公章管理内控制度

PAGE公章管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，防范公章使用风险，保障公司合法权益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及公章使用的所有活动。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.印章保管人：负责保管公司各类公章的人员。3.印章使用申请人：因工作需要申请使用公司公章的部门或个人。（四）基本原则1.依法合规原则：公章的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.审慎用章原则：严格审核用章申请，确保用章事项真实、合法、有效。3.专人保管原则：各类公章指定专人保管，不得擅自交他人代管。4.登记备案原则：建立公章使用登记台账，对每次用章情况进行详细记录。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义对外出具的各类文件、函件、证明等。2.签署各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.其他需要代表公司行使权力或承担责任的事项。（二）合同专用章专门用于签署公司各类经济合同、业务协议等，明确双方权利义务关系。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。2.签署财务报表、税务申报资料等文件。（四）法定代表人章在特定情况下，代表法定代表人行使职权，如办理银行开户、授权委托等相关手续。三、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制，必须由公司指定的具有资质的印章制作单位负责。2.刻制印章前，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权代表审批同意。3.印章制作单位应严格按照审批要求进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）启用1.新刻制的印章启用前，由印章保管人填写《印章启用申请表》，报公司办公室备案。2.办公室负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围、保管要求等事项。3.印章启用后，原印章如有需要废止，应及时办理废止手续，并将废止印章交回公司办公室统一保管。四、公章的保管（一）保管人员职责1.负责妥善保管所负责的公章，确保印章安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.严格按照规定的使用流程和审批权限使用公章，不得擅自使用公章。3.对公章使用情况进行详细登记，定期将登记台账交公司办公室审核。4.如发现公章丢失或被盗用，应立即向公司报告，并采取相应措施防止损失扩大。（二）保管要求1.各类公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管（其中一人为印章保管人），钥匙分别由保管人各自持有。2.保险柜或保管箱应放置在公司内部安全区域，确保有监控设备覆盖。3.严禁将公章带出公司使用，如因特殊情况确需带出，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并由专人陪同携带，使用完毕后立即带回公司保管。五、公章的使用（一）使用流程1.申请：印章使用申请人需填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用章事项的性质和审批权限，分别报公司相关领导审批。一般事项由分管领导审批；重大事项或涉及金额较大的事项，需经公司法定代表人审批。3.登记：印章保管人在收到经审批的《公章使用申请表》后，对用章事项进行认真审核，无误后在《公章使用登记台账》上详细记录用章情况，包括用章时间、用章申请人、用章事项、审批人等信息，并由申请人签字确认。4.用章：印章保管人按照审批意见和登记内容，在用章文件或材料上加盖公章，并确保印章清晰、端正、完整。5.归档：用章完毕后，印章保管人将《公章使用申请表》及用章后的文件或材料复印件整理归档，妥善保存。（二）审批权限1.以公司名义对外出具的一般性文件、函件、证明等，由分管领导审批。2.签署合同、协议等经济业务文件，金额在[X]万元以下的，由分管领导审批；金额在[X]万元以上的，需经公司法定代表人审批。3.涉及公司重大决策、重要事项的文件用章，无论金额大小，均需经公司法定代表人审批。（三）禁止使用情形1.未经审批的任何文件、材料不得加盖公章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖公章。特殊情况确需预先盖章的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并严格控制使用范围和数量，使用完毕后及时收回核销。3.与公司业务无关或内容虚假、违法违规的事项不得加盖公章。六、公章的变更与废止（一）变更1.因公司名称变更、经营范围调整、印章损坏等原因需要变更公章的，应按照本制度规定的刻制与启用流程办理新印章的刻制和启用手续。2.新印章启用后，原印章应及时废止，并按照规定交回公司办公室统一保管。（二）废止1.公章因磨损、遗失、被盗等原因无法继续使用的，印章保管人应及时向公司报告，并填写《印章废止申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，办理印章废止手续。2.废止的印章应在公司办公室监督下进行销毁，销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对公章管理情况进行审计检查，重点检查印章保管、使用流程、审批权限执行等方面是否符合本制度规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查公司办公室负责对公章管理情况进行日常监督检查，不定期抽查印章保管情况、使用登记台账等，确保公章管理规范、安全。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应