2026年口碑服务公司安全生产档案管理制度

2026年口碑服务公司安全生产档案管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）安全生产档案管理工作，保障安全生产档案的真实、完整、规范与安全，强化安全生产工作的追溯性与可核查性，推动安全生产管理体系持续优化，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《企业安全生产标准化基本规范》等相关法律法规及行业标准，结合公司生产经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、各业务单元及所有涉及安全生产活动的档案管理工作，涵盖安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁及保密等全生命周期管理环节。本制度所称安全生产档案，是指公司在安全生产管理、生产经营活动中形成的，能够准确、完整反映公司安全生产状况的各类文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第三条安全生产档案管理遵循“统一管理、分级负责、真实完整、规范有序、安全保密、便于利用”的原则，实行“谁产生、谁负责”的档案收集责任制，确保安全生产档案能够全面覆盖安全生产各环节，为公司安全生产决策、监督检查、责任追溯及合规管理提供有效支撑。第四条公司建立安全生产档案管理工作机制，明确各部门管理职责：安全生产管理部门为安全生产档案的归口管理部门，负责统筹协调全公司安全生产档案管理工作，制定档案管理细则，监督检查制度执行情况，组织档案业务培训；各业务部门为安全生产档案的产生和收集责任部门，负责本部门安全生产相关档案的日常收集、整理、初步审核及向安全生产管理部门移交归档；档案管理部门（如设）协助安全生产管理部门开展档案规范化整理、专业保管及技术指导工作；人力资源部门负责将安全生产档案管理培训纳入公司年度培训计划，组织相关人员参加专业培训；各部门负责人为本部门安全生产档案管理第一责任人，对本部门档案的真实性、完整性、及时性负责。第二章安全生产档案范围与分类第五条安全生产档案范围覆盖公司安全生产全链条管理活动，主要包括以下核心类别：（一）安全生产基础管理类档案：包括但不限于安全生产责任制文本、安全生产管理制度汇编、安全生产管理机构设置文件、安全管理人员任命文件、安全生产工作会议纪要、安全生产年度计划与总结、安全生产目标责任书及考核记录、安全生产标准化建设相关资料等。（二）安全生产教育培训类档案：包括但不限于安全生产教育培训管理制度、年度培训计划、培训课件、培训签到表、培训考核试卷及成绩记录、特种作业人员培训取证与复审资料、新员工三级安全教育记录、转岗/复岗安全教育记录、应急演练培训记录等。（三）风险管控与隐患排查类档案：包括但不限于安全风险辨识评估报告、风险分级管控清单、风险告知牌设置记录、重大危险源辨识与评估资料、重大危险源监控记录、隐患排查治理管理制度、隐患排查记录、隐患整改通知书、整改方案、整改验收记录、隐患治理台账等。（四）应急管理类档案：包括但不限于应急预案体系文件（综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案）、应急预案评审意见、应急预案备案证明、应急救援队伍建设资料、应急救援物资清单及管理记录、应急演练方案、演练记录、演练评估报告、应急处置记录等。（五）生产安全事故管理类档案：包括但不限于生产安全事故报告、事故调查组成立文件、事故调查记录、事故现场勘查资料、事故分析报告、事故处理决定、事故整改措施及落实情况、事故善后处理资料、事故统计报表等。（六）设备设施安全管理类档案：包括但不限于生产设备、特种设备、安全防护设施等的购置合同、出厂资料（合格证、说明书、检验报告）、安装调试记录、定期检验检测报告、维护保养记录、维修记录、报废审批资料、特种设备登记备案资料等。（七）作业安全管理类档案：包括但不限于危险作业管理制度、动火作业、有限空间作业、高处作业、临时用电作业等危险作业的审批单、作业方案、安全技术交底记录、作业现场监护记录、作业完成验收记录等。（八）职业健康管理类档案：包括但不限于职业健康管理制度、职业病危害因素辨识与检测报告、作业场所职业危害告知书、职业健康检查档案（上岗前、在岗期间、离岗时）、职业病患者诊疗记录、职业健康监护档案、劳动防护用品发放与使用记录等。