宸鸿科技内控制度

PAGE宸鸿科技内控制度一、总则（一）制定目的本内控制度旨在规范宸鸿科技（以下简称“公司”）的各项经营管理活动，确保公司运营符合国家法律法规及行业标准，提高公司治理水平，防范经营风险，保护公司及股东的合法权益，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于宸鸿科技及其所属各部门、子公司、分公司。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国公司法》、《企业内部控制基本规范》、相关行业法律法规以及公司章程制定。（四）基本原则1.合法性原则：公司内部控制制度的建立应符合国家法律法规和监管要求。2.全面性原则：内部控制应涵盖公司经营管理的各个环节，包括但不限于财务、采购、销售、生产、人力资源等，确保不存在内部控制空白。3.制衡性原则：在岗位设置、职责分工、业务流程等方面应相互制约、相互监督，避免权力过度集中。4.适应性原则：内部控制制度应与公司的经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平相适应，并随着公司内外部环境的变化及时进行调整和完善。5.成本效益原则：内部控制的设计和运行应权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。二、公司治理结构（一）股东会1.股东会是公司的最高权力机构，依法行使法律法规和公司章程规定的职权。股东会应定期召开会议，对公司重大事项进行决策，包括但不限于审议批准公司年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案、弥补亏损方案、增加或减少注册资本方案、发行公司债券方案、公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案等。2.股东会会议的召集、召开、表决等程序应符合法律法规和公司章程的规定。股东会会议记录应完整、准确，并妥善保存。（二）董事会1.董事会是公司的决策机构，对股东会负责。董事会成员应具备相应的专业知识和工作经验，能够独立、客观地履行职责。2.董事会应制定董事会议事规则，明确董事会的职责、议事方式和表决程序。董事会议事规则应符合法律法规和公司章程的规定，并报股东会备案。3.董事会应定期召开会议，对公司重大事项进行审议和决策。董事会会议应由过半数的董事出席方可举行，董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。董事会会议记录应完整、准确，并妥善保存。（三）监事会1.监事会是公司的监督机构，对股东会负责。监事会成员应具备相应的监督能力和专业知识，能够独立、客观地履行监督职责。2.监事会应制定监事会议事规则，明确监事会的职责、议事方式和表决程序。监事会议事规则应符合法律法规和公司章程的规定，并报股东会备案。3.监事会应定期召开会议，对公司财务状况、经营活动、内部控制等进行监督检查。监事会会议应由过半数的监事出席方可举行，监事会作出决议，须经全体监事过半数通过。监事会会议记录应完整、准确，并妥善保存。（四）管理层1.公司管理层由总经理、副总经理、财务负责人等组成，负责公司的日常经营管理工作。管理层应具备相应的管理能力和专业知识，能够有效地组织和实施公司的各项经营管理活动。2.总经理对董事会负责，组织实施董事会决议，主持公司的生产经营管理工作。总经理应制定总经理工作细则，明确总经理的职责、工作程序和工作要求等。总经理工作细则应报董事会备案。3.副总经理协助总经理开展工作，负责分管领域的经营管理工作。财务负责人负责公司的财务管理和会计核算工作，确保公司财务信息真实、准确、完整。三、内部控制活动（一）财务内部控制1.财务管理制度建立健全财务管理制度，明确财务部门的职责、权限和工作流程。财务管理制度应涵盖财务预算、资金管理、资产管理、成本费用管理、收入利润管理、财务报告等方面。加强财务预算管理，制定年度财务预算编制方案，明确预算编制的原则、方法、程序和时间要求。财务预算应经董事会审议批准后下达执行，并定期进行预算执行情况的分析和考核。强化资金管理，合理安排资金，确保公司资金安全、高效运作。建立资金审批制度，明确资金使用的审批流程和权限。加强资金风险管理，防范资金链断裂等风险。规范资产管理，建立健全资产管理制度，对公司的固定资产、流动资产、无形资产等进行全面管理。定期进行资产清查，确保资产账实相符。加强资产处置管理，规范资产处置程序，确保资产处置合法、合规。严格成本费用管理，建立成本费用控制制度，明确成本费用的核算方法、控制标准和考核办法。加强成本费用预算管理，严格控制成本费用支出，提高公司经济效益。加强收入利润管理，建立健全收入管理制度，明确收入确认原则、计量方法和核算流程。