2026年口碑服务公司劳动保护用品采购与发放管理制度

2026年口碑服务公司劳动保护用品采购与发放管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）劳动保护用品的采购、发放、使用、回收及管理工作，保障员工在生产经营活动中的人身安全与健康，落实劳动保护主体责任，依据《中华人民共和国安全生产法》《劳动防护用品监督管理规定》《用人单位劳动防护用品管理规范》等相关法律法规及公司经营管理实际需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体员工劳动保护用品的计划、采购、验收、存储、发放、使用、维护、回收、报废等全流程管理工作。公司各业务部门、行政部门、财务部门、监督部门及全体员工，均需严格遵守本制度规定。第三条劳动保护用品管理遵循“安全优先、按需配备、规范采购、足额发放、正确使用、全程管控”的核心原则，坚持“谁使用、谁负责，谁管理、谁把关”的责任制，确保劳动保护用品符合安全标准、适配岗位需求、发挥防护效能。第四条公司建立劳动保护用品全流程管控体系，明确各部门管理职责，统一制定采购标准、发放范围及周期，定期开展使用情况核查，保障劳动保护工作有序开展。严禁任何部门或个人截留、克扣、挪用劳动保护用品，严禁采购、发放不符合安全标准的劳动保护用品，严禁员工无正当理由拒绝领用或不按规定使用劳动保护用品。第五条本制度所指核心概念定义：（一）劳动保护用品：指公司为保障员工在劳动过程中的安全与健康，免费为员工配备的、使其在劳动过程中穿戴或使用的防护装备，包括通用防护用品和特种防护用品；（二）通用防护用品：指适用于多数岗位的基础性防护用品，如工作服、工作鞋、安全帽、手套、防护口罩等；（三）特种防护用品：指针对特定危险岗位或作业环境配备的专用防护用品，如防冲击护目镜、绝缘手套、防化服、高空作业安全绳等，需符合国家特种劳动防护用品安全标志管理要求；（四）按需配备：指根据员工岗位的劳动强度、作业环境风险等级，科学合理确定防护用品的种类、规格及数量；（五）全程管控：指对劳动保护用品从采购计划编制到报废回收的每个环节实施监督管理，确保各环节合规可控。第二章管理职责分工第六条行政部门是劳动保护用品管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、解释与组织实施，制定劳动保护用品采购标准、发放细则及使用规范；（二）负责统筹公司劳动保护用品管理工作，组织各部门开展岗位防护需求调研，编制年度劳动保护用品采购计划；（三）负责劳动保护用品的采购组织工作，筛选合格供应商，开展询价比价，签订采购合同，确保采购过程合规、产品质量合格；（四）负责劳动保护用品的验收、存储与管理，建立采购、验收、发放台账，清晰记录用品的种类、数量、规格、采购日期、发放对象等信息；（五）负责按规定开展劳动保护用品的发放工作，定期核查库存数量，及时补充库存，保障供应充足；（六）负责组织开展劳动保护用品使用方法培训，指导员工正确使用、维护防护用品；（七）负责废旧劳动保护用品的回收、分类处置工作，特别是特种防护用品的报废处理，确保处置符合环保及安全要求；（八）负责配合监督部门开展劳动保护用品管理专项检查，及时整改发现的问题；（九）负责解答各部门及员工关于劳动保护用品采购、发放、使用的咨询。第七条财务部门主要职责包括：（一）负责劳动保护用品采购经费的财务管理与保障，将采购经费纳入公司年度预算；（二）负责审核劳动保护用品采购计划的经费合理性，对采购预算提出专业意见；（三）负责审核采购合同的经费条款，按合同约定及验收合格证明办理付款手续；（四）负责建立劳动保护用品经费核算台账，清晰记录经费收支情况，定期出具经费使用报表；（五）负责劳动保护用品采购相关财务凭证的整理归档，配合开展经费使用监督检查。