2026年口碑服务公司调研设备管理制度

2026年口碑服务公司调研设备管理制度第一章总则第一条制定目的为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）调研设备的采购、使用、保管、维护、校准及处置等全流程管理工作，建立标准化管理机制，保障调研设备性能稳定、数据采集精准，提高设备利用效率，降低运营风险，确保市场调研业务顺利开展，依据《中华人民共和国计量法》《中华人民共和国数据安全法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及行业标准，结合公司调研业务实际（如问卷发放、数据采集、现场访谈等场景需求），特制定本制度。第二条制定依据本制度制定主要依据以下法律法规及相关要求：（一）《中华人民共和国计量法》；（二）《中华人民共和国数据安全法》；（三）《中华人民共和国网络安全法》；（四）《企业内部控制基本规范》；（五）国家标准《信息技术设备安全第1部分：通用要求》（GB4943.1-2022）；（六）市场调研行业相关技术规范及设备厂商技术手册；（七）公司固定资产管理办法、财务管理制度等内部制度。第三条适用范围本制度适用于公司各业务部门、各分支机构在市场调研业务中使用的各类调研设备，具体包括但不限于：数据采集设备（平板电脑、笔记本电脑、手持数据终端等）、录音录像设备（录音笔、摄像机、数码相机等）、问卷发放设备（便携式打印机、扫码终端等）、测量设备（分贝仪、温湿度计、测距仪等）及配套存储设备（移动硬盘、U盘等）。凡纳入公司固定资产或低值易耗品管理的调研设备，其全流程管理工作均需遵循本制度规定。第四条核心定义本制度所称“调研设备”，是指公司为开展市场调研业务专门购置或租赁，用于数据采集、信息记录、样本测量、问卷处理等工作的各类专业设备及辅助设备，包括固定资产类调研设备（单位价值较高、使用年限超过1年）和低值易耗类调研设备（单位价值较低、使用年限不超过1年）。第五条基本原则（一）统一规范原则。建立统一的调研设备管理标准和流程，实现采购、使用、维护、处置等环节的规范化管控，确保管理有序。（二）按需配置原则。结合调研业务类型、项目规模及开展频次，合理采购、调配调研设备，避免过度储备或配置不足，保障业务需求的同时控制运营成本。（三）权责明晰原则。明确各部门及相关人员在调研设备管理中的职责，确保采购有计划、使用有规范、保管有专人、维护有记录，责任落实到人。（四）精准安全原则。保障调研设备性能稳定、数据采集精准，严格落实数据安全管理要求，防止设备故障或数据泄露影响调研质量。（五）全生命周期原则。将管理覆盖调研设备从采购入库到报废处置的全生命周期，动态跟踪设备状态，提升设备利用效率。第二章组织架构与职责第六条组织架构公司建立“统一统筹、分级负责、协同监督”的调研设备管理组织体系，明确各层级主体职责，确保管理工作有序推进：（一）行政部。作为调研设备管理的统筹部门，牵头负责本制度的制定与修订、采购计划统筹、设备台账管理、全流程组织协调及档案管理。（二）各业务部门。作为调研设备的使用部门，负责提出本部门设备需求、规范设备使用与保管、配合维护校准及盘点工作、反馈设备使用问题。（三）财务部。负责调研设备采购预算的审核、费用核算、账务处理及资产核销，参与采购价格审核及盘点监督，确保资金使用合规。（四）质量管控部。负责对调研设备的采购品质、使用规范性、维护校准有效性及管理流程合规性进行监督检查，保障调研数据质量。（五）技术支持部。负责调研设备的日常维护、故障维修、校准协调及技术指导，提供设备使用培训，保障设备技术性能稳定。