货、退货等措施解决问题，并跟踪处理结果。（八）采购付款1.根据采购合同约定，采购部在收到供应商开具的发票后，填写《付款申请表》，详细说明采购产品的名称、规格、型号、数量、金额、发票号码等内容，并提交至财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，核对采购合同、发票、验收单等相关凭证，确保付款金额准确无误。审核通过后，提交至公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度和相关法律法规的规定。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任和赔偿条款；建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.质量风险：严格控制采购产品的质量标准，加强对采购产品的检验和验收；要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；定期对供应商的质量管理体系进行评估和审核。3.价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格预警机制；与供应商协商签订价格调整条款；采用套期保值等金融工具规避价格波动风险。4.合同风险：加强对采购合同的审查和管理，确保合同条款合法有效；明确合同双方的权利和义务，避免合同纠纷；定期对合同执行情况进行检查和评估。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行到位、采购成本是否合理等。2.采购部应定期向公司领导和相关部门汇报采购工作情况，接受内部监督和检查。（二）外部审计1.公司应按照法律法规的要求，定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，确保采购活动合法合规。2.外部审计机构应出具审计报告，对采购活动中存在的问题提出整改建议，公司应根据审计报告及时进行整改。六、附则（一）制度解