第八条业务部门主要职责包括：（一）负责本部门员工岗位防护需求的梳理与上报，配合行政部门开展岗位风险等级评估；（二）负责本部门员工劳动保护用品的领用登记、发放通知及使用监督，确保员工按时领用、正确使用防护用品；（三）负责及时向行政部门反馈本部门防护用品的使用情况、质量问题及补充需求；（四）负责配合行政部门开展防护用品使用培训，提升本部门员工劳动保护意识；（五）负责协助行政部门开展废旧防护用品的回收工作。第九条安全管理/监督部门主要职责包括：（一）负责对劳动保护用品管理全流程开展监督检查，核查采购产品的质量合规性、发放的足额及时性、使用的规范有效性；（二）负责开展岗位作业环境风险等级评估，为劳动保护用品的配备标准制定提供专业依据；（三）负责监督特种防护用品的采购、验收、使用及报废全流程，确保符合国家特种防护用品管理规定；（四）负责受理劳动保护用品相关的投诉举报，查处截留、克扣防护用品、采购不合格产品等违规行为；（五）定期开展劳动保护用品管理专项检查，形成检查报告，提出整改建议并跟踪整改落实情况。第十条员工主要职责包括：（一）主动学习劳动保护用品使用规范，按要求正确领用、穿戴和使用防护用品，不得随意丢弃、损坏或转借他人；（二）负责日常检查所领用防护用品的完好性，发现破损、失效等问题及时向本部门负责人及行政部门报告，申请更换；（三）积极参加公司组织的防护用品使用培训，主动提升自我保护意识；（四）按规定将废旧或失效的劳动保护用品交回行政部门统一处置，不得自行丢弃，尤其是特种防护用品；（五）有权拒绝使用不符合安全标准的劳动保护用品，并向监督部门举报相关问题。第三章采购管理第十一条采购计划编制：（一）需求调研：行政部门每年第四季度组织各部门开展岗位劳动保护需求调研，结合岗位作业环境、劳动强度、风险等级及现有防护用品使用年限，梳理各岗位所需防护用品的种类、规格、数量及更换周期；（二）计划编制：行政部门汇总各部门需求，结合公司员工数量变化、防护用品库存情况，编制《年度劳动保护用品采购计划》，明确采购项目、规格型号、数量、预算金额、采购时间节点等信息；（三）审核审批：《年度劳动保护用品采购计划》经行政部门负责人审核后，提交至财务部门审核经费合理性，普通采购计划由行政部门负责人及财务部门负责人审批后执行；单项采购金额超过[X]元的重大采购计划，需报公司管理层审批后执行。第十二条供应商管理：（一）供应商筛选：行政部门建立合格供应商名录，筛选具备合法经营资质、产品质量达标、信誉良好、售后服务完善的供应商；对于特种防护用品供应商，还需核查其是否具备国家规定的特种劳动防护用品生产或销售资质，产品是否具备安全标志；（二）合作评估：行政部门每年度对合格供应商进行评估，重点评估产品质量、供货及时性、售后服务等情况，对评估不合格的供应商予以剔除，及时更新合格供应商名录；（三）禁止情形：严禁向无资质、产品质量无保障的供应商采购劳动保护用品，严禁采购假冒伪劣、过期失效的防护用品。第十三条采购实施：（一）询价比价：行政部门根据采购计划，向合格供应商发出询价通知，至少选取[3]家及以上供应商进行比价，确保采购价格合理、公平；（二）合同签订：确定供应商后，行政部门与供应商签订正式采购合同，明确产品规格、数量、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任及售后服务等条款；采购特种防护用品的，需在合同中明确要求供应商提供产品安全标志及质量检验报告；（三）采购跟踪：行政部门跟踪采购合同履行进度，督促供应商按时交货，及时协调解决采购过程中出现的问题。