第七条核心职责（一）行政部核心职责：制定并动态更新调研设备管理制度及相关操作细则，明确采购标准、使用规范、库存管控要求等；每年第四季度组织开展下一年度调研设备需求调研，结合各部门业务规划、设备老化情况及历史使用数据，编制年度采购预算及月度采购计划，报财务部审核、公司管理层审批后实施；负责筛选、审核调研设备供应商资质，建立供应商备案库，定期开展供应商综合评估，优化供应商资源；按审批后的采购计划组织实施采购工作，确保采购过程公开、公平、公正，采购设备品质合格、价格合理；负责调研设备的入库验收、资产登记、库存保管工作，建立并及时更新《调研设备管理台账》，详细记录设备信息、使用状态、流转情况等，确保账实相符；统筹协调各部门调研设备的调配、领用及归还工作，规范领用审批流程，监督设备使用及保管情况；负责调研设备处置工作的统筹协调，组织开展设备报废、闲置、捐赠等处置流程，确保处置合规；负责调研设备管理全流程资料的收集、整理及归档，定期向公司管理层汇报管理工作开展情况。（二）各业务部门核心职责：指定专人作为本部门调研设备管理员，负责统筹本部门设备需求统计、领用申请提交、设备分发及使用监督；结合调研项目需求，合理预估设备用量，按时向行政部提交采购或领用申请，明确设备规格、数量、使用时间等要求；规范本部门人员的设备使用行为，确保严格按照操作规范使用设备，避免违规操作导致设备损坏；负责本部门领用设备的日常保管，落实防火、防潮、防盗等保管措施，明确设备使用人及保管责任，防止设备丢失或损坏；配合行政部、技术支持部开展设备维护校准、盘点工作，及时反馈设备使用过程中的故障或性能异常情况；调研项目结束后，及时将设备归还至行政部仓库，办理归还登记手续，确保设备状态完好、配件齐全。（三）财务部核心职责：审核行政部提交的调研设备年度采购预算及月度采购计划，结合公司经营目标及资金状况，合理核定预算金额；对采购过程中的费用支出进行审核，核查采购合同、发票、验收单等资料的真实性、完整性，按公司财务制度完成费用报销及账务处理；负责调研设备的资产核算工作，对固定资产类设备建立资产卡片，跟踪资产折旧情况；参与调研设备定期盘点工作，监督盘点过程的规范性，核查盘点结果与账务记录的一致性，对盘盈、盘亏情况提出账务处理意见；对调研设备处置过程中的费用支出、回收款项进行账务处理，按规定完成资产核销手续。（四）质量管控部核心职责：对调研设备采购品质进行监督，随机抽查采购设备的质量，核查产品合格证、检测报告等品质证明材料，对不合格设备提出整改要求；监督各部门调研设备使用环节的合规性，核查是否存在违规操作、擅自转借、私用设备等行为，确保设备使用符合业务规范；对调研设备维护校准工作进行监督，核查维护校准流程的规范性、校准报告的有效性，确保设备性能符合调研数据采集要求；对调研设备处置过程进行监督，核查处置方式的合规性、处置结果的真实性，避免资产流失；对监督检查中发现的问题提出整改意见，跟踪整改落实情况，形成监督检查报告上报公司管理层。（五）技术支持部核心职责：建立调研设备维护校准体系，制定各类设备的维护周期、校准标准及操作规范；负责调研设备的日常维护工作，定期对设备进行检测、调试，及时处理设备轻微故障，保障设备正常运行；负责联系具备资质的校准机构，组织开展调研设备的定期校准工作，跟踪校准进度，获取校准报告并提交至行政部归档；对故障严重无法现场维修的设备，协调供应商或专业维修机构进行维修，跟踪维修进度，确保维修质量；为各部门提供调研设备使用技术培训及咨询服务，指导员工规范操作设备；参与调研设备采购选型工作，提供技术支持，确保采购设备符合业务技术需求。第三章采购管理第八条采购计划制定（一）需求收集。每月25日前，各部门调研设备管理员汇总本部门下月调研设备需求，填写《调研设备需求表》，注明设备名称、规格、数量、使用场景、使用期限等信息，经部门负责人审核后提交至行政部；（二）计划编制。行政部结合各部门需求、现有库存数量、设备老化更新计划及年度采购预算，编制《月度调研设备采购计划》，明确采购设备清单、预估单价、预算金额、采购时间等内容；（三）审批流程。《月度调研设备采购计划》经财务部审核预算合规性、技术支持部审核技术适配性后，报公司管理层审批；单笔采购金额较大的，需经公司董事会审批。审批通过后，由行政部组织实施采购。第九条供应商管理（一）资质审核。