2026年口碑服务公司第三方合作合规管理制度

2026年口碑服务公司第三方合作合规管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）与第三方合作的全流程管理，明确合作各环节的合规要求、责任分工及风险防控措施，保障公司合法权益与经营安全，维护品牌形象与市场声誉，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司口碑服务业务特性（包括但不限于品牌口碑维护、舆情监测推广、用户评价管理、客户关系运营等）及经营管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司与所有第三方开展的各类合作业务，包括但不限于与广告服务商、媒体平台、数据咨询机构、活动执行方、技术服务商、渠道代理商等第三方主体的合作。合作形式涵盖服务外包、项目合作、联合推广、代理销售等所有合作类型。公司合规管理部（或法务部）为第三方合作合规管理的统筹监督部门，各业务需求部门、采购部、财务部、技术部等相关部门按职责协同配合开展工作。第三条第三方合作合规管理坚持“合法合规、风险可控、公平公正、权责对等”的核心原则。所有合作行为必须严格遵守国家法律法规及行业监管要求，坚决杜绝违法违规合作；建立全流程风险防控机制，提前识别、评估并有效规避合作风险；合作准入、评估、遴选等环节遵循统一标准、程序透明，确保公平公正；合作协议明确双方权利义务，实现权责对等、互利共赢。第四条开展第三方合作合规管理工作的核心目标：规范合作全流程操作，提升合作管理规范化水平；防范合作过程中的法律风险、财务风险、品牌风险、数据安全风险等各类风险；保障合作质量与效果，提升合作资源利用效率；维护公司与第三方的良性合作关系，促进业务持续健康发展。第二章组织架构与职责分工第五条公司建立“统筹监督+部门协同+责任到人”的第三方合作合规管理体系，明确各部门职责边界，确保合作各环节合规管控全覆盖、无死角。第六条合规管理部（统筹监督部门）职责：（一）牵头制定、修订第三方合作合规管理制度及相关操作规范，报公司管理层审批后实施；（二）负责合作全流程的合规监督，包括合作方准入审核、合作协议合规性审核、合作过程合规检查、合作纠纷处理等；（三）为各部门第三方合作提供合规咨询支持，解答合作过程中的合规疑问，指导开展合规操作；（四）组织开展第三方合作合规培训，提升内部员工的合规意识与业务操作能力；（五）定期对第三方合作合规管理工作开展复盘总结，分析存在的问题，提出优化改进措施。第七条业务需求部门职责：（一）根据业务发展需要提出第三方合作需求，编制合作需求方案，明确合作目标、合作内容、服务标准、预算金额、时间节点等核心要求；（二）负责潜在合作方的初步筛选与信息收集，配合开展合作方准入尽调工作；（三）牵头推进合作项目的具体实施，负责合作过程中的日常沟通对接、进度跟踪、服务质量验收等工作；（四）及时发现合作过程中的违规问题与风险隐患，第一时间向合规管理部及公司管理层报告，并配合开展风险处置工作；（五）负责合作相关资料的收集、整理与归档工作。第八条采购部职责：（一）根据业务需求部门的合作需求，组织开展合作方遴选工作，确保遴选过程公平、公正、公开；（二）配合合规管理部、业务需求部门开展合作方准入尽调，核查合作方资质证明材料的真实性与完整性；（三）协助业务需求部门推进合作协议的签订流程，负责合作协议的台账管理；（四）按公司财务制度及合作协议要求，办理合作费用的支付相关手续，确保费用支付合规。第九条财务部职责：（一）负责合作预算的审核工作，核查合作预算编制的合理性与合规性；（二）严格按照合作协议约定及公司财务制度，办理合作费用的审核、支付与结算手续，核查费用支出的真实性与合规性；（三）对合作费用的使用情况进行跟踪管控，定期与业务需求部门、采购部核对合作费用支出情况；（四）负责合作相关财务凭证的整理与归档工作，为合作审计提供财务数据支撑。第十条技术部职责：（一）对涉及技术服务、系统对接、数据处理的合作项目，提供技术支持与审核意见，评估合作方的技术能力与安全保障能力；（二）负责合作过程中技术对接环节的安全管控，落实数据加密、访问控制等安全措施，防范数据泄露、篡改等技术风险；（三）对合作过程中出现的技术问题进行及时处置，保障合作项目技术层面的顺利推进。第十一条公司管理层职责：（一）审批第三方合作合规管理制度、重大合作项目方案及合作协议；（二）协调解决合作过程中涉及的重大资源保障问题与跨部门重大争议；（三）监督第三方合作合规管理工作的整体推进情况，对重大合作风险进行决策处置。