第十四条验收管理：（一）验收主体：劳动保护用品到货后，由行政部门组织验收，必要时邀请安全管理部门、使用部门代表共同参与；（二）验收标准：对照采购合同及产品质量标准，核查产品的规格型号、数量、生产日期、保质期、产品合格证、检验报告等；特种防护用品还需核查产品安全标志是否真实有效，相关资质文件是否齐全；（三）验收结果处理：验收合格的，由验收人员签字确认，办理入库手续，录入采购台账；验收不合格的，行政部门需立即通知供应商，要求其退换货或承担违约责任，严禁不合格产品入库及发放；对验收过程中发现的重大质量问题，需及时向监督部门报告。第十五条采购台账管理：行政部门建立健全劳动保护用品采购台账，详细记录采购日期、供应商名称、产品名称、规格型号、数量、单价、总价、验收情况、付款情况等信息，确保采购全程可追溯。第四章发放管理第十六条发放原则：（一）按需发放：根据员工岗位特性及风险等级，精准发放适配的劳动保护用品，不得随意增减发放种类或数量；（二）免费发放：劳动保护用品由公司统一采购，免费发放给员工使用，不得向员工收取任何费用；（三）足额及时：确保每位符合条件的员工都能按时、足额领取到防护用品，保障岗位作业安全；（四）实名登记：实行实名制发放，建立个人领用台账，清晰记录员工姓名、部门、岗位、领用用品种类及数量、领用日期、下次更换日期等信息。第十七条发放范围及标准：（一）通用岗位：包括行政、财务、客服等室内办公岗位，发放用品包括工作服、工作鞋、防护口罩、办公护腰靠垫等，其中工作服、工作鞋每年发放1套，防护口罩每月发放[X]个，护腰靠垫每2年发放1个；（二）户外调研岗位：包括市场调研、客户走访等户外作业岗位，在通用岗位发放标准基础上，增加防晒帽、防晒服、防滑鞋、雨衣等用品，防晒帽、防晒服每年发放1套，防滑鞋每年发放1双，雨衣每2年发放1件；（三）特种作业岗位：如涉及高空作业、电气作业、化学品接触等岗位，发放对应特种防护用品，如高空作业安全绳、绝缘手套、防化服、防冲击护目镜等，具体发放标准及更换周期根据国家相关规定及岗位风险确定，确保防护用品始终处于有效状态；（四）新入职员工：新入职员工办理入职手续后，由所在部门统一向行政部门申请领用劳动保护用品，行政部门按其岗位标准一次性发放全套初始防护用品；（五）岗位调整员工：员工岗位调整后，行政部门根据新岗位的防护需求，及时调整其劳动保护用品发放标准，补足或更换适配的防护用品。第十八条发放流程：（一）申请：各部门根据发放周期及员工需求，填写《劳动保护用品领用申请表》，注明部门、员工姓名、岗位、领用用品种类及数量，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门；（二）审核：行政部门审核《劳动保护用品领用申请表》，核查申请内容是否符合发放标准、员工是否符合领用条件；（三）发放：审核通过后，行政部门按申请内容准备防护用品，通知员工或部门经办人领取；领取时，领用人员需核对用品种类及数量，签字确认后领取；（四）台账更新：行政部门及时更新劳动保护用品发放台账，记录领用信息，确保台账数据与实际发放情况一致。第十九条特殊发放情形处理：（一）用品损坏/失效：员工因正常使用导致防护用品破损、失效，无法继续使用的，可凭破损用品向所在部门申请更换，部门审核后提交行政部门，行政部门核实情况后免费更换；因个人保管不当或违规使用导致用品损坏的，按成本价赔偿后予以更换；（二）临时需求：员工因临时承担特殊作业任务，需要使用非岗位标准防护用品的，由所在部门填写《临时劳动保护用品领用申请表》，经行政部门及安全管理部门审核批准后，临时领用，任务完成后及时交回行政部门；（三）遗失补发：员工不慎遗失劳动保护用品的，需出具书面说明，经部门负责人签字确认后，向行政部门申请补发，首次遗失可免费补发，一年内多次遗失的，按成本价赔偿后补发。