办公设备维护与保养管理模板

办公设备维护与保养管理模板一、适用场景与范围二、标准化操作流程（一）设备信息建档设备登记：新设备投入使用前，由行政部门牵头，联合IT部门、使用部门*共同完成设备信息登记，填写《设备信息台账表》（见第三部分），内容包括设备编号、名称、型号、规格、购买日期、供应商、保修期限、初始责任人、存放位置等关键信息。档案归档：将设备说明书、保修卡、购买合同等扫描存档，与电子台账关联，保证信息可追溯。（二）日常维护（每日/每周）清洁保养：每日下班前，设备使用人*需对设备进行表面清洁（如用软布擦拭打印机外壳、电脑屏幕），避免灰尘堆积；每周清理设备内部易积灰部位（如打印机进纸器、电脑主机风扇），使用专用清洁工具（如吹风机冷风档、毛刷），禁止使用湿布直接擦拭电路板。功能检查：每日开机时，测试设备基本功能（如打印机是否能正常打印、电脑是否能开机联网），发觉异常立即停用并报修；每周检查设备连接线（如电源线、USB线）是否松动，接口是否氧化，必要时重新插拔或更换。（三）定期保养（每月/每季度/每年）月度保养：由IT部门或专业维保人员执行，内容包括：打印机：清洁硒鼓、刮板，检查墨粉/碳粉余量，润滑齿轮等运动部件；电脑：清理内部灰尘，检查硬盘运行状态，升级系统补丁；空调：清洗滤网，检查制冷剂压力。季度保养：针对高频使用设备（如公共区域打印机、服务器），增加深度保养：复印机：扫描玻璃清洁、光学系统校准；投影仪：清理滤网、检查灯泡寿命；服务器：检查RD状态、备份数据完整性。年度保养：由设备供应商或第三方专业机构执行，包括全面检测、功能评估及易损件更换（如打印机硒鼓、空调滤芯），形成《年度保养报告》并存档。（四）故障处理流程故障报修：设备使用人发觉故障后，立即通过OA系统或书面《故障维修申请单》报至行政部门，说明故障现象、发生时间、设备编号及影响范围。响应与派单：行政部门*接到报修后，1小时内响应：保修期内设备：联系供应商售后，明确上门维修时间（原则上4小时内响应，24小时内解决）；保修期外设备：安排IT部门*或签约维修人员处理，预估维修时间及费用。维修与验收：维修人员到场后，先排查故障原因，与使用人确认维修方案；维修完成后，现场测试设备功能正常，由使用人签字确认，填写《故障维修记录表》。费用结算：保修期外维修费用需经行政部门审核、财务部门确认后，按流程报销，留存维修清单及发票复印件（注：此处“发票”为合规票据，非敏感信息）。（五）记录归档所有维护保养记录（日常、定期、故障维修）需在完成后2个工作日内录入电子台账，纸质资料按年度分类存档，保存期限不少于3年，便于后续追溯及设备更新评估。三、核心管理表格（一）设备信息台账表设备编号设备名称型号规格购买日期保修期限供应商责任人存放位置状态（在用/维修/报废）DY-001激光打印机HPLaserJetProM4042023-05-102025-05-09科技公司张*3楼办公室在用PC-015台式电脑DellOptiPlex50502022-11-202023-11-19数码商行李*财务部在用（二）日常维护记录表日期设备编号设备名称维护内容（清洁/检查/操作）执行人结果（正常/异常）备注2024-07-01DY-001激光打印机清理进纸器灰尘，测试打印功能张*正常2024-07-02PC-015台式电脑擦拭屏幕，检查主机运行状态李*正常（三）定期保养计划表设备编号设备名称保养项目保养周期计划日期执行人实际日期结果DY-001激光打印机清洁硒鼓、刮板每月2024-07-15王*2024-07-15完成AC-003空调清洗滤网、检查制冷剂每季度2024-07-20赵*2024-07-20完成（四）故障维修记录表报修日期设备编号设备名称故障描述报修人响应时间维修人员维修时间更换配件维修结果验收人2024-07-03DY-001激光打印机打印模糊，有白条张*2024-07-0310:00刘*（供应商）2024-07-0314:00硒鼓（保修）正常张*2024-07-05PC-015台式电脑无法开机李*2024-07-0509:30王*（IT部）2024-07-0511:00电源适配器（自费）正常李*四、关键注意事项与风险规避安全操作：维护前务必切断设备电源，禁止带电操作；清洁设备时使用专用清洁剂，避免腐蚀设备表面；维修时由专业人员执行，非授权人员不得擅自拆卸。规范记录：所有维护记录需真实、完整，不得漏填或篡改，保证数据可追溯；电子台账定期备份，防止数据丢失。及时响应：故障报修后，责任部门需在承诺时间内响应并处理，避免因设备故障影响办公效率；对于频繁故障设备，需评估维修价值，必要时申请报废更新。人员培训：定期组织设备使用及维护培训，提升员工操作规范