第三章合作方准入合规管理第十二条合作方准入实行“资质审核+风险评估”双重管控机制，所有合作方必须通过准入审核后方可开展合作。业务需求部门不得与未通过准入审核的第三方开展任何形式的合作。第十三条合作方准入基本条件：（一）依法成立并合法存续的企业法人、个体工商户或其他合法主体，具备有效的营业执照、相关行业资质证明文件；（二）具备与合作项目相匹配的业务能力、技术水平、服务团队及资源保障能力；（三）商业信誉良好，近3年内无重大违法违规记录、无严重违约行为、无重大诉讼纠纷或被列入失信被执行人名单等不良信用记录；（四）具备健全的内部管理制度与风险防控机制，能够保障合作项目的顺利推进与服务质量；（五）涉及数据处理、个人信息相关的合作，需具备符合法律法规要求的数据安全保障能力，通过相关数据安全认证；（六）符合公司业务发展需求及合作项目的具体要求。第十四条准入审核流程：（一）需求提出与资料收集：业务需求部门提出合作需求后，收集潜在合作方的相关资料，包括但不限于营业执照、资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书、财务状况证明、过往合作案例、信用记录证明等；（二）初步审核：业务需求部门联合采购部对收集的合作方资料进行初步审核，核查资料的真实性、完整性与有效性，筛选出符合基本准入条件的候选合作方；（三）尽职调查：对金额较大、合作周期较长或风险等级较高的合作项目，由合规管理部牵头，联合业务需求部门、采购部、技术部开展尽职调查，通过实地考察、第三方信用查询、客户回访等方式，进一步核实合作方的资质能力、商业信誉、风险状况等；（四）合规评估：合规管理部对候选合作方进行合规评估，重点评估合作方是否存在合规风险、合作模式是否符合法律法规要求，形成合规评估意见；（五）准入审批：业务需求部门汇总初步审核、尽职调查、合规评估等结果，填写《第三方合作准入审批表》，按公司审批权限逐级上报审批。常规合作项目由总经理审批；重大合作项目（如合作金额5万元及以上、合作周期超过1年、涉及核心业务或敏感数据的合作）需提交公司董事会审议通过。第十五条准入结果管理：审批通过的合作方，纳入公司《合格第三方合作方名录》进行统一管理；未通过审批的合作方，由业务需求部门向其说明原因，相关资料按档案管理制度归档留存。《合格第三方合作方名录》由采购部负责维护更新，定期向各部门公示。第四章合作协议签订合规管理第十六条所有第三方合作必须签订书面合作协议，明确双方的权利义务、合作内容、服务标准、费用结算、违约责任、保密条款、数据安全责任、争议解决方式等核心条款。严禁无协议合作或先合作后补协议的行为。第十七条合作协议起草与审核：（一）协议起草：合作协议由业务需求部门根据合作实际情况起草，优先使用公司统一的协议模板；无统一模板的，需参照相关法律法规要求起草；（二）部门审核：业务需求部门完成协议起草后，提交采购部、财务部、技术部等相关部门审核，各部门结合自身职责提出审核意见；（三）合规审核：合规管理部对合作协议进行最终合规审核，重点审核协议条款的合法性、完整性、公平性，核查是否明确合规义务与风险责任，确保协议内容符合法律法规要求及公司管理制度规定；审核未通过的，需告知业务需求部门修改完善后重新提交审核；（四）审批签订：合作协议经各部门审核通过后，按公司审批权限逐级上报审批；审批通过后，由公司法定代表人或其授权委托人签订协议。协议签订需加盖公司公章或合同专用章，确保签订流程合规、印章使用规范。第十八条特殊条款管控：（一）保密条款：协议需明确双方的保密义务，界定保密信息范围（包括公司商业秘密、客户信息、技术信息等），约定保密期限及违反保密义务的违约责任；（二）数据安全条款：涉及数据处理、个人信息共享的合作，协议需明确数据处理的范围、方式、安全保障措施，约定合作方不得擅自收集、使用、泄露相关数据，明确数据安全责任及应急处置要求；（三）知识产权条款：明确合作过程中产生的知识产权归属，约定双方对知识产权的使用权限、保护义务及侵权责任；（四）违约责任条款：明确双方违反协议约定的具体情形及相应的违约责任，确保违约责任具有可操作性，能够有效保障公司合法权益。第十九条协议台账与归档管理：采购部负责建立合作协议台账，详细记录协议编号、合作方名称、合作内容、合作期限、金额、签订日期、审批情况等信息，定期更新维护；合作协议原件及相关审核资料由档案管理部门统一归档留存，留存期限不少于合作终止后5年。