2026年口碑服务公司IT物资采购管理制度

2026年口碑服务公司IT物资采购管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）IT物资采购管理工作，保障采购过程合规有序，优化资源配置，控制采购成本，确保IT物资质量符合业务需求，提升IT资产使用效率，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司资产管理实际需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门所有IT物资的采购活动，涵盖采购申请、审核审批、供应商管理、采购实施、验收入库、付款结算等全流程管理。公司全体涉及IT物资采购的相关人员均需严格遵守本制度规定。第三条本制度所指IT物资，是指支撑公司信息系统运行、业务开展及日常办公所需的各类信息技术相关物资，包括硬件设备、软件产品、IT耗材及相关配件等。第四条IT物资采购管理遵循“需求导向、合规高效、质优价廉、全程追溯”的核心原则，坚持公开、公平、公正的采购准则，确保采购活动透明可控，保障公司资产安全与业务稳定。第五条任何部门和个人不得擅自开展IT物资采购活动，严禁规避审批流程、虚报采购需求、徇私舞弊等违规行为。所有IT物资采购必须严格按照本制度规定的流程办理。第二章管理职责分工第六条IT技术部门是公司IT物资采购的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、解释与组织实施，组织开展IT物资采购管理相关培训，确保相关人员掌握流程规范及技术要求；（二）制定IT物资技术标准和采购目录，明确各类IT物资的技术参数、质量要求及选型规范，为采购工作提供技术支撑；（三）审核各部门提交的IT物资采购申请，核实需求的合理性、技术参数的可行性及与公司现有IT系统的兼容性；（四）参与供应商的筛选、评估与管理，建立合格供应商名录，对供应商的技术能力、售后服务水平进行跟踪评价；（五）组织或参与IT物资的采购实施、验收工作，负责技术层面的质量把关；（六）建立IT物资采购管理台账，记录采购全流程信息，负责采购资料的归档与管理；（七）定期对IT物资采购管理工作进行总结分析，提出优化采购流程、控制成本的改进措施。第七条各使用部门是IT物资采购的需求提出部门，主要职责包括：（一）根据业务发展及日常工作需要，提出真实、准确、完整的IT物资采购需求，明确采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、使用时间、预算金额等信息；（二）填写《IT物资采购申请表》，经部门负责人签字确认后提交IT技术部门审核；（三）配合IT技术部门开展采购审核、供应商评估、物资验收等工作，提供必要的需求信息及技术配合；（四）负责接收验收合格的IT物资，明确本部门使用责任人，建立部门IT物资使用台账，做好日常使用与维护保养；（五）及时向IT技术部门反馈IT物资使用过程中出现的质量问题或性能故障。第八条采购部门主要职责包括：（一）在IT技术部门审核通过的基础上，按照本制度及公司采购管理通用规定组织实施IT物资采购工作；（二）负责采购信息的发布、采购文件的编制，组织开展询价、招标等采购活动，确保采购过程合规透明；（三）参与供应商的筛选与谈判，核实供应商资质，签订采购合同，明确合同条款（包括物资质量、价格、交货期、售后服务、违约责任等）；（四）跟踪采购合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付物资，协调处理采购过程中出现的供需纠纷；（五）配合开展IT物资验收工作，负责采购过程中相关资料的收集与提交。第九条财务部门主要职责包括：（一）负责IT物资采购预算的审核与管理，对采购资金的使用进行管控，确保资金支出合规；（二）审核采购合同中的价格条款、付款方式及结算周期，对采购成本的合理性进行把关；（三）根据采购合同、验收报告、发票等合法有效的凭证办理付款结算手续，确保付款金额准确、支付及时；（四）对IT物资采购业务进行会计核算，准确归集采购成本，及时更新财务资产台账，确保账实相符；（五）配合开展采购成本分析，为优化采购管理提供财务数据支持。第十条审计监督部门主要职责包括：（一）定期或不定期对IT物资采购管理制度的执行情况进行监督检查；（二）核查采购申请、审核、审批、采购实施、验收、付款等全流程的合规性、真实性与完整性；（三）监督供应商管理工作，核查供应商筛选、评估、合作过程中的合规性，防止利益输送等违规行为；（四）发现采购过程中的违规问题，及时提出整改意见并监督落实，对相关责任人员进行追责；（五）对采购成本控制情况进行审计评价，提出成本优化建议。