2026年口碑服务公司存货（含调研物料）管理制度

2026年口碑服务公司存货（含调研物料）管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）存货（含调研物料）管理工作，保障存货资产安全完整，提升存货使用效率，控制运营成本，防范存货积压、丢失、损坏等风险，确保调研物料等专项存货精准适配业务需求，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《中华人民共和国安全生产法》等相关法律法规及行业管理标准，结合公司口碑服务业务特性与存货管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有存货的采购、入库、存储、出库、使用、盘点、处置及台账管理等全流程工作。涵盖的存货类型包括：调研物料（含调研问卷、访谈提纲、样品道具、数据采集设备、调研用礼品等）、办公耗材（纸张、文具、打印耗材等）、宣传物料（海报、手册、展架等）、技术设备及配件（监测设备、电脑外设等）、其他各类为经营活动储备的有形资产。公司采购部门、仓储部门、业务部门、调研部门、财务部门、法务部门、行政部门及所有参与存货管理的内部人员、外包合作人员，均需遵守本制度规定。第三条存货管理遵循“安全可控、精准适配、高效流转、成本优化、全程追溯”的核心原则，坚持“谁采购、谁负责，谁存储、谁保管，谁领用、谁担责，谁管控、谁把关”的责任机制，确保存货从采购到处置的全流程规范有序，账实相符、动态可控。第四条公司建立存货（含调研物料）协同管理体系，明确各部门核心职责：采购部门为存货采购归口管理部门，负责制定采购计划、筛选供应商、组织采购实施、跟进到货验收；仓储部门为存货存储与流转管理核心部门，负责存货入库验收、分类存储、台账登记、出库审核、定期盘点、安全保管；调研部门负责调研物料的需求提报、规格确认、领用使用、剩余物料回收；业务部门负责本部门所需存货的需求提报、领用使用、使用效果反馈；财务部门负责存货成本核算、账务处理、资金管控、参与盘点监督；行政部门负责办公类存货的需求统筹与分发；法务部门负责审核采购合同合规性、防范法律风险；各部门负责人为本部门相关存货管理工作的第一责任人，确保职责落实到位。第二章存货采购管理第五条采购需求提报与审核。各部门根据业务开展需要提报存货采购需求，填写《存货采购需求单》，明确存货名称、规格型号、数量、质量标准、用途、需求时限、预算金额等核心信息：调研部门提报调研物料需求时，需额外说明调研项目名称、使用场景、定制化要求（如问卷印刷规格、礼品定制标准等）；业务部门提报宣传物料需求时，需附设计方案或规格说明。采购需求单经部门负责人审核后，提交采购部门汇总。第六条采购计划制定。采购部门对各部门提报的采购需求进行汇总审核，结合存货库存水平、业务优先级、市场供应情况，制定月度或项目专项采购计划，明确采购批次、采购金额、供应商选择范围、到货时间等。其中，调研物料采购计划需联合调研部门专项审核，确保适配调研项目进度与实际需求；大额采购（单次采购金额5万元及以上）计划需经财务部门审核预算合理性后，报分管领导审批。第七条供应商管理与采购实施。采购部门需建立合格供应商名录，通过资质审核、比价评估、样品验证等方式筛选信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商，严禁选择无资质、信誉差的供应商。采购实施需遵循以下规范：小额零星采购可采用比价采购方式，选择2家及以上供应商比价后确定；大额或专项存货（如定制调研物料、专业设备）采购需签订正式采购合同，明确质量标准、交付时限、验收要求、付款方式、违约责任等核心条款；采购合同需经法务部门审核合规性、财务部门审核资金条款后签订。第八条到货验收与异常处理。存货到货后，采购部门牵头组织仓储部门、需求部门（调研物料需调研部门参与）开展联合验收：核对存货名称、规格型号、数量与采购订单是否一致；检查存货质量是否符合约定标准，调研物料需重点核查定制化要求落实情况（如问卷印刷清晰度、礼品规格等）；查验供应商提供的质量合格证明、检测报告等资料。验收合格的，共同签署《存货验收单》，移交仓储部门入库；验收不合格的，采购部门需立即与供应商沟通，明确退换货、补货或索赔方案，跟踪处理到位，确保不影响业务开展。第三章存货入库与存储管理第九条入库登记规范。验收合格的存货，仓储部门需在24小时内完成入库登记工作：根据《存货验收单》信息，详细记录存货名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商、到货日期、对应采购订单号、所属项目（调研物料）、存储位置等信息，建立《存货管理台账》，并录入公司存货管理系统，确保台账信息与实物、系统数据一致。