行政办公物品采购申请及审批模板

一、适用范围与场景说明办公文具采购（如笔、本、文件夹等）；办公耗材补充（如打印纸、墨盒、硒鼓等）；常用办公设备配件（如鼠标、键盘、U盘等，单件金额不超过[具体金额，如5000元]）；部门共享物品采购（如小型碎纸机、饮水机配件等）。不适用情形：固定资产采购（如电脑、打印机等需单独走资产申购流程）、定制化物品采购（如特殊办公家具）、紧急采购（需通过应急采购流程另行处理）。二、申请审批全流程步骤（一）第一步：申请人填写采购申请操作内容：申请人根据部门实际需求，登录公司OA系统或填写纸质《行政办公物品采购申请表》（详见第三部分），逐项填写完整信息，包括：物品名称、规格型号（需明确品牌、型号、参数等，避免“类似”“差不多”等模糊表述）；需求数量、预估单价及总价（可通过电商平台或历史采购价参考，保证预估合理）；采购用途（需具体到“用于项目日常办公”“替换部门损坏的设备”等）；期望到货日期（非紧急需求建议填写“5个工作日内”）。注意事项：所有信息需真实准确，不得虚报、瞒报；同一类物品需合并填写，避免拆分申请规避审批。（二）第二步：部门负责人审核操作内容：申请人提交申请后，由部门负责人（如*部门经理）通过OA系统审批或在纸质表上签字审核。审核重点：采购必要性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、修旧利废）；需求合理性：数量、规格是否符合部门实际使用规模，是否存在过度采购；预算匹配度：是否在部门年度办公预算范围内，超预算需注明原因并同步财务部门。注意事项：部门负责人需在1个工作日内完成审核，若不通过需注明具体原因并退回申请人修改。（三）第三步：行政部门复核操作内容：部门审核通过后，流转至行政部门（如*行政主管）进行复核。复核重点：库存核查：查询公司物品库存台账，确认是否有可用库存（如有库存，告知申请人领用，无需采购）；价格比对：参考历史采购记录或市场价格，评估预估单价是否合理，偏差超过20%需申请人补充说明；采购合规性：是否属于本模板适用范围，是否符合公司采购政策（如优先选择协议供应商）。注意事项：行政部门需在1个工作日内完成复核，若需调整采购方案（如更换规格、降低数量），需与申请人沟通确认。（四）第四步：财务部门审核（仅超预算或大额采购时）操作内容：当单次采购金额超过[具体金额，如3000元]或部门预算不足时，需由财务部门（如*财务经理）审核。审核重点：预算来源：是否有剩余部门预算、是否可从公司统筹预算中列支；资金安排：是否符合公司财务审批权限，是否影响其他必要支出。注意事项：财务部门需在1个工作日内完成审核，超预算未获批准的申请终止流程。（五）第五步：领导审批（按金额分级）根据采购金额，由不同层级领导审批：金额≤5000元：由行政部门负责人（如*行政总监）审批；5000元＜金额≤20000元：由分管行政副总（如*副总）审批；金额＞20000元：由总经理（如*总经理）审批。注意事项：领导审批需在1个工作日内完成，重点审核采购的必要性及资金合理性。（六）第六步：采购执行与入库采购执行：审批通过后，行政部门根据采购金额选择采购方式（如5000元以下通过电商平台比价采购，5000元以上走协议供应商），保证采购质优价廉。物品入库：物品送达后，由申请人、行政部门共同核对数量、规格、质量，确认无误后填写《物品入库登记表》，双方签字确认；若存在质量问题，及时联系供应商退换货。（七）第七步：领用与登记申请人凭审批通过的《采购申请表》和《入库登记表》到行政部门领用物品，并在《物品领用台账》上签字，注明领用日期、用途。三、行政办公物品采购申请表（模板）基本信息申请日期年月日申请人所属部门申请事由（简要说明采购原因，如“补充部门办公用笔”“替换损坏的键盘”）物品清单序号物品名称123合计总价（元）审批流程审批意见审批人签字日期部门负责人审核*经理年月日行政部门复核*主管年月日财务部门审核（如需）*经理年月日分管领导审批（如需）*副总年月日总经理审批（如需）*总经理年月日备注|（可填写特殊要求，如“需绿色环保材质”“需带保修卡”等，无则填写“无”）||||四、使用与执行注意事项信息完整性：申请表所有带“*”项为必填项，缺项将导致流程退回；规格型号需明确，避免采购物品与实际需求不符。优先级原则：常规采购建议提前3个工作日提交，紧急采购需在申请表中标注“紧急”并说明原因，行政部门可优先处理。库存管理：申请人需先通过行政部门查询库存，有库存物品一律领用后再申请新采购，避免重复采购造成浪费。流程规范：严禁越级审批或先采购后补申请，特殊情况需经总经理书面批准后方可执行，事后2个工作日内补全手续。费用结算：采购完成后，行政部门凭《入库登记表》《采购申请表》及付款凭证（供应商开具的收据或合同）向财务部门申请结算，禁止使用个人账户垫付。责任追溯：