会议室预定及活动安排标准化模板

会议室预定及活动安排标准化模板一、模板适用范围二、标准化操作流程1.需求发起与信息确认发起人：根据会议或活动需求，明确核心信息，包括：活动名称（如“2024年Q3销售目标研讨会”）；活动类型（会议/培训/接待/团建等）；时间需求（具体日期、开始/结束时间，精确到30分钟，如“2024年7月15日14:00-16:30”）；参与人数（预计人数，需考虑会议室容量）；场地需求（是否需要特定布局，如课桌式、剧院式、圆桌式；是否需要独立茶水间、投影设备等）；特殊要求（如茶歇、横幅、翻译设备等）。输出：填写《会议室预定申请表》（见第三部分“配套工具表单”），保证信息完整、准确。2.会议室查询与预定申请查询方式：通过企业会议室管理系统、共享文档（如Excel/在线表格）或行政部查询指定日期可用会议室，确认会议室容量、设备配置（投影仪、麦克风、白板、视频会议系统等）是否匹配需求。申请提交：将填写完整的《会议室预定申请表》提交至审批部门（如行政部/直接上级），若为跨部门活动，需提前沟通协调。关键动作：避免预定“非工作时间”（如节假日、周末，除非特殊审批）；长期活动（如连续3天以上的培训）需提前1周申请；临时预定需至少提前4个工作日提交（紧急情况需注明原因，经特批后处理）。3.审核与预定确认审批人：部门负责人/行政部根据会议室使用规则审核，重点确认：时间是否与其他预定冲突；会议室规模与人数是否匹配；特殊需求是否可满足（如设备调试、物料摆放等）。结果反馈：审批通过后，审批人在申请表签字确认，同步通知发起人预定成功；若不通过，需说明原因并建议调整时间或场地。信息同步：行政部将预定信息录入会议室管理系统，更新“会议室占用日历”，避免重复预定。4.会前准备与协调会议室布置：根据预定布局提前30分钟布置场地（如摆放座椅、调试投影仪、连接麦克风、放置席卡等）；若需茶歇，提前与行政部确认茶歇种类、摆放时间及位置。设备检查：活动前1小时，由行政部/发起人指定人员检查会议室设备（网络、投影、灯光、空调等），保证正常运行。人员通知：发起人提前1-2天向参会人员发送会议通知（含时间、地点、议程、联系人*及联系方式），重要活动需再次提醒。物料准备：根据需求准备会议资料、签到表、笔、纸、饮用水等，放置于会议室入口处。5.活动执行与现场管理签到引导：活动开始前15分钟，安排人员在会议室入口引导签到，发放会议资料，协助参会人员就座。设备保障：活动期间安排专人（如行政人员/IT支持*）在会议室待命，及时处理设备故障（如投影黑屏、声音异常等）。流程把控：主持人严格按照议程推进会议，控制各环节时间；若需临时调整，需提前与参会人员沟通。突发情况处理：若设备故障无法及时修复，立即启用备用会议室（如有）或调整活动形式（如改用线上会议）；若参会人员临时增加，确认会议室是否可容纳，必要时调整座位布局；若活动时间延长，提前与后续预定方沟通，协商调整方案。6.会后整理与反馈收集场地复原：活动结束后1小时内，由行政部/发起人指定人员清理会议室（如整理座椅、关闭设备、清理垃圾、回收物料等），保证场地恢复原状。设备检查：再次检查会议室设备（如关闭投影仪、拔掉电源线、确认麦克风归位等），填写《设备使用登记表》。反馈收集：发起人通过问卷或口头反馈，收集参会人员对会议组织、场地设备、流程安排的评价和建议，填写《会议/活动反馈表》（见第三部分“配套工具表单”）。资料归档：将会议通知、签到表、会议纪要、反馈表等资料整理存档，便于后续查阅。三、配套工具表单表1：会议室预定申请表基础信息内容申请人*所在部门联系方式会议/活动名称会议/活动类型□会议□培训□接待□团建□其他（请注明：________）时间安排日期年月日开始时间：（24小时制）结束时间：（24小时制）预计时长小时分钟场地与设备需求参与人数人（含主讲人/嘉宾*）会议室名称□A101□B205□C301□其他（请注明：________）布局要求□课桌式□剧院式□圆桌式□自由组合□无特殊要求设备需求□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□音响□翻页笔□其他（请注明：________）特殊需求□茶歇□横幅□席卡□饮用水□其他（请注明：________）参会人员范围（如：市场部全体成员、客户代表*等）备注（如：需提前调试视频会议设备、需摆放绿植等）审批信息部门负责人审批*签字：日期：行政部审核*签字：日期：申请人确认已收到预定通知，确认无误。签字：日期：表2：活动执行准备清单时间节点任务内容负责人*完成状态备注会前3天确认会议室预定状态，提交物料需求清单□未开始□进行中□已完成会前1天检查会议室设备，确认茶歇/物料到位情况□未开始□进行中□已完成会前2小时布置会议室，调试设备□未开始□进行中□已完成会前30分钟引导参会人员签到，发放资料□未开始□进行中□已完成会中设备保障，流程把控，突发情况处理□未开始□进行中□已完成会后1小时内清理会议室，复原设备□未开始□进行中□已完成会后2天内收集反馈，整理归档资料□未开始□进行中□已完成表3：会议/活动反馈表基本信息内容会议/活动名称日期年月日地点参会人员范围参会人员评价会议时间合理性□非常合理□较合理□一般□不合理（建议调整：________）场地空间满意度□非常满意□较满意□一般□不满意（原因：________）设备使用体验□非常好□较好□一般□较差（问题：________）茶歇/服务质量□非常满意□较满意□一般□不满意（建议：________）流程与组织评价议程安排合理性□非常合理□较合理□一般□不合理（建议：________）现场引导清晰度□非常清晰□较清晰□一般□不清晰（需改进：________）突发情况处理效果□非常好□较好□一般□未出现突发情况改进建议（请填写对会议组织、场地设备、服务支持等方面的具体建议）填写人*填写日期年月日四、使用要点与风险提示1.提前规划，避免冲突常规会议建议提前3-5个工作日预定，大型活动（如年会、培训）需提前1-2周提交申请，保证会议室资源优先保障重要活动；若需变更预定时间或取消，需至少提前2个工作日通知行政部，以便释放资源并通知后续预定方。2.信息完整，需求明确预定申请表需填写完整信息，特别是“结束时间”“设备需求”“特殊要求”等关键项，避免因信息不全导致准备不足；参会人数需准确预估，超出会议室最大容量时，需提前协调更换更大场地或调整参与范围。3.设备与物料双重确认活动前务必测试会议室设备（尤其是视频会议系统、投影仪），保证网络稳定、接口可用；特殊物料（如横幅、席卡、茶歇）需与行政部确认品牌、数量、摆放位置，避免遗漏或错误。4.沟通到位，责任到人跨部门活动需明确主办部门与配合部门的职责，指定专人负责场地布置、设备保障、人员引导等工作；重要活动需提前与参会人员（如外部嘉宾、高层领导*）确认行程，避免临时缺席导致流程延误。5.突发情况预案准备针对设备故障、人员迟到、时间延长等常见突发情况，提前制定