2026年口碑服务公司岗位说明书编制与更新规范

2026年口碑服务公司岗位说明书编制与更新规范第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）岗位说明书的编制与更新管理工作，明确各岗位核心职责、任职要求与工作标准，优化人力资源配置，支撑招聘配置、培训开发、绩效考核、薪酬管理等人力资源管理全流程工作，保障岗位管理的科学性与规范性，依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《企业人力资源管理规范》等相关法律法规及行业管理标准，结合公司口碑服务业务特性与岗位管理实际，制定本规范。第二条本规范适用于公司所有岗位的岗位说明书编制、审核、发布、更新、归档及管理监督等全流程工作，涵盖的岗位类型包括：业务岗（如口碑调研岗、推广执行岗、客户服务岗、项目运营岗等）、管理岗（如部门经理、项目主管、团队负责人等）、技术岗（如数据分析师、监测系统运维岗等）、职能岗（如人力资源岗、行政岗、财务岗等）。公司人力资源部门、各业务部门、职能部门及所有参与岗位说明书编制、审核、使用的内部人员，均需严格遵守本规范规定。第三条岗位说明书编制与更新遵循“精准适配、动态适配、权责明晰、合规规范、实用高效”的核心原则，坚持“谁用人、谁编制，谁审核、谁把关，谁管理、谁更新”的责任机制，确保岗位说明书能够真实反映岗位核心价值与工作要求，与公司业务发展、组织架构调整保持同步，为人力资源管理工作提供可靠依据。第四条公司建立岗位说明书协同管理体系，明确各部门核心职责：人力资源部门为岗位说明书归口管理部门，负责制定编制与更新标准模板、组织开展编制培训、审核岗位说明书合规性与规范性、统筹发布与归档管理、监督更新落实情况；各业务部门、职能部门负责人为本部门所属岗位说明书编制与更新的第一责任人，负责组织本部门岗位说明书的编制、初稿审核、更新提报，确保内容真实准确、贴合岗位实际；岗位直接任职人员或拟任人员需配合参与岗位说明书的编制与更新，提供岗位实际工作信息；公司分管领导负责审批核心岗位、管理岗岗位说明书的编制与重大更新事项。第二章岗位说明书编制规范第五条编制主体与编制时机。岗位说明书由用人部门牵头编制，人力资源部门提供专业指导：新设立岗位需在岗位招聘启动前完成编制与审批；现有岗位未编制岗位说明书的，需在本规范施行后3个月内完成补编；岗位因业务调整、职责变更等需要重新梳理的，需在调整后1个月内完成重新编制。第六条核心编制内容。岗位说明书需全面、清晰、准确反映岗位核心信息，核心内容包括以下九个模块，结合口碑服务岗位特性补充专项要求：（一）岗位基本信息：包括岗位名称、所属部门/团队、岗位层级、直接上级、直接下级（如有）、岗位编制、岗位编号、生效日期，其中口碑服务业务岗需额外注明对应服务业务线（如政企口碑服务、消费品口碑服务等）；（二）岗位使命：简要阐述岗位存在的核心价值与主要目的，需结合公司战略与部门职能，语言简洁精准；（三）核心工作职责：明确岗位需承担的主要工作任务与职责范围，按工作重要性或流程顺序排序，使用具体、可量化、可考核的表述，避免模糊笼统；其中业务岗需明确口碑调研实施、推广策略执行、客户关系维护、项目交付等核心业务职责；管理岗需明确团队管理、业务统筹、资源协调、绩效管控等管理职责；技术岗需明确数据处理、系统运维、技术支持等技术职责；（四）任职资格要求：包括学历学位、专业背景、工作年限、专业资质、技能要求等，需结合岗位实际需求合理设定，不得设置歧视性条件；口碑服务相关岗位需明确口碑分析工具使用、市场调研能力、沟通表达能力、客户服务意识等专项要求；（五）工作权限：明确岗位在工作开展过程中享有的审批权、建议权、监督权、资源调配权等，确保权责对等；（六）工作协作关系：明确岗位对内（其他部门、团队、上下级）、对外（客户、供应商、合作机构等）的主要协作对象与协作内容；（七）绩效考核要点：明确岗位核心绩效考核指标（KPI）或关键任务目标（OKR），需与公司绩效考核体系衔接，突出岗位核心价值贡献；（八）工作条件与环境：说明岗位工作地点、工作时间、所需工作设备（如监测设备、专业软件等）及工作环境特性（如是否需要经常出差、是否涉及户外调研等）；（九）其他说明：包括岗位发展通道、培训需求、岗位关联说明等补充信息。第七条编制流程规范。