行政部筛选供应商时，需严格审核以下资质条件：具备独立法人资格，持有有效的营业执照；具备调研设备销售或租赁相关业务资质；具备完善的供货能力、售后服务体系及技术支持能力；具备相关产品的品质证明材料及行业认证；近3年内无重大违法违规记录、品质投诉或不良信用记录；（二）备案管理。对审核通过的供应商，行政部建立《调研设备供应商备案表》，详细记录供应商名称、资质证明、联系方式、合作期限、服务范围、产品报价等信息，备案材料妥善归档；（三）动态评估。行政部每季度对备案供应商开展一次综合评估，评估内容包括产品品质、供货效率、价格合理性、售后服务质量、技术支持能力等；对评估合格的供应商可继续合作，对评估不合格或存在违规行为的供应商，立即终止合作，从备案库中移除，并列入公司合作黑名单；（四）合作优化。行政部根据业务需求及供应商评估结果，适时优化供应商资源，可通过比价、竞价等方式选择优质供应商，必要时与核心供应商签订长期合作协议，保障供货稳定性及价格优势。第十条采购实施（一）采购方式。根据采购金额及设备特性，选择合适的采购方式：小额采购可采用询价方式，向3家及以上备案供应商询价后择优确定；大额采购或特殊专业设备采购需采用招标或竞价方式，确保采购过程公开透明；（二）合同签订。采购方式确定后，行政部与供应商签订正式采购合同，明确采购设备规格、数量、品质标准、价格、交付时间、付款方式、售后服务条款、违约责任等核心内容；（三）采购执行。供应商按合同约定组织备货、发货，行政部跟踪供货进度，确保设备按时交付；若出现交付延迟、设备规格不符等情况，及时与供应商沟通协调，落实整改措施；（四）验收入库。设备送达后，行政部组织采购专员、技术支持部人员、仓库管理员共同开展验收工作，核对设备名称、规格、数量与合同是否一致，检查设备外观、配件完整性及开机运行状态；必要时由技术支持部进行全面性能检测；验收合格的，填写《调研设备入库验收单》，办理入库手续并登记资产台账；验收不合格的，由行政部协调供应商办理退换货手续。第四章使用与保管管理第十一条领用管理（一）领用申请。各部门因调研项目需要领用设备时，由部门调研设备管理员填写《调研设备领用单》，注明领用部门、领用人员、设备名称、规格、数量、领用期限、使用项目等信息，经部门负责人审核签字后，提交至行政部；（二）审核发放。行政部核对领用单信息，确认符合领用要求后，安排仓库管理员发放设备；发放时，双方共同检查设备状态、配件完整性，在领用单上签字确认；行政部及时更新设备台账，标注设备领用状态及使用人；（三）领用规范。领用人员需凭审批后的领用单领用设备，严禁无单领用、代领（特殊情况代领需提供委托书）；领用设备的使用期限需与项目周期匹配，项目结束后3个工作日内必须归还；因特殊情况需延长领用期限的，需提前1个工作日向行政部提交延期申请，经审批同意后方可延长；（四）归还验收。领用部门归还设备时，行政部仓库管理员与部门调研设备管理员共同检查设备状态、配件完整性，核对设备是否存在损坏、故障等情况；检查无误的，办理归还登记手续，更新设备台账；若发现设备损坏、配件缺失，需查明原因，由相关责任人承担相应责任。第十二条使用规范（一）操作要求。使用人员需严格按照设备操作手册及技术支持部培训要求使用设备，严禁违规操作；首次使用不熟悉的设备，需提前向技术支持部或部门设备管理员咨询，确保规范操作；（二）数据安全。使用设备进行数据采集、存储时，需严格遵守公司数据安全管理规定，设置设备密码保护，及时备份调研数据；严禁在设备中存储与工作无关的信息，严禁泄露调研数据及客户信息；项目结束后，按要求将设备内调研数据导出至公司指定存储系统，并清理设备内数据；（三）使用限制。调研设备仅限公司调研业务使用，严禁擅自转借他人、私用或用于非业务活动；严禁拆卸、改装设备及更换设备配件；严禁将设备放置在高温、潮湿、粉尘较多等恶劣环境中使用；（四）故障处理。使用过程中发现设备故障或性能异常时，应立即停止使用，及时向本部门设备管理员反馈，由部门设备管理员提交至行政部及技术支持部；严禁擅自拆卸维修设备；技术支持部接到反馈后，及时开展故障排查及维修工作。第十三条保管管理（一）日常保管。