第三章采购范围与标准第十一条IT物资采购范围包括以下类别：（一）计算机硬件设备：台式电脑、笔记本电脑、服务器、工作站、存储设备等；（二）网络设备：交换机、路由器、防火墙、无线AP、网络线缆及相关网络配件等；（三）办公自动化IT设备：打印机、复印机、扫描仪、投影仪、考勤机等具备IT技术属性的办公设备；（四）软件产品：操作系统、数据库管理系统、办公软件、业务管理软件、安全软件及各类应用软件的licenses等；（五）IT耗材：打印机硒鼓、墨盒、打印纸、U盘、移动硬盘等各类IT相关消耗性物资；（六）IT配件：电脑主板、CPU、内存、硬盘等各类硬件设备的维修更换配件；（七）其他类：未归入以上类别的其他IT相关物资。第十二条IT物资采购实行分级分类管理，根据采购金额、物资重要程度及技术复杂度，分为一般采购、重要采购和重大采购，具体分级标准如下：（一）一般采购：单批采购金额在5000元以下的IT物资采购，主要包括常规IT耗材、普通配件等；（二）重要采购：单批采购金额在5000元（含）至5万元以下的IT物资采购，主要包括台式电脑、笔记本电脑、普通网络设备、常规软件等；（三）重大采购：单批采购金额在5万元（含）以上的IT物资采购，主要包括服务器、存储设备、高端网络设备、大型软件系统、批量采购的IT设备等。第十三条IT物资采购标准由IT技术部门会同财务部门、使用部门制定并定期更新，主要包括：（一）技术标准：明确各类IT物资的核心配置、性能参数、兼容性要求、安全标准等，确保采购物资符合公司IT系统建设与业务发展需求；（二）质量标准：明确IT物资的质量等级、质保期限、检测要求等，优先选择通过国家相关质量认证、市场口碑良好的产品；（三）价格标准：建立各类IT物资的价格参考体系，结合市场行情设定价格上限，控制采购成本；对于批量采购或长期合作的物资，通过谈判确定优惠价格；（四）供应商标准：明确供应商的资质要求（如营业执照、相关行业资质认证、技术服务能力证明等），优先选择资质齐全、信誉良好、售后服务完善的供应商。第四章采购流程管理第十四条采购申请：使用部门根据实际需求填写《IT物资采购申请表》，详细注明采购物资的类别、名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、使用时间、需求说明等信息，经部门负责人签字确认后，提交IT技术部门审核。紧急采购需求需在申请表中注明“紧急”，并说明紧急原因。第十五条技术审核：IT技术部门收到采购申请后，在3个工作日内完成审核。审核重点包括：需求的合理性与必要性、技术参数的可行性与兼容性、是否符合公司IT物资技术标准、是否存在替代现有物资的可能等。审核通过的，由IT技术部门负责人签字确认后提交采购部门；审核未通过的，退回使用部门并说明理由，指导其补充完善需求信息。第十六条审批流程：采购部门收到审核通过的采购申请后，根据采购分级标准办理审批手续：（一）一般采购：由采购部门负责人、IT技术部门负责人、财务部门负责人审批；（二）重要采购：除上述审批外，需报公司分管领导审批；（三）重大采购：经上述审批后，需报公司管理层集体审批。审批过程中，相关审批人员可对采购需求、预算金额等提出异议，退回相关部门重新核实。审批完成后，采购部门方可组织实施采购。第十七条供应商选择：采购部门会同IT技术部门根据采购需求及供应商标准，筛选合格供应商。一般采购可选择2-3家合格供应商进行询价；重要采购需选择3家及以上合格供应商进行比价；重大采购应采取招标方式选择供应商，特殊情况经管理层批准后可采用竞争性谈判等方式。供应商选择过程中，需对供应商的资质、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，形成评估记录。第十八条合同签订：确定供应商后，采购部门与供应商签订正式采购合同。合同内容需明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、质保期、售后服务条款、违约责任等核心内容。合同经IT技术部门、财务部门审核，必要时经公司法律顾问审核后，由采购部门负责人及公司授权人员签字，并加盖公司合同专用章。合同签订后，采购部门将合同副本提交IT技术部门、财务部门备案。