加强应收账款管理，定期进行应收账款账龄分析，采取有效措施催收应收账款，确保公司收入及时、足额收回。加强利润分配管理，按照法律法规和公司章程的规定进行利润分配。完善财务报告制度，按照国家统一的会计制度和会计准则编制财务报告，确保财务报告真实、准确、完整。加强财务报告分析，为公司决策提供依据。2.会计核算与监督规范会计核算工作，按照国家统一会计准则和会计制度的要求设置会计科目、进行账务处理和编制财务报表。加强会计基础工作，确保会计凭证、账簿、报表等资料真实、完整、规范。加强会计监督，建立健全内部会计监督制度，明确会计机构和会计人员的监督职责。会计人员应依法对公司的经济业务进行审核和监督，对违反法律法规和财务制度的行为应及时制止和纠正。定期进行内部审计，内部审计机构应独立于财务部门，对公司的财务收支、经济活动、内部控制等进行定期审计和专项审计。内部审计报告应及时报送董事会和管理层，并对审计发现的问题提出整改建议。（二）采购与付款内部控制1.采购管理制度建立健全采购管理制度，明确采购部门的职责、权限和工作流程。采购管理制度应涵盖采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购验收、采购付款等环节。加强采购计划管理，根据公司生产经营需要和库存情况，合理制定采购计划。采购计划应经相关部门审核后下达执行，并定期进行采购计划执行情况的分析和调整。规范供应商选择程序，建立供应商评估和选择标准，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估。通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，并建立供应商档案。加强采购合同管理，签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购商品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同应经相关部门审核后签订，并报公司备案。严格采购验收程序，采购商品到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照合同约定的质量标准对采购商品进行验收，出具验收报告。对验收不合格的商品，应及时与供应商协商处理。规范采购付款流程，采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行。付款申请应经相关部门审核后报财务部门，财务部门审核无误后办理付款手续。加强采购付款的跟踪和监督，确保采购款项及时、足额支付。2.采购风险防控建立采购风险预警机制，对采购过程中的价格波动、供应商违约、质量问题等风险进行实时监控和预警。及时采取有效措施防范和化解采购风险。加强采购人员培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。采购人员应严格遵守公司采购制度和廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。（三）销售与收款内部控制1.销售管理制度建立健全销售管理制度，明确销售部门的职责、权限和工作流程。销售管理制度应涵盖销售计划制定、客户开发与维护、销售合同签订、销售发货、销售收款等环节。加强销售计划管理，根据市场需求和公司生产经营能力，合理制定销售计划。销售计划应经相关部门审核后下达执行，并定期进行销售计划执行情况的分析和调整。规范客户开发与维护程序，建立客户信息管理系统，对客户的基本信息、信用状况、购买历史等进行全面管理。加强客户信用评估，根据客户信用状况确定信用额度和信用期限。定期对客户进行回访，维护良好的客户关系。加强销售合同管理，签订销售合同应明确双方的权利和义务，包括销售商品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。销售合同应经相关部门审核后签订，并报公司备案。严格销售发货程序，销售发货应按照销售合同约定的时间、地点和方式进行。发货前应进行货物检验，确保货物质量符合要求。发货后应及时通知客户，并提供发货清单等相关资料。规范销售收款流程,销售收款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行。收款人员应及时催收货款，对逾期未付款的客户应采取有效措施进行催收。加强销售收款的跟踪和监督，确保销售款项及时、足额收回。2.销售风险防控建立销售风险预警机制，对销售过程中的市场波动、客户信用风险、合同履行风险等进行实时监控和预警。及时采取有效措施防范和化解销售风险。加强销售队伍建设，提高销售团队的业务素质和市场开拓能力。