各部门领用的设备由领用人员负责日常保管，落实防火、防潮、防盗、防摔等保管措施；外出调研时，需随身携带设备，确保设备安全；非使用时段，需将设备存放至指定安全区域；（二）专人负责。易损坏、高价值调研设备（如专业摄像机、高精度测量仪器等）需明确专人保管，建立设备使用登记制度，详细记录每次使用时间、使用人、使用情况；（三）库存保管。行政部仓库管理员负责库存设备的日常保管，确保存储环境干燥、通风、整洁，配备必要的防护设施；定期检查库存设备状态，对长期闲置设备进行定期开机运行维护，防止设备老化；库存设备实行分类存放，标识清晰，便于管理和取用；（四）异地使用管理。因调研项目需要在异地使用设备的，领用部门需提前向行政部提交异地使用申请，注明异地使用地点、期限、保管责任人及安全保障措施；经审批同意后，方可携带设备异地使用；异地使用期间，保管责任人需每日检查设备状态，确保设备安全。第五章维护与校准管理第十四条日常维护（一）部门维护。各部门领用的设备，使用人员需做好日常维护工作，包括设备外观清洁、电池充电、数据备份等；部门调研设备管理员每周对本部门领用设备进行一次全面检查，记录设备状态，及时发现并反馈潜在问题；（二）仓库维护。行政部仓库管理员每月对库存设备进行一次维护，包括外观清洁、开机运行检测、电池保养等，确保设备随时可用；对发现的问题及时反馈至技术支持部处理；（三）维护记录。技术支持部对开展的维护工作进行详细记录，填写《调研设备维护记录表》，注明设备名称、维护时间、维护内容、维护人员、维护结果等信息，提交至行政部归档。第十五条校准管理（一）校准范围。需要进行校准的调研设备主要包括：测量类设备（分贝仪、温湿度计等）、数据采集类设备（手持数据终端、精准定位设备等）及其他对数据精度有要求的设备；（二）校准周期。技术支持部根据设备类型、使用频率、精度要求及厂商建议，制定《调研设备校准周期表》：核心测量设备每6个月校准一次；常规数据采集设备每年校准一次；新采购的测量类设备投入使用前必须完成首次校准；设备维修后需进行复检校准；（三）校准实施。技术支持部负责联系具备法定资质的校准机构，组织开展设备校准工作；校准前，行政部协调各领用部门及时归还设备；校准过程中，跟踪校准进度，确保校准工作规范开展；校准完成后，获取校准报告，核对校准结果；（四）校准结果处理。校准合格的设备，由行政部粘贴“校准合格”标识，标注校准日期及下次校准日期，更新设备台账；校准不合格的设备，由技术支持部评估维修价值，可维修的协调维修后重新校准，无法维修的按处置流程处理；校准报告由行政部归档保存。第六章盘点与处置管理第十六条盘点管理（一）盘点周期。行政部每月组织开展一次调研设备库存抽查，每季度开展一次全面盘点；年末结合公司年度资产盘点工作，开展年度调研设备全面盘点；（二）盘点流程。盘点工作由行政部牵头，财务部、质量管控部、技术支持部及各部门调研设备管理员配合实施：行政部制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工；盘点人员对照设备台账，对仓库内及各部门在用的调研设备进行逐一核对，记录设备实际数量、状态、配件完整性；对盘盈、盘亏的设备，详细注明原因；（三）差异处理。盘点结束后，行政部汇总盘点结果，编制《调研设备盘点报告》，注明盘盈、盘亏的设备名称、数量、金额及原因，经财务部审核、质量管控部核查后，报公司管理层审批；根据审批意见，行政部调整设备台账，财务部进行相应的账务处理；对盘亏设备，需追究相关责任人责任的，按奖惩规定执行；（四）资料归档。盘点过程中的盘点计划、盘点表、盘点报告等相关资料，由行政部收集整理后归档保存，作为设备管理及账务处理的依据。第十七条处置管理（一）处置范围。符合以下情形之一的调研设备，需进行处置：达到使用年限，性能严重下降，无法满足调研业务需求的；故障严重，维修成本过高或无法维修的；技术迭代淘汰，无使用价值的；长期闲置（超过6个月无使用记录），且无法调拨给其他部门使用的；因意外事故导致损坏，无法修复的；其他符合处置条件的调研设备。（二）处置流程。处置申请。