岗位说明书编制需严格遵循以下流程，确保内容合规、准确、实用：（一）需求提报与模板领取：用人部门根据岗位设立或补编需求，向人力资源部门提交《岗位说明书编制需求单》，领取统一的编制模板与编制指引；（二）初稿编制：用人部门组织岗位任职人员或负责人，结合岗位实际工作开展情况，按模板要求完成岗位说明书初稿编制，确保内容完整、表述准确；（三）内部审核：部门负责人对初稿进行审核，重点核查职责描述的准确性、任职要求的合理性、考核要点的适配性，审核通过后签字确认；（四）专业审核：用人部门将审核通过的初稿提交至人力资源部门，人力资源部门从规范性、合规性、系统性角度进行审核，重点核查是否符合编制标准、是否存在歧视性条款、是否与公司人力资源管理体系衔接，必要时征求法务部门合规意见；审核提出修改意见的，退回用人部门修改完善；（五）审批发布：普通岗位经人力资源部门审核通过后，即可发布执行；核心业务岗、管理岗需经分管领导审批通过后发布；审批通过的岗位说明书，由人力资源部门统一编号登记。第八条编制质量要求。编制的岗位说明书需符合以下质量标准：内容真实完整，无遗漏核心信息；表述准确规范，语言通俗易懂，无歧义；职责界定清晰，避免岗位间职责交叉重叠或遗漏；任职要求合理，与岗位价值匹配，不设置过高或过低门槛；考核要点明确，具备可操作性；整体格式统一，符合公司编制模板要求。第三章岗位说明书审核与发布管理第九条审核分级与审核要点。岗位说明书实行分级审核机制，确保审核全面、严格：（一）一级审核（部门内部）：由用人部门负责人审核，审核要点包括：职责范围是否覆盖岗位核心工作、任职要求是否贴合部门业务需求、考核要点是否突出部门工作重点、内容是否符合岗位实际；（二）二级审核（专业审核）：由人力资源部门审核，审核要点包括：编制格式是否符合统一标准、内容是否完整无缺失、表述是否规范无歧义、任职要求是否符合法律法规规定、是否与公司整体岗位体系衔接；（三）三级审核（高层审批）：核心业务岗、管理岗及涉及公司核心职能的岗位，需经分管领导审核批准，审核要点包括：岗位定位是否符合公司战略发展、职责设置是否合理、权限分配是否科学、是否能够支撑业务发展需求。第十条审核时限要求。各级审核需在规定时限内完成，确保编制工作高效推进：部门内部审核需在初稿编制完成后2个工作日内完成；人力资源部门专业审核需在收到审核材料后3个工作日内完成；分管领导审批需在收到审核材料后2个工作日内完成；特殊情况无法按时完成的，需提前向相关部门说明情况，明确延迟时限。第十一条发布与公示管理。审批通过的岗位说明书，由人力资源部门统一发布：通过公司内部办公系统、公告栏等渠道进行公示，公示期不少于3个工作日；公示内容包括岗位名称、所属部门、核心职责、任职要求等核心信息，便于员工查阅与了解；公示期内，员工对岗位说明书内容有异议的，可向人力资源部门或用人部门提交书面异议申请，相关部门需在2个工作日内核实并反馈结果；公示无异议或异议处理完成后，岗位说明书正式生效执行。第十二条发布后告知义务。岗位说明书正式发布后，用人部门需及时向岗位任职人员及相关协作部门进行告知，确保任职人员明确自身职责、权限与考核要求，协作部门了解岗位协作关系，保障工作顺畅开展。人力资源部门需将正式版岗位说明书纳入员工培训内容，提升员工对岗位说明书的认知与执行力度。第四章岗位说明书更新管理第十三条更新触发条件。当出现以下情形之一时，需及时启动岗位说明书更新工作，确保岗位说明书与岗位实际情况动态匹配：（一）公司组织架构调整，导致岗位所属部门、汇报关系、协作关系发生变化的；（二）公司业务范围拓展、业务流程优化，导致岗位核心职责、工作内容发生重大变化的；（三）岗位层级调整、权限变更，导致任职要求、工作权限发生变化的；（四）绩效考核体系调整，导致岗位考核要点发生变化的；（五）法律法规或行业标准调整，对岗位任职要求或工作内容提出新要求的；（六）岗位实际运行过程中，发现岗位说明书内容与实际工作严重不符，需要修正的；（七）其他需要更新的情形。第十四条更新周期要求。除触发即时更新的情形外，公司实行岗位说明书定期更新机制：每年第四季度，由人力资源部门组织各部门开展岗位说明书全面梳理与更新工作，确保所有岗位说明书内容的时效性与准确性；各部门需在每年12月15日前完成本部门岗位说明书的梳理与更新提报工作，人力资源部门在12月底前完成审核与发布。第十五条更新流程规范。