行业销售合同及订单管理模板

行业通用销售合同及订单管理模板说明一、适用业务场景二、操作流程指引1.业务信息梳理与准备客户信息确认：收集客户全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式（仅保留必要的办公电话，禁止留个人手机号/邮箱）、注册地址等基础信息，保证与营业执照信息一致。产品/服务信息明确：详细列明销售标的物的名称、规格型号、技术参数、质量标准（如国标/行标/约定标准）、数量单位（如台/件/套），若为服务类，需明确服务范围、周期、验收标准等。交易核心条款拟定：初步协商交付时间（具体到年月日）、交付地点（如客户指定仓库/项目现场）、运输方式及费用承担方、付款方式（如预付款比例、到款节点、账户信息）、违约责任（如逾期交货/付款的违约金计算方式）、争议解决方式（如协商/仲裁/诉讼管辖地）等。2.模板内容填写与核对合同信息录入：根据梳理结果，填写《销售合同模板》中的“合同基本信息”（合同编号、签订日期、签约地点）、“买卖双方信息”、“交易标的详情”、“交付条款”、“付款条款”、“违约责任”、“不可抗力”、“争议解决”等模块。示例：合同编号可按“年份+月份+客户简称+流水号”规则编制（如202405-ABC-001），保证唯一性；数量、单价、总金额需大小写一致，总金额=单价×数量（含税/不含税需明确）。订单信息关联：基于合同内容，填写《订单管理模板》，包括订单编号（与合同编号关联，如PO-202405-ABC-001）、下单日期、客户名称、产品/服务明细（与合同标的对应）、交付优先级（如普通/紧急）、订单状态（如待审批/已生效/已交付/已完成）。交叉核对：检查合同与订单中的产品名称、数量、价格、交付时间等关键信息是否一致，避免因数据差异导致后续纠纷。3.内部审批流程发起销售部门初审：由销售负责人*审核合同条款的合理性（如价格是否符合政策、交付周期是否可行）、订单信息的准确性，签字确认后流转至下一环节。法务/合规部门审核（如需）：涉及大额订单（如超过10万元）、复杂服务条款或特殊法律风险的合同，需法务部门*审核条款合法性，重点排查违约责任、知识产权、保密协议等是否存在漏洞。财务部门复核：财务人员*核对付款方式、账户信息、税务处理（如税率、发票类型）是否符合公司财务制度，保证资金流转合规。审批完成：所有部门审核通过后，由销售部门负责人*最终签字确认，正式合同文本。4.合同签署与订单生效合同签署：将审批通过的合同打印一式两份（或多方），由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章（合同专用章），保证骑缝章完整。订单确认：签署后的合同作为订单附件，由销售部门将《订单管理模板》同步发送至客户（可通过内部系统或书面形式），客户确认无误后订单正式生效，进入执行阶段。分发存档：将签署后的合同原件、审批流程记录、订单确认函等文件，分发至销售、财务、仓储、法务等部门，同时扫描电子版存档（注明存档编号及日期）。5.履约跟踪与归档管理交付执行：仓储部门根据订单信息备货，物流部门协调运输，销售部门及时向客户发送发货通知，客户签收后签署《收货确认单》（作为交付凭证）。进度更新：财务部门根据订单状态更新收款进度，销售部门定期跟踪客户使用反馈，若遇交付延迟、质量异议等问题，及时启动变更流程（如签订补充协议）。归档闭环：订单完成后（含全款到账、客户验收无异议），将合同、订单、交付凭证、付款记录、往来函件等整理成册，按“客户名称+合同编号+年份”分类归档，保存期限不少于合同履行结束后5年。三、模板表格示例表1：销售合同模板（核心模块）模块内容说明合同基本信息合同编号：__________签订日期：____年_月日签约地点：_______________买卖双方信息甲方（销售方）：名称__________统一社会信用代码__________法定代表人__________地址__________乙方（购买方）：名称__________统一社会信用代码__________法定代表人__________地址__________交易标的详情产品/服务名称：__________规格型号：__________数量：__________单位：__________单价（含税）：__________元总金额（大写）：__________________（小写：__________元）质量标准：______________________________________________________交付条款交付时间：____年_月日前交付地点：_______________________________运输方式及费用承担：__________________________________________付款条款①预付款：合同签订后_个工作日内，乙方支付总金额的%即_______元；②到货款：货物交付后_个工作日内，乙方支付总金额的%即_______元；③质保金：剩余_%即_________元，质保期满__年后无质量问题无息返还。违约责任①甲方逾期交货：每逾期1日，按逾期金额__%支付违约金；逾期超过日，乙方有权解除合同。②乙方逾期付款：每逾期1日，按逾期金额%支付违约金；逾期超过__日，甲方有权暂停交付。争议解决因本合同引起的争议，双方应友好协商；协商不成的，提交__________（甲方/乙方/第三方）所在地人民法院诉讼解决。表2：订单管理模板（核心模块）字段名称填写说明订单编号与合同编号关联，格式：PO-年份-月份-客户简称-流水号（如PO-202405-ABC-001）下单日期订单正式生效日期（YYYY-MM-DD）客户名称与合同乙方一致产品/服务明细序号交付要求优先级：□普通□紧急交付地址：______________________________________联系人及电话（仅办公电话）：__________/__________订单状态□待审批□已生效□备货中□已发货□已交付□已完成□已取消（状态变更需记录原因及操作人）关联合同编号____________________________备注如定制产品图纸编号、特殊包装要求等四、使用注意事项信息准确性原则：客户名称、统一社会信用代码、产品规格、金额等关键信息必须与营业执照、订单需求一致，避免因信息错误导致合同无效或履约纠纷。条款合法性底线：违约责任、争议解决等条款不得违反《民法典》《民法典合同编司法解释》等法律法规，禁止设置“霸王条款”（如“甲方单方面解除合同无需承担违约责任”）。审批流程完整性：严禁跳过内部审批环节直接签署合同，大额或复杂订单需经多部门联合审核，保证风险可控。签署规范性要求：合同必须由双方法定代表人或持有授权委托书的授权代表签字，并加盖公司公章（公章需清晰、完整，避免覆盖文字），个人签字需手写且与证件号码姓名一致。变更与补充管理：若需修改合同条款（如交付时间、数量），必须签订《补充协议》，经双方签字盖章后作为原