第十九条采购实施：采购部门根据采购合同约定，跟踪供应商的生产、备货及发货进度，及时与供应商沟通协调，确保物资按时交付。对于特殊或定制化的IT物资，采购部门应会同IT技术部门定期到供应商现场核查生产进度及质量控制情况。第二十条验收入库：IT物资到货后，由IT技术部门牵头，会同使用部门、采购部门、财务部门开展联合验收，验收流程如下：（一）核对物资数量、规格型号、包装完整性，与采购合同、送货单进行一致性核查；（二）IT技术部门对物资进行技术测试，验证性能参数是否符合技术标准及采购需求，软件产品需核查授权文件的真实性与完整性；（三）检查物资的产品合格证、检测报告、使用说明书等相关资料是否齐全；（四）验收合格的，各参与部门在《IT物资验收单》上签字确认，由IT技术部门办理入库手续，更新IT物资采购管理台账；验收不合格的，由采购部门牵头与供应商协商退换货、整改或索赔事宜，直至验收合格，无法整改合格的，终止合同并追究供应商违约责任。第二十一条付款结算：财务部门根据采购合同、《IT物资验收单》、供应商开具的合法有效发票等凭证，审核无误后办理付款结算手续。付款方式及付款时间严格按照采购合同约定执行，对于有质保金条款的，需在质保期满且物资无质量问题后，再支付质保金。付款完成后，财务部门及时进行会计核算，更新财务资产台账。第五章供应商管理第二十二条IT技术部门会同采购部门建立合格供应商名录管理制度，对供应商进行分类登记，记录供应商名称、资质信息、联系方式、合作产品、合作历史、服务评价等信息。合格供应商名录定期更新，实行动态管理。第二十三条供应商准入评估：新供应商申请准入时，需向采购部门提交营业执照、相关行业资质认证、产品质量证明、技术服务能力说明、财务状况证明等资料。采购部门会同IT技术部门对供应商的资质、技术实力、产品质量、售后服务水平、信誉状况等进行全面评估，评估合格的纳入合格供应商名录。第二十四条供应商日常评价：采购部门会同IT技术部门、使用部门对合作供应商的履约情况进行定期评价（每半年至少一次），评价指标包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务响应速度及质量、合同履约率等。评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级，评价记录纳入供应商档案。第二十五条供应商奖惩：对评价优秀的供应商，在后续采购中给予优先合作权、增加采购份额等奖励；对评价合格的供应商，维持正常合作；对评价不合格的供应商，暂停合作资格，要求其限期整改，整改合格的可恢复合作资格，整改不合格的，从合格供应商名录中剔除，终止合作关系。第二十六条供应商档案管理：采购部门负责建立健全供应商档案，档案内容包括供应商准入评估资料、合作合同、履约记录、评价记录、沟通协调记录等。供应商档案保存期限不少于合作终止后3年。第六章监督检查与责任追究第二十七条IT技术部门每季度组织一次IT物资采购管理专项检查，重点检查采购流程合规性、采购台账完整性、物资质量与使用情况、供应商合作情况等，形成检查报告上报公司管理层。第二十八条审计监督部门不定期对IT物资采购管理工作进行审计，核查采购申请的真实性、审批流程的合规性、合同签订的规范性、验收与付款的准确性，发现违规问题及时提出整改意见，监督相关部门限期整改。第二十九条对违反本制度规定，在IT物资采购过程中存在以下行为的，公司将追究相关部门及人员的责任：（一）未按规定办理采购申请、审核审批手续，擅自开展IT物资采购的，给予相关部门负责人及经办人通报批评、绩效考核扣分；造成公司损失的，承担相应经济赔偿责任；（二）虚报、瞒报采购需求，或故意提高技术参数、夸大采购数量的，给予相关责任人通报批评、绩效考核降级；造成采购成本增加或资源浪费的，承担相应经济责任；（三）在供应商选择、评估过程中，存在弄虚作假、收受供应商贿赂或回扣、为不合格供应商提供便利等徇私舞弊行为的，给予相关责任人行政处分及经济赔偿；构成犯罪的，移交司法机关处理；（四）签订虚假采购合同或合同条款存在重大疏漏，导致公司利益受损的，给予采购部门负责人及相关经办人行政处分及经济赔偿；（五）在验收过程中，未严格履行验收职责，导致不合格物资入库的，给予相关验收人员通报批评；造成公司损失的，承担相应经济责任；（六）财务部门未按规定审核付款凭证，违规办理付款的，给予相关经办人通报批评；造成公司资金损失的，承担相应经济责任；（七）拒绝配合监督检查、核查工作，或拒不整改检查发现问题的，给予相关部门负责人及经办人通报批评，绩效考核降级。第三十条