调研物料需单独建立专项台账，标注对应调研项目名称，实现项目化追溯。第十条分类存储管理。仓储部门需根据存货特性、用途、存储要求进行分类分区存储，设置清晰的标识牌，注明存货名称、规格、数量、存储责任人等信息：易潮易损存货（如纸质调研问卷、宣传手册）需存储在干燥通风的区域，做好防潮、防火、防虫措施；贵重存货（如监测设备、调研用精密仪器）需单独存放于上锁区域，严格控制访问权限；调研物料需按项目分类存放，避免与其他存货混淆；易燃易爆等危险物品（如部分化学样品）需按国家相关规定单独存储，配备专业防护设施与警示标识。第十一条存储安全管理。仓储部门需定期检查存储环境，维护仓储设施（如货架、消防器材、温湿度设备等），确保存货存储安全；建立仓储安全巡查机制，每日核查存货存储状态，防范丢失、损坏、变质等风险；严格控制仓储区域人员进出，非仓储管理人员需经批准后方可进入，进入后需有仓储人员陪同；严禁在仓储区域堆放无关物品、违规使用明火或电器，确保仓储安全合规。第十二条存货状态管控。仓储部门需实时跟踪存货状态，对临近有效期的存货（如调研礼品、定制印刷物料）设置预警机制，提前1个月通知对应需求部门；对长期闲置（超过6个月未领用）的存货，定期汇总形成《闲置存货清单》，提交采购部门与需求部门评估处置方案，避免资源浪费。第四章存货出库与使用管理第十三条出库审核流程。各部门领用存货时，需填写《存货领用单》，明确领用部门、领用人、存货名称、规格型号、数量、用途、对应项目（调研物料）、领用日期等信息，经部门负责人审核签字后，提交仓储部门审核。仓储部门核对领用单信息与台账记录，确认存货充足且用途合规后，办理出库手续，更新《存货管理台账》与系统数据；贵重存货、大额存货领用需额外经分管领导审批；调研物料领用需调研项目负责人签字确认，确保与项目需求匹配。第十四条出库交付规范。仓储部门按领用单信息准确发放存货，与领用人共同核对存货数量、质量，确认无误后双方签字确认；发放调研设备等贵重物料时，需额外注明设备完好状态、配件清单，领用人需签署《贵重存货领用责任确认书》，明确使用保管责任与归还要求。严禁无审批领用、超额领用或违规领用存货。第十五条存货使用管理。领用人需按规定用途合理使用存货，妥善保管领用的存货，避免浪费、损坏或丢失：调研部门使用调研物料时，需严格按调研方案发放与回收，做好使用记录，剩余物料需及时退回仓储部门；使用调研设备等贵重物品时，需按操作规范使用，定期检查设备状态，发现故障及时报修；办公类存货需按需使用，杜绝铺张浪费。第十六条剩余存货回收与退回。调研项目结束后，调研部门需将剩余调研物料（如未发放的问卷、礼品、完好的设备）及时退回仓储部门，填写《存货退回单》，注明退回原因、剩余数量、状态等信息，仓储部门核对后办理回收入库手续，更新台账；各部门领用的存货若因需求变更等原因未使用的，需在领用后15个工作日内退回仓储部门，严禁私自留存或挪作他用。第五章存货盘点管理第十七条盘点周期与范围。公司建立定期存货盘点机制，确保账实相符：月度抽查，由仓储部门牵头，每月随机抽查不少于3类存货的数量与状态，重点核查高流动性存货（如常用办公耗材、调研物料）；季度全面盘点，由仓储部门联合财务部门、各需求部门开展，对所有存货进行全面清查核对，调研物料需按项目逐一核查；年度盘点，在每年12月底开展，由财务部门牵头，仓储部门、各业务部门参与，对存货进行全面盘点清查，作为年度财务核算的重要依据。第十八条盘点实施流程。盘点前，仓储部门整理《存货管理台账》，准备盘点表，明确盘点人员与分工；盘点过程中，采用“账实核对、逐件清点”的方式，详细记录存货实际数量、质量状态、存储位置、是否闲置或损坏等信息，与台账数据逐一核对；调研物料需结合项目进度，核查已使用、剩余、退回的数量是否匹配。盘点过程中发现数量差异、质量问题或状态异常的，需立即标注，查明原因。第十九条差异处理与账务调整。盘点结束后，仓储部门汇总盘点结果，形成《存货盘点报告》，详细说明盘点情况、账实差异情况（数量盘盈、盘亏）、差异原因、处理建议等。对盘盈的存货，需查明来源，经财务部门审核、分管领导审批后，办理入账手续；对盘亏或损坏的存货，需区分责任（如保管不当、使用失误、自然损耗等），明确责任人，提出处理意见（如赔偿、报废、报损等），经部门负责人审核、财务部门复核、分管领导审批后，办理账务调整与后续处置手续。涉及重大盘亏（金额超过1万元）的，需提交总经理办公会审议。第二十条盘点档案管理。