（九）安全生产监督检查与合规类档案：包括但不限于政府监管部门安全生产监督检查通知、检查记录、整改指令书、整改报告及验收资料、公司内部安全生产监督检查计划、检查记录、考核通报、安全生产相关行政许可文件（如安全生产许可证等，如需）、安全生产相关法律合规性评价资料等。（十）其他安全生产相关档案：包括但不限于安全生产费用提取与使用记录、安全生产保险投保资料、与供应商/承包商签订的安全协议、安全生产相关奖惩记录、安全生产相关声像资料（照片、视频、录音）、电子档案备份资料等。第六条各部门应根据本部门业务特点，在本制度规定的档案分类基础上，进一步细化档案子类别，确保所有安全生产相关活动均有对应档案记录，无遗漏、无缺失。第三章安全生产档案收集与归档第七条档案收集责任。各部门应指定专人作为本部门安全生产档案管理员，负责日常安全生产活动中相关档案资料的及时收集、初步整理与妥善保管。档案收集应遵循“实时收集、动态补充”的原则，确保档案资料能够真实反映安全生产活动的全过程，不得拖延、遗漏或伪造。第八条收集要求。收集的安全生产档案资料需满足以下要求：（一）真实性：档案资料必须真实反映安全生产活动的实际情况，数据准确、内容完整，不得虚构、篡改或隐瞒；（二）完整性：相关活动的全套资料需完整收集，如会议纪要需包含会议通知、签到表、纪要正文等，培训资料需包含计划、课件、签到表、考核记录等，确保档案资料的系统性；（三）规范性：档案资料应为原件优先，如确需使用复印件，需注明原件存放地点、复印人及复印日期，并加盖相关部门公章确认；文字资料需使用不易褪色的书写工具填写或打印，字迹清晰、页面整洁，签字盖章手续齐全；声像、电子档案需保证画质、音质清晰，格式规范，可正常读取。第九条归档时限。安全生产档案归档实行定期归档与即时归档相结合的方式：（一）定期归档：日常性安全生产档案（如会议纪要、培训记录、隐患排查记录等）由各部门档案管理员每月收集整理，每季度末（次月5个工作日内）向安全生产管理部门移交归档；年度性档案（如年度计划、总结、考核记录等）在次年1月31日前完成移交归档；（二）即时归档：重大安全生产活动相关档案（如生产安全事故处理资料、重大隐患整改资料、应急预案评审资料、政府监管部门检查整改资料等）需在活动结束后10个工作日内完成收集整理并移交归档；临时性、突发性安全生产相关档案需在事件处理完毕后5个工作日内移交归档。第十条归档流程。安全生产档案归档按以下流程执行：（一）整理审核：各部门档案管理员对收集的档案资料进行分类、排序、装订，填写《安全生产档案移交清单》，经本部门负责人审核签字确认；（二）移交验收：各部门将整理后的档案资料及《安全生产档案移交清单》一并提交至安全生产管理部门，安全生产管理部门档案管理员对移交的档案资料进行核查，重点检查资料的真实性、完整性、规范性及移交清单的一致性，验收合格的，双方在移交清单上签字确认，各执一份留存；验收不合格的，退回移交部门补充完善后重新移交；（三）规范归档：安全生产管理部门档案管理员对验收合格的档案进行进一步规范化整理，编制档案目录，明确档案编号、名称、形成时间、保管期限、存放位置等信息，按档案管理要求分类存放。电子档案需同步进行备份归档，建立电子档案管理台账。第四章安全生产档案保管与保密第十一条档案保管环境。安全生产管理部门应设置专用档案存放区域，配备必要的档案保管设施，确保档案存放环境符合以下要求：温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；远离火源、热源、水源及腐蚀性物质，配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等防护设备；电子档案存储设备需做好防磁、防震、防病毒防护，定期进行维护保养。第十二条保管期限。安全生产档案保管期限根据档案的重要程度、使用价值及相关法律法规要求，分为永久保管和定期保管两类：（一）永久保管：包括但不限于生产安全事故管理类档案、重大危险源辨识与评估资料、安全生产责任制核心文件、安全生产相关行政许可文件、职业健康监护档案、公司重大安全生产决策相关档案等；（二）定期保管：定期保管期限分为3年、5年、10年、20年，具体如下：安全生产基础管理类、作业安全管理类、应急管理类（非重大应急事件）档案保管期限为10年；安全生产教育培训类、设备设施安全管理类（非特种设备）、安全生产费用使用记录等档案保管期限为5年；日常隐患排查记录、常规安全检查记录等档案保管期限为3年；特种设备相关档案保管期限为设备使用年限+5年，设备报废后仍需保管5年。