采购需求书标准化编写指南含审批流程

采购需求书标准化编写指南及审批流程一、适用范围与典型应用场景本指南适用于企业内部各类采购活动的需求书编制与审批管理，涵盖生产物资采购、办公设备采购、服务外包采购（如IT运维、咨询服务）、工程项目采购等场景。无论是常规月度采购还是临时应急采购，均需通过标准化需求书明确需求细节，保证采购活动合规、高效，满足业务运营的实际需要。例如：生产部门需采购一批原材料以保障生产计划，行政部门需更新办公电脑以提升工作效率，IT部门需外包软件开发以支持新系统上线等场景，均需按照本指南编制采购需求书并启动审批流程。二、采购需求书编写标准化步骤（一）需求提出与初步确认需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、IT部）填写《采购需求申请表》，明确采购背景、目的及初步需求（如物品名称、预估数量、期望交付时间），部门负责人*经理签字确认后提交至采购部门。需求对接：采购部门收到申请后，与需求部门召开需求沟通会（或线上会议），重点确认采购的必要性、技术参数的可行性、预算范围的合理性，避免需求描述模糊或过度超出实际需要。（二）需求分析与需求书草拟需求细化：需求部门根据沟通结果，细化采购需求细节，包括：物品/服务信息：名称、规格型号、品牌（若有）、数量、单位；技术参数：功能指标、质量标准、认证要求（如3C认证、环保标准）；商务要求：交付时间、交付地点、运输方式、验收标准、售后服务（如质保期、响应时间）；预算金额：明确单价上限、总价预算及资金来源（如部门年度预算、专项拨款）。草拟需求书：需求部门依据《采购需求书模板》（详见第三部分）编制需求书，保证内容完整、表述清晰，附件齐全（如技术图纸、市场调研报告、过往采购合同等）。（三）内部审核与修订完善部门初审：需求书草拟完成后，由需求部门负责人*经理审核，重点检查需求与业务目标的匹配度、参数的准确性、预算的合理性，签字确认后提交采购部门。采购部门复审：采购部门对需求书进行合规性与可行性审核，包括：是否符合企业《采购管理办法》及采购目录（如是否属于集中采购范围）；技术参数是否具有可竞争性（是否存在指定品牌、倾向性条款）；预算是否在采购部门核定的年度预算额度内，若超预算需说明理由并附审批文件。修订反馈：若审核中发觉问题（如参数模糊、预算超支），采购部门需在2个工作日内反馈需求部门，提出修改意见；需求部门根据意见修订后重新提交，直至审核通过。三、审批流程规范操作步骤（一）审批层级与权限根据采购金额及风险等级，审批流程分为以下层级（具体金额标准可根据企业规模调整）：采购金额（人民币）审批权限5万元以下需求部门负责人经理→采购部门主管主管5万-20万元需求部门负责人经理→采购部门主管主管→财务部门会计→分管领导总20万-50万元需求部门负责人经理→采购部门主管主管→财务部门会计→分管领导总→总经理*总经理50万元以上需求部门负责人经理→采购部门主管主管→财务部门会计→分管领导总→总经理*总经理→董事会（若企业规定）（二）审批操作要点逐级审批：需求书需按上述层级逐级提交，不得越级审批。每个审批人应在收到需求书后1-3个工作日内完成审批（紧急采购流程可适当缩短时限，需注明“紧急”字样并说明理由）。审批意见明确：审批人需明确签署“同意”“不同意”或“需修改后重新提交”，并注明具体意见（如“技术参数需补充能耗指标”“预算需提供成本测算依据”），不得仅签字无意见。审批记录保存：审批过程中形成的纸质或电子记录（如审批单、邮件往来）需由采购部门整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。（三）特殊情况处理紧急采购：因生产经营急需（如设备突发故障需立即维修），需求部门可先电话申请分管领导*总同意后启动采购，但需在24小时内补办书面审批手续，并在需求书中注明“紧急采购”及紧急原因。预算调整：若采购需求超出原预算，需求部门需提前向财务部门提交《预算调整申请表》，说明调整原因及新增预算来源，待财务部门审核通过后再启动采购审批流程。四、采购需求书模板及填写说明（一）采购需求书模板采购需求书编号：CG–（采购部门统一编制）需求部门需求日期年月日采购类型□物资类□服务类□工程类采购方式建议□询价□招标□竞争性谈判□单一来源一、采购需求详情序号物品/服务名称规格型号/服务内容数量单位预算单价（元）预算总价（元）技术参数/服务要求1（如：CPU型号i5-11400、内存16GB、硬盘512GBSSD；或：系统开发需支持多终端访问、数据加密）2…二、商务与交付要求项目要求说明交付时间（如：合同签订后15个工作日内）交付地点（如：需求部门指定仓库，运费由供应商承担）验收标准（如：按国家GB/T19001-2016标准验收；或：服务完成后提交测试报告，需求部门确认）售后服务（如：质保期1年，7小时内响应故障，24小时内解决）供应商资质要求（如：具备ISO9001认证、同类项目业绩3份以上）三、附件清单□技术图纸/需求说明书□市场调研报告□过往采购合同□其他：_________________________需求部门确认负责人签字：__________部门盖章：__________日期：__________采购部门审核主管签字：__________部门盖章：__________日期：__________财务部门审核会计签字：__________负责人签字：__________日期：__________分管领导审批签字：__________日期：__________总经理审批签字：__________日期：__________（二）模板填写说明编号规则：CG（采购）-（年份）-（序号），由采购部门统一编制，保证唯一性。规格型号/服务内容：需具体明确，避免“高端”“优质”等模糊表述，如“办公电脑”需明确CPU、内存、硬盘等参数，“软件开发”需明确功能模块、技术架构等。技术参数：优先采用国家、行业或地方标准，无标准时需由需求部门提供详细技术说明，保证供应商能够准确响应。预算金额：需提供详细测算依据（如市场询价记录、历史采购价格），采购部门有权对明显偏离市场价的预算提出质疑。五、编写与审批关键注意事项（一）需求书编写注意事项需求准确性与完整性：保证采购物品/服务的名称、数量、参数等信息与实际业务需求完全匹配，避免因描述不清导致采购后无法使用或需二次采购。参数可竞争性：技术参数应体现“最低功能要求”，而非指定品牌或型号，除非存在特殊工艺或专利限制（需附说明），保证供应商公平竞争。预算合理性：预算需基于市场价格调研，参考历史采购数据或第三方报价，不得虚高或虚报，避免资金浪费。附件齐全性：技术图纸、需求说明书等附件是需求书的组成部分，需与内容一致，保证供应商全面理解需求。（二）审批流程注意事项审批时效性：各审批人需在规定时限内完成审批，因个人原因导致审批延误影响采购进度的，将纳入绩效考核。意见具体明确：审批意见需针对需求书的具体内容（如“