盘点完成后，《存货盘点报告》、盘点表、差异处理审批文件等相关资料，由仓储部门与财务部门共同归档保管，作为存货管理追溯与财务核算的依据，归档期限不少于5年。第六章存货处置管理第二十一条处置范围与条件。符合以下条件的存货可启动处置流程：已达到使用年限、性能老化无法正常使用的；质量不合格、无法修复或修复成本过高的；长期闲置（超过1年未领用）且无使用价值的；调研项目结束后剩余的、无后续使用价值的定制化调研物料；因业务调整、项目终止不再需要的；其他符合处置条件的存货。第二十二条处置申请与审批。各部门发现需处置的存货时，填写《存货处置申请表》，注明存货名称、规格型号、数量、原值、现状、处置原因、处置方式建议（如报废、变卖、捐赠、回收利用等），经部门负责人审核后提交仓储部门。仓储部门核实存货状态与台账信息，联合财务部门评估处置价值与成本，提出审核意见；大额或贵重存货处置需经分管领导审核、总经理审批；涉及资产损失的，需按公司资产损失管理规定履行审批流程。第二十三条处置实施规范。处置方式需符合法律法规与公司规定：报废处置的，需由仓储部门统一收集，交由具备资质的回收机构处理，做好处置记录，涉及危险物品的需按环保要求规范处置；变卖处置的，由采购部门联合财务部门制定变卖方案，选择合规渠道，确保变卖过程公开透明，变卖收入及时上缴财务部门；捐赠处置的，需经法务部门审核捐赠对象与捐赠协议合规性，确保符合公益捐赠相关规定；回收利用的，由仓储部门统一整理修复，标注“回收复用”标识，重新纳入库存管理。第二十四条处置后管理。处置完成后，仓储部门及时更新《存货管理台账》与系统数据，核销对应存货信息；财务部门根据处置审批文件与处置记录，办理账务核销与成本结转手续；相关处置申请、审批文件、处置记录等资料由仓储部门与财务部门归档保管，确保处置流程可追溯。第七章台账与合规管理第二十五条台账管理规范。仓储部门建立健全《存货管理台账》，实行“一物一记录、动态更新”机制，详细记录存货采购、入库、存储、出库、领用、退回、盘点、处置等全流程信息，确保台账信息真实、准确、完整、可追溯。调研物料需建立专项台账，按项目维度记录流转情况；贵重存货需单独建立明细台账，记录领用、归还、维修、处置等全生命周期信息。台账需定期与财务部门账务核对，确保账账相符、账实相符。第二十六条合规管理要求。所有参与存货管理的人员需严格遵守相关法律法规，严禁开展以下行为：无审批擅自采购存货；虚报采购需求、套取采购资金；收受供应商回扣、贿赂；擅自领用、挪用、变卖公司存货；虚报盘点结果、隐瞒存货差异；泄露供应商信息、采购价格等商业秘密；违规处置存货造成公司损失。采购部门需定期核查供应商资质，财务部门定期核查存货成本核算合规性，法务部门对采购合同、处置协议等进行合规审核，防范法律风险。第二十七条信息安全与保密。仓储部门、采购部门需妥善保管存货管理过程中的相关资料（采购合同、台账记录、盘点报告等），严禁泄露其中涉及的公司商业秘密、供应商信息、成本数据等；存货管理系统需设置访问权限管控，确保数据安全；外部合作单位参与存货采购、处置的，需签订保密协议，明确保密义务与违约责任。第八章监督考核与奖惩第二十八条监督检查机制。财务部门联合内部审计部门、仓储部门，定期对存货管理工作开展监督检查，检查频率为每月抽查、每季度全面检查。检查内容包括：采购流程规范性、入库验收完整性、存储安全合规性、出库审核严格性、台账记录准确性、盘点流程有效性、处置流程合规性、成本管控合理性等。检查完成后形成检查报告，明确问题及整改要求，跟踪整改落实情况，确保问题闭环管理。第二十九条考核指标体系。公司将存货管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核，核心考核指标包括：存货账实相符率（不低于99%）、采购计划完成率（不低于95%）、存货周转率（符合公司业务发展要求）、闲置存货占比（不高于5%）、存货损坏丢失率（不高于1%）、台账记录完整率（100%）、合规执行情况（无违规记录）。第三十条表彰奖励。对在存货管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰奖励：严格遵守制度规定，存货管理规范有序、账实相符率高的；优化采购流程、降低采购成本成效显著的；及时发现存货管理重大风险并有效处置的；提出存货管理优化建议并产生显著成效的；调研物料管理精准、有效控制浪费的。奖励方式包括现金奖励、荣誉表彰、绩效考核加分等。第三十一条责任追究。对在存货管理工作中存在以下行为的部门或个人，公司将按相关规定追究责任：未按规定履行采购、入库、出库流程的；台账记录不真实、不完