第十三条档案保管责任。安全生产管理部门档案管理员负责对归档后的档案进行日常管理，定期对档案存放环境进行检查，及时处理防火、防潮、防虫等问题；建立档案保管台账，实时更新档案存放位置、借阅情况、完好状态等信息；定期对档案进行清点核对，每年至少开展一次全面盘点，确保账实相符，对盘点中发现的档案缺失、损坏等问题，及时查明原因，上报部门负责人并妥善处理。第十四条保密管理。安全生产档案涉及公司安全生产核心信息、商业秘密及员工个人隐私的，需严格执行公司保密管理制度：档案管理人员及相关接触档案的人员需签订保密承诺书，严格遵守保密要求，不得擅自泄露档案内容；查阅、复制涉及保密内容的档案，需经公司分管领导审批，严格控制知悉范围；电子档案需设置访问权限，加密存储，防止信息泄露。第五章安全生产档案利用与管理第十五条档案利用原则。安全生产档案利用应遵循“依规利用、严控范围、责任追溯”的原则，旨在为公司安全生产管理、监督检查、合规审计、应急处置、责任认定等工作提供服务，不得用于与安全生产工作无关的活动。第十六条利用流程。公司内部部门因工作需要查阅、复制安全生产档案的，按以下流程执行：（一）申请：申请人填写《安全生产档案利用申请表》，注明申请部门、申请人、利用目的、档案名称及编号、利用方式（查阅/复制）、利用期限等信息，经本部门负责人签字审批；（二）审批：安全生产管理部门负责人对申请进行审核，涉及保密档案或重大事项相关档案的，需报公司分管领导审批；（三）利用：经审批同意后，申请人在档案管理员陪同下查阅档案，查阅地点限于指定档案查阅区域，不得擅自将档案带离查阅区域；需复制档案的，由档案管理员负责复制，复制件需加盖安全生产管理部门档案专用章，注明复制日期及用途；（四）登记：档案管理员需详细记录档案利用情况，填写《安全生产档案利用登记台账》，注明利用人、利用时间、利用目的、档案信息、归还时间等，确保利用过程可追溯。第十七条外部单位（如政府监管部门、审计机构、司法机关等）因工作需要查阅、调取公司安全生产档案的，需出具相关法律文书或单位正式函件，经公司主要负责人审批同意后，由安全生产管理部门指定专人陪同查阅，按要求提供相关档案资料，必要时由法务部门协助处理，确保档案提供符合法律法规要求。第十八条档案利用禁止行为。严禁任何部门或个人在档案利用过程中涂改、勾画、抽取、损毁档案资料；严禁擅自复制、摘抄保密档案内容；严禁将档案资料转借他人或用于非工作目的；违反上述规定的，将按公司相关规定追究责任。第六章安全生产档案鉴定与销毁第十九条档案鉴定。安全生产档案保管期限届满前6个月，由安全生产管理部门牵头，联合档案管理部门（如设）、法务部门、相关业务部门组成档案鉴定小组，对到期档案开展鉴定工作。鉴定小组需对档案的真实性、完整性、使用价值、保密情况及保管期限进行全面审核，形成《安全生产档案鉴定报告》，明确鉴定结论（继续保管、销毁、延长保管期限）及理由，报公司分管领导审批。对需要延长保管期限的档案，需重新明确延长时限并更新档案保管台账；对仍有利用价值或涉及未了结事项的档案，应继续保管至相关事项办结。第二十条档案销毁。经鉴定确认无保存价值且符合销毁条件的安全生产档案，按以下流程销毁：（一）审批：安全生产管理部门根据鉴定报告，填写《安全生产档案销毁申请表》，附《安全生产档案鉴定报告》及拟销毁档案清单，报公司分管领导及主要负责人审批；（二）监销：档案销毁需实行双人监销制度，由安全生产管理部门组织实施，监销人员由公司内部审计部门及相关业务部门人员担任；销毁前，监销人员需核对拟销毁档案清单与实际档案是否一致，确认无误后，在指定合规场所进行销毁（纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式，电子档案采用彻底删除、数据覆盖等方式确保无法恢复）；（三）记录：销毁完成后，监销人员需在《安全生产档案销毁申请表》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式及销毁情况，安全生产管理部门将销毁申请表、鉴定报告、销毁清单等资料整理归档，妥善保管，保管期限不少于5年，确保销毁过程可追溯。第二十一条禁止性规定。严禁任何部门或个人擅自销毁安全生产档案，严禁将拟销毁档案出售、赠送或转移给无关单位及个人，严禁销毁未完成鉴定审批流程的档案。第七章监督检查与责任追究第二十二条监督检查机制。安全生产管理部门联合内部审计部门，定期对公司各部门安全生产档案管理工作开展监督检查，检查频率为