第五章使用与回收管理第二十条使用规范：（一）员工在作业过程中必须按要求正确穿戴和使用劳动保护用品，不得擅自拆卸、改装防护用品，不得在非作业时间随意穿戴作业防护用品；（二）员工需日常检查防护用品的完好性，如发现工作服破损、安全帽开裂、防护口罩失效、特种防护用品配件缺失等问题，需立即停止使用，及时申请更换；（三）行政部门定期组织劳动保护用品使用培训，通过现场演示、案例讲解等方式，指导员工正确掌握防护用品的穿戴、使用、维护方法，确保员工会用、能用、用好；（四）业务部门负责人需加强本部门员工防护用品使用情况的日常监督，对不按规定使用的员工及时提醒、纠正，情节严重的按公司规定处理。第二十一条维护保养：（一）员工需妥善保管所领用的劳动保护用品，根据用品特性进行日常维护保养，如工作服及时清洗、晾干，特种防护用品按要求存放于干燥、通风、无腐蚀的环境中，避免损坏；（二）行政部门定期对员工防护用品维护保养情况进行检查，对维护不当导致用品提前失效的，督促员工改进维护方法；对需要专业维护的特种防护用品，联系供应商提供维护服务。第二十二条回收与报废：（一）回收范围：达到使用年限的废旧劳动保护用品、破损失效无法修复的防护用品、特种防护用品报废品等，均需统一回收；（二）回收流程：员工将废旧或失效的防护用品交回所在部门，部门统一收集后提交至行政部门，行政部门核对回收数量及种类，更新回收台账；（三）报废标准：劳动保护用品达到规定使用年限、经检查确认无法修复或修复后无法保障安全的，予以报废；特种防护用品报废需严格遵守国家相关规定，经安全管理部门审核确认；（四）处置方式：行政部门对回收的废旧防护用品进行分类处置，可回收利用的进行加工再利用，不可回收利用的按环保要求进行无害化处理；特种防护用品报废品需交由具备资质的专业机构处置，严禁随意丢弃或流入市场；（五）台账管理：行政部门建立废旧劳动保护用品回收报废台账，详细记录回收日期、种类、数量、处置方式、处置日期等信息，确保回收处置全程可追溯。第六章监督检查与奖惩第二十三条监督检查机制：（一）日常监督：行政部门、安全管理部门每月对劳动保护用品采购、发放、使用、回收情况进行日常检查，重点核查发放是否足额及时、使用是否规范、台账是否完整；（二）专项检查：安全管理部门每季度开展劳动保护用品管理专项检查，重点核查特种防护用品采购质量、使用规范及报废处置情况，抽查各部门员工防护用品领用及使用记录；（三）年度检查：安全管理部门每年开展劳动保护用品管理年度检查，全面核查制度执行情况、采购经费使用情况、防护用品配备合理性，形成年度检查报告，报公司管理层审批后通报各部门；（四）整改跟踪：对监督检查中发现的问题，下达《整改通知书》，明确整改责任人、整改时限及整改要求，行政部门跟踪整改落实情况，确保问题整改到位，形成监督检查闭环。第二十四条奖励情形：对在劳动保护用品管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予表彰奖励：（一）严格遵守本制度规定，部门员工防护用品领用及时、使用规范，全年未发生因防护用品问题导致的安全隐患或事故的；（二）主动发现防护用品质量问题或管理漏洞，及时上报并协助解决，避免安全风险的；（三）积极提出劳动保护用品管理优化建议并被采纳，有效提升管理效率、保障防护效果的；（四）认真履行监督职责，及时纠正违规使用防护用品行为，成效显著的。奖励方式包括通报表扬、发放奖金、评优评先加分等，具