岗位说明书更新流程参照编制流程执行，简化部分环节，提升更新效率：（一）更新申请提报：用人部门根据更新触发条件，向人力资源部门提交《岗位说明书更新申请表》，说明更新原因、更新内容要点，附原岗位说明书及相关证明材料；（二）初稿修订：用人部门组织相关人员，结合实际变化情况，对原岗位说明书进行修订，形成更新初稿；（三）审核审批：更新初稿经部门负责人审核、人力资源部门专业审核，核心岗位、管理岗需经分管领导审批，审批流程与时限要求同编制阶段；（四）重新发布与公示：审批通过后，由人力资源部门重新发布更新后的岗位说明书，公示期不少于2个工作日，公示无异议后正式生效；（五）资料替换：更新后的岗位说明书正式生效后，人力资源部门需及时替换原版本资料，确保员工查阅的是最新版本。第十六条更新特殊要求。岗位说明书更新需保持更新记录的完整性，详细记录更新原因、更新内容、更新时间、审批人员等信息；更新过程中需确保新旧版本的衔接，避免因更新导致岗位职责真空或重叠；涉及多个关联岗位同时更新的，需统筹协调各部门，确保更新内容的一致性与协同性。第五章岗位说明书归档与使用管理第十七条归档管理规范。人力资源部门负责岗位说明书的统一归档管理，建立健全岗位说明书档案体系：对正式发布的岗位说明书（含各版本）进行分类归档，按部门、岗位类型建立档案台账，详细记录岗位名称、所属部门、编制/更新时间、版本号、归档日期等信息；归档资料包括纸质版与电子版，纸质版需装订成册，存放于专用档案柜，电子版需存储至公司专用档案管理系统，实行异地备份，确保档案安全；岗位说明书档案保管期限为岗位存续期间及岗位撤销后5年，确保档案可追溯。第十八条使用规范要求。岗位说明书是公司人力资源管理工作的核心依据，各部门需规范使用：招聘配置环节，需以岗位说明书的任职要求为核心依据筛选候选人，确保人岗匹配；培训开发环节，需结合岗位说明书的任职要求与工作内容，制定针对性的培训计划；绩效考核环节，需以岗位说明书的考核要点为核心依据开展考核，确保考核公平公正；薪酬管理环节，需结合岗位说明书的岗位层级、职责难度，确定岗位薪酬等级；员工职业发展环节，需以岗位说明书为依据，为员工提供清晰的职业发展指引。第十九条查阅与复制管理。公司内部员工因工作需要查阅、复制岗位说明书的，需向人力资源部门提交书面申请，注明查阅/复制用途、岗位名称、份数，经所在部门负责人审核同意后，由档案管理人员协助办理；查阅纸质版档案需在档案管理场所进行，严禁涂改、勾画、抽取档案资料；复制岗位说明书需加盖档案证明章，复制件仅可用于公司内部工作，严禁外传；外部单位因审计、监管等需要查阅的，需凭有效证明文件，经公司分管领导审批后，在人力资源部门人员陪同下查阅，严禁复制或摘抄核心信息。第六章监督考核与奖惩第二十条监督检查机制。人力资源部门联合内部审计部门，建立岗位说明书编制与更新监督检查机制：定期检查（每季度抽查、每年全面检查）各部门岗位说明书编制、更新、归档、使用的合规性与规范性；检查内容包括：编制是否及时完整、更新是否及时准确、归档是否规范有序、使用是否符合要求；检查方式包括资料查阅、人员访谈、现场核查等；检查完成后形成检查报告，明确问题及整改要求，跟踪整改落实情况，确保问题闭环管理。第二十一条考核指标体系。公司将岗位说明书编制与更新管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核，核心考核指标包括：岗位说明书编制及时率（100%）、编制完整率（100%）、更新及时率（100%）、内容准确率（不低于99%）、归档完整率（100%）、规范使用率（100%）。第二十二条表彰奖励。对在岗位说明书编制与更新管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰奖励：严格遵守本规范规定，编制及时完整、更新准确高效、归档规范有序的部门；认真履行审核职责，及时发现并纠正编制问题，确保内容质量的人员；积极配合监督检查，整改工作成效显著的部门或个人；提出岗位说明书管理优化建议并产生显著成效的人员。奖励方式包括现金奖励、荣誉表彰、绩效考核加分等。第二十三条责任追究。对在岗位说明书编制与更新管理工作中存在以下行为的部门或个人，公司将按相关规定追究责任：（一）未按规定及时编制、更新岗位说明书，导致岗位管理混乱的；（二）编制、更新的岗位说明书内容不真实、不完整、不准确，存在重大遗漏或错误的；（三）审核人员未严格履行审核职责，导致违规内容发布执行的；（四）未按规定归档岗位说明书资料，导致档案丢失、损毁的；（五）违规查阅、复制