销售人员应严格遵守公司销售制度和廉洁自律规定，不得泄露公司商业机密和客户信息。（四）生产与仓储内部控制1.生产管理制度建立健全生产管理制度，明确生产部门的职责、权限和工作流程。生产管理制度应涵盖生产计划制定、生产组织与调度、生产过程控制、产品质量检验等环节。加强生产计划管理，根据销售订单和库存情况，合理制定生产计划。生产计划应经相关部门审核后下达执行，并定期进行生产计划执行情况的分析和调整。优化生产组织与调度，合理安排生产资源，确保生产过程顺畅。加强生产现场管理，严格执行安全生产规章制度，确保生产安全。强化生产过程控制，建立生产过程质量控制体系，对生产过程中的原材料、半成品、成品进行质量检验。加强生产设备维护管理，确保生产设备正常运行。严格产品质量检验程序，产品完工后应进行全面质量检验，出具质量检验报告。对检验不合格的产品，应及时进行返工或报废处理。2.仓储管理制度建立健全仓储管理制度，明确仓储部门的职责、权限和工作流程。仓储管理制度应涵盖物资入库、物资保管、物资出库等环节。加强物资入库管理，物资到货后，仓储部门应及时进行验收。验收合格的物资应办理入库手续，填写入库单。对验收不合格的物资，应及时与采购部门协商处理。规范物资保管程序，根据物资的性质和特点，合理安排仓储空间，确保物资安全存放。加强物资盘点，定期对物资进行盘点，确保账实相符。严格物资出库管理，物资出库应按照公司规定的审批程序进行。出库人员应根据出库单办理物资出库手续，确保物资出库数量准确、质量合格。（五）人力资源内部控制1.人力资源管理制度建立健全人力资源管理制度，明确人力资源部门的职责、权限和工作流程。人力资源管理制度应涵盖人员招聘、培训与开发、绩效考核、薪酬福利、员工关系等方面。加强人员招聘管理，根据公司发展需要和岗位要求，制定招聘计划。招聘计划应经相关部门审核后实施。通过多种渠道招聘合适的人才，确保招聘过程公平、公正、公开。强化培训与开发管理，制定员工培训计划，根据员工岗位需求和职业发展规划，提供多样化的培训课程。加强培训效果评估，提高员工业务素质和工作能力。完善绩效考核制度，建立科学合理的绩效考核指标体系，对员工的工作业绩、工作能力、工作态度等进行全面考核。绩效考核结果应与员工薪酬、晋升、奖励等挂钩。规范薪酬福利管理，制定合理的薪酬福利制度，确保员工薪酬待遇与工作业绩和市场水平相匹配。按时足额发放员工工资和福利，保障员工合法权益。加强员工关系管理，建立良好的沟通机制，及时了解员工需求和意见。妥善处理员工劳动纠纷和投诉，维护公司和谐稳定的劳动关系。2.人力资源风险防控建立人力资源风险预警机制，对人员流失、劳动纠纷、员工满意度等风险进行实时监控和预警。及时采取有效措施防范和化解人力资源风险。加强人力资源信息管理，建立人力资源信息系统，对员工基本信息、考勤记录、培训记录、绩效考核记录、薪酬福利记录等进行全面管理。确保人力资源信息安全、准确、完整。四、信息与沟通（一）信息系统建设1.建立健全公司信息系统，涵盖财务管理、采购管理、销售管理、生产管理、人力资源管理等业务领域。信息系统应具备数据采集、存储、处理、分析和传输等功能，为公司决策提供及时、准确、全面的信息支持。2.加强信息系统安全管理，建立信息系统安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术手段，保障信息系统安全稳定运行。定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.规范信息系统操作流程，制定信息系统操作手册，明确各业务模块的操作规范和流程。加强信息系统操作人员培训，提高操作人员业务素质和操作技能。（二）信息传递与沟通1.建立公司内部信息传递渠道，包括内部文件、会议、报告、电子邮件、即时通讯工具等。确保公司内部信息能够及时、准确地传递到相关部门和人员，实现信息共享和协同工作。2.加强公司与外部利益相关者的沟通与交流，包括股东、债权人、客户、供应商、监管机构等。及时了解外部利益相关者的需求和意见，反馈公司经营管理情况，维护良好的外部关系。3.定期召开公司经营分析会议，由管理层向董事会汇报公司经营情况、财务状况、内部控制执行情况等。董事会对管理层的工作进行评价和指导，提出改进意见和建议。五、内部监督（一）内部审计1.公司设立独立的内部审计机构，配备专业的内部审计人员。内部审计机构应定期对公司的财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督，确保公司运营合法合规、财务信息真实准确、内部控制有效执行。2.内部审计机构应制定年度审计计划，明确审计目标、审计范围、审计重点和审计时间安排。审计计划应报董事会批准后实施。内部审计机构应按照审计计划开展审计工作，出具审计报告，并对审计发现的问题提出整改建议。3.加强内部审计结果的跟踪和落实，被审计部门应按照审