第五章合作过程合规管理第二十条业务需求部门为合作过程管理的责任主体，需建立合作过程跟踪机制，定期与合作方沟通对接，及时掌握合作进度、服务质量等情况，确保合作项目按协议约定推进。第二十一条服务质量管控：业务需求部门需对照合作协议约定的服务标准，对合作方的服务质量进行定期检查与验收，形成服务质量验收记录；发现服务质量不符合要求的，需及时向合作方提出整改要求，跟踪整改落实情况，必要时可依据协议约定追究其违约责任。第二十二条费用支付管控：财务部严格按照合作协议约定及公司财务制度，审核合作费用支付申请，核查费用支付的条件、金额、期限等是否符合协议要求；无合规审核意见、无服务质量验收记录或验收不合格的，不得办理费用支付手续。合作费用支付需通过银行转账方式进行，确保资金流向清晰、可追溯。第二十三条数据安全与保密管控：（一）合作过程中涉及公司商业秘密、客户信息、业务数据等敏感信息的，业务需求部门需采取必要的保密措施，规范信息传递流程，严禁合作方擅自获取、使用超出协议约定范围的敏感信息；（二）技术部需对数据传输、存储、处理等环节进行安全管控，落实数据加密、访问控制、安全审计等技术措施，防范数据泄露、篡改、丢失等风险；（三）合规管理部定期对合作方的保密义务与数据安全责任履行情况进行检查，发现违规问题及时督促整改。第二十四条合作变更与终止管理：（一）合作过程中因业务需求变更、市场环境变化等原因需调整合作内容、期限、金额等协议条款的，需由业务需求部门提交《合作协议变更申请单》，说明变更原因及变更内容，按原协议审核审批流程履行变更手续，签订补充协议；（二）合作期满或因双方协商一致、合作方违约、出现不可抗力等原因需终止合作的，业务需求部门需按协议约定办理合作终止手续，清理合作成果、交接相关资料、结清相关费用，明确合作终止后的保密义务、数据安全责任等后续事项；（三）合作变更或终止的相关资料，需及时归档留存。第二十五条风险监测与应急处置：各部门在合作过程中需密切关注合作方的经营状况、履约能力、合规情况等，及时识别潜在风险；发现合作方存在违法违规行为、严重违约、经营恶化等风险隐患的，需立即向合规管理部及公司管理层报告，启动风险应急处置机制，采取暂停合作、终止协议、追究责任、保全证据等措施，降低风险损失。第六章合作终止后合规管理第二十六条合作终止后，业务需求部门需组织开展合作总结评估工作，分析合作目标达成情况、服务质量、合作效果、存在的问题等，形成合作总结报告，提交合规管理部备案。第二十七条资料交接与清理：业务需求部门需与合作方完成合作成果、相关资料、设备物资等的交接与清理工作，明确交接清单，双方签字确认；涉及公司资产的，需确保资产完整收回。第二十八条费用结算与尾款支付：财务部牵头，业务需求部门配合，完成合作费用的最终结算工作，核查费用支出的真实性与合规性；符合协议约定的尾款支付条件的，按财务制度办理支付手续；存在合作方违约需扣除违约金或赔偿损失的，需在结算时一并处理。第二十九条后续风险管控：合作终止后，业务需求部门仍需跟踪合作方的保密义务、数据安全责任等后续义务履行情况，发现违规行为的，及时向合规管理部报告，依法追究其责任；对合作过程中发现存在重大风险的合作方，由合规管理部将其列入《禁止合作第三方名单》，严禁公司各部门与其开展任何形式的合作。第七章监督检查与激励约束第三十条监督检查机制：建立“日常监督+专项检查+年度审计”的第三方合作合规监督体系，确保制度有效执行。（一）日常监督：业务需求部门对本部门负责的合作项目开展日常监督，及时纠正合作过程中的不规范行为；合规管理部对各部门第三方合作合规情况进行常态化监督检查，重点核查准入审核、协议签订、费用支付、数据安全等环节的合规性；（二）专项检查：合规管理部联合财务部、采购部每季度至少组织一次第三方合作专项检查，重点核查重大合作项目、高风险合作项目的合规管理情况，对检查中发现的问题，形成专项检查报告，提出整改要求并跟踪整改落实情况；（三）年度审计：公司内部审计部门（或委托第三方审计机构）每年对第三方合作合规管理工作开展全面审计，核查合作全流程的合规性、费用使用的合理性、风险防控的有效性等，审计结果上报公司管理层及董事会。第三十一条激励措施：（一）年度考核中，在第三方合作合规管理工作中表现突出（如严格执行制度要求、及时发现重大风险、合作效果优异）的部门或个人，公司给予通报表扬、绩效加分、专项奖金等激励；（二）对提出合作合规管理流程优化、风险防控措施改进等创新性建议，显著提升合作管理效率或降低合作风险的人员，公司给予额外表彰奖励，并作为评优评先、晋升的重要参考。第三十二条约束措施：各部门或个人在第三方