会议纪要制作及存档统一格式规范

会议纪要制作及存档统一格式规范一、适用范围与场景说明本规范适用于公司内部各类会议的纪要制作与存档管理，包括但不限于：例会（如周例会、月度工作会）专题会议（如项目推进会、问题研讨会、流程优化会）跨部门协调会临时性工作会议（如突发事项处理会）上级单位传达会及公司内部决策会统一格式旨在保证会议信息传递的准确性、完整性，便于后续工作追溯、查阅及责任落实，同时实现会议档案的标准化管理。二、会议纪要全流程操作指南（一）会前准备：明确信息，奠定基础确认会议基本信息提前获取会议通知，明确会议主题、时间（起止时间精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人。预估参会人员范围，提前向主持人确认核心参会人及列席人员（如有缺席人员，需注明原因）。准备会议资料与工具收集会议议程、背景材料、上次会议纪要（如有）等，提前熟悉议题，预判讨论重点。准备记录工具：电子设备（电脑/平板）安装办公软件，或纸质笔记本，保证记录流畅；线上会议可开启录音辅助（需提前告知参会人员）。明确记录重点与主持人沟通确认需重点记录的内容：关键决议、待办事项、责任人、时间节点、争议点及共识等。（二）会中记录：抓取关键，保证完整实时记录核心要素基础信息：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（签到表或现场点名）、缺席人员及原因。议程进展：按会议议程顺序，逐项记录讨论过程，重点关注“谁提出观点”“讨论结果”“分歧点”“最终共识”。决议与待办：对会议形成的决议，明确“决议内容”；对需跟进的事项，详细记录“事项描述”“负责人”“计划完成时间”“所需资源”（如有）。记录技巧与要求快速记录：使用简洁符号、缩写（如“决议→”“待办→”“责任人：”），会后及时整理为完整文字。客观准确：不记录主观臆断或个人观点，仅转述参会人员发言核心内容，重要数据或结论需当场核对。遗漏补充：对未记录清晰的内容，会后及时向主持人或相关参会人确认补充，避免模糊表述。（三）会后整理：规范格式，完善内容信息核对与补充对照会议录音（如有）、参会人笔记，核对记录的决议、待办事项是否准确，重点检查“负责人”“时间节点”是否明确。补充会议背景、议题关联性等说明性文字，保证纪要逻辑连贯，便于未参会人员理解。按规范排版成文严格遵循“标准会议纪要模板”格式（见第三部分），调整字体、字号、段落间距，保证排版整洁、重点突出。对专业术语、缩写进行必要注释，避免歧义。初稿审核与修订完成初稿后，先自查格式规范性和信息完整性，再提交主持人审核，根据反馈修改完善，保证内容与会议实际情况一致。（四）审核与签发：确认无误，正式发布审核流程一级审核：记录人完成初稿后，提交主持人确认决议、待办事项的准确性，签字批准。二级审核（如需）：涉及跨部门协作或重要决策的会议纪要，需由相关部门负责人会签，保证责任事项无争议。定稿发布审核通过后，按公司规定命名（格式：“会议名称-日期-版本号”，如“项目推进会-20240520-V1.0”），通过办公系统或邮件发送至参会人员及相关部门。发布时限：常规会议需在会后24小时内完成，紧急会议需在12小时内完成。（五）存档管理：分类归集，便于追溯存档范围所有正式发布的会议纪要（含审核意见、修订记录）、会议通知、签到表、会议材料（PPT、方案等）均需存档。存档方式与要求电子存档：统一存储至公司服务器指定文件夹（路径：“部门-会议档案-年份-月份”），每份纪要需同步保存PDF（正式版）和Word（可修订版）格式，文件名与发布命名一致。纸质存档（如需）：打印签字版纪要，按会议时间顺序装订，存放至部门档案柜，标注“会议纪要-年月”。存档时限：常规会议纪要保存期限不少于3年，涉及重大决策、项目立项、法律合规等会议纪要需永久保存。三、标准会议纪要模板会议基本信息会议名称例：公司2024年5月市场部月度工作会会议日期YYYY年MM月DD日会议时间HH:MM-HH:MM（具体起止时间）会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议：X–）主持人*经理（市场部）记录人*专员（市场部）参会人员主管（销售部）、专员（品牌部）、*主管（渠道部）等（共X人）缺席人员及原因*经理（产品部，因出差请假）会议议程与讨论记录议题一：5月销售目标复盘讨论要点：1.主管汇报：5月销售额完成120%，目标达成率100%，重点客户A贡献30%；2.专员补充：线上渠道增长20%，但线下区域B受竞品冲击下降10%；3.争议点：是否需调整6月区域B的销售策略。决议：①6月区域B增加促销活动预算2万元，由*专员负责制定方案；②销售部每周跟进区域B进展，每周五提交简报。议题二：新品推广方案讨论讨论要点：1.专员展示：新品计划6月15日上线，重点通过社交媒体和KOL推广；2.主管建议：增加现场互动店活动，提升用户触达；共识：①推广方案整合线上线下渠道，6月10日前确定最终版；②品牌部负责KOL对接，销售部负责线下活动落地。待办事项跟踪表序号事项描述1制定区域B6月促销活动方案2整合新品线上线下推广方案3每周五提交区域B销售进展简报附件清单1.《5月销售数据明细表》2.《新品推广方案（初稿）》签字确认记录人：______________日期：YYYY年MM月DD日主持人：______________日期：YYYY年MM月DD日四、关键注意事项与常见问题规避（一）信息准确性：避免模糊与歧义待办事项需明确“做什么、谁来做、何时完成”，避免使用“尽快”“适时”等模糊词汇；决议内容需与会议最终结论一致，对存在争议的议题，需注明“多数意见”“保留意见”等细节。（二）格式规范性：统一排版，提升可读性标题使用黑体三号，使用宋体小四，一级标题加粗，行间距1.5倍；模板中“会议基本信息”“待办事项”等模块不得遗漏，表格内容需对齐，无空白项（如无内容填写“无”）。（三）时效性管理：及时记录、审核、存档会后整理需在24小时内完成，避免因时间间隔导致信息遗漏；审核流程需高效推进，若遇修改意见，记录人应在2小时内反馈，保证纪要及时发布。（四）保密要求：区分敏感信息，分级管理涉及公司战略、财务数据、未公开决策等敏感内容的会议纪要，需标注“内部保密”，仅限参会人员及相关部门查阅；电子存档需设置访问权限，纸质存档存放于带锁档案柜，严禁随意外传。（五）存档完整性：避免资料缺失每次会议纪要需与会议通知、签到表、附件等