各部门发现符合处置条件的设备时，由部门调研设备管理员填写《调研设备处置申请表》，注明设备名称、规格、数量、购置时间、资产编号、处置原因、预估残值等信息，经部门负责人审核后提交至行政部；审核评估。行政部组织技术支持部、财务部对申请处置的设备进行评估，技术支持部评估设备技术状态及维修价值，财务部评估资产价值；质量管控部对处置申请的合规性进行审核；审核评估通过后，报公司管理层审批；大额资产处置需经公司董事会审批；处置实施。根据审批意见，行政部选择合适的处置方式：可回收利用的设备，交由备案的专业回收机构处理，获取的回收款项及时上缴财务部；无法回收利用的设备，交由具备环保资质的机构进行无害化处置，严禁随意丢弃；涉及公司商业信息的设备（如存储过调研数据的硬盘、U盘等），处置前需由技术支持部完成数据彻底清除或物理销毁，确保信息安全；需捐赠的设备，经审批同意后，与受赠方签订捐赠协议，办理捐赠手续；后续管理。处置完成后，行政部更新设备台账，核销相应设备记录；财务部对处置过程中的费用支出、回收款项进行账务处理，完成资产核销手续；行政部将处置申请、审批文件、处置记录、数据清除证明等相关资料归档保存。第七章监督管理与奖惩第十八条监督检查机制公司建立调研设备全流程监督检查机制，由质量管控部牵头，行政部、财务部、技术支持部配合实施：（一）日常监督。质量管控部对每笔采购、领用业务进行随机抽查，核查采购流程合规性、领用审批完整性、设备使用规范性；（二）定期检查。质量管控部联合行政部每季度对各部门调研设备使用、保管情况及行政部库存管理、维护校准工作进行全面检查，重点核查设备台账准确性、设备状态完好性、维护校准记录完整性等；（三）专项检查。针对设备采购价格异常、设备频繁故障、员工举报等事项，开展专项检查，深入核查问题原因，提出整改意见并跟踪落实；（四）投诉处理。建立调研设备管理投诉渠道，接受各部门及员工对采购品质、领用流程、维护服务等工作的投诉；质量管控部对投诉信息及时核查处理，在7个工作日内将处理结果反馈给投诉人。第十九条奖励措施公司建立调研设备管理激励机制，对表现优秀的部门及个人给予表彰奖励：（一）对严格遵守本制度规定，规范使用、妥善保管设备，季度盘点无差异，且设备故障率低的部门，给予部门绩效考核加分；（二）对在设备采购选型、维护校准、成本控制等工作中提出合理化建议，有效提升设备利用效率、降低运营成本的个人，给予通报表扬及物质奖励；（三）对及时发现设备故障、采购品质问题或违规使用行为，为公司挽回损失的员工，给予专项奖励；（四）对长期保持规范使用设备习惯、积极参与设备维护保养的员工，给予表彰及小礼品奖励。第二十条惩处措施存在以下情形之一的，公司将对相关部门或个人予以惩处；情节严重的，依规追究法律责任：（一）业务部门未按规定办理领用、归还手续，或虚报、多报领用需求，导致设备闲置、浪费或丢失的，给予部门负责人及相关责任人通报批评，扣减部门绩效考核分数；（二）员工违规操作设备导致设备损坏、性能下降的，或擅自拆卸、改装、转借、私用设备的，给予批评教育；情节严重的，按设备维修费用或资产价值赔偿损失，并给予绩效扣分；（三）因保管不善导致设备丢失、损坏的，追究相关保管人责任，责令赔偿损失；（四）行政部未按规定制定采购计划、审核供应商资质，或在采购过程中弄虚作假、收受回扣，导致采购成本过高、设备品质不合格的，追究部门负责人及直接责任人责任，给予纪律处分；造成公司损失的，依法承担赔偿责任；（五）技术支持部未按规定开展设备维护校准工作，导致设备性能异常影响调研数据质量的，追究相关技术人员责任，给予绩效扣分；（六）财务部未按规定审核预算、处理账务，导致资金使用违规、账务混乱的，追究相关财务人员责任；（七）监督检查人员在工作中弄虚作假、徇私舞弊、玩忽职守的，给予通报批评；情节严重的，调离岗位；（八）供应商存在提供不合格设备、交付延迟、价格欺诈等违规行为的，立即终止合作，追究违约责任；造成公司损失的，依法追偿。第八章档案管理与保密要求第二十一条档案管理行政部负责建立健全调研设备管理档案管理制度，对全流程