采购流程规范化操作手册模板

采购流程规范化操作手册模板一、手册说明与适用范围本手册旨在规范企业采购活动全流程，保证采购行为合规、高效、透明，适用于企业各部门（含生产、行政、研发等）的所有采购需求，涵盖物料、设备、服务等各类采购类型。手册为通用模板，企业可根据自身规模、行业特性及管理需求调整具体条款。二、采购全流程操作步骤（一）采购需求发起与审批操作主体：需求部门、部门负责人、采购部门、财务部门（视金额而定）操作说明：需求提报：需求部门根据业务需要填写《采购需求申请表》（详见附表1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、需求日期、用途说明及紧急程度（普通/紧急），经部门负责人签字确认后提交至采购部门。示例：生产部因新增生产线需采购A型号设备10台，填写需求表并提交至采购部。需求审核：采购部门收到需求后，1个工作日内审核需求合理性（如规格是否清晰、数量是否匹配历史消耗、预算是否符合公司规定），对不明确的需求退回需求部门补充说明。财务部门同步审核预算金额，保证采购支出不超年度/季度预算（超预算需求需额外提交《预算调整申请表》）。分级审批：根据采购金额执行分级审批：金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门负责人审批；5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总审批；金额＞5万元：需总经理最终审批。审批反馈：审批通过后，采购部门在《采购需求申请表》签字确认，并将副本反馈至需求部门；审批不通过时，需明确原因并退回需求部门。（二）供应商选择与管理操作主体：采购部门、需求部门、评审小组（必要时）操作说明：供应商寻源：采购部门根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）或单一来源采购（仅限独家代理、定制化产品等特殊场景）确定候选供应商。优先选择已纳入《合格供应商名录》（详见附表2）的供应商，新供应商需提交《供应商准入申请表》（附营业执照、相关资质证明、产品检测报告等）。供应商评估：成立评审小组（采购部门、需求部门、技术部门、质量部门），从资质合规性（是否具备生产/经营许可）、价格竞争力（同市场比价）、交付能力（历史交期达成率）、质量保障（质量认证、售后承诺）等维度进行评分（评分表示例详见附表3），确定最终合作供应商。对于紧急小额采购（≤5000元），可简化评估流程，由采购部门负责人直接确认供应商，但需留存比价记录。供应商信息更新：采购部门每季度对《合格供应商名录》进行复核，对交付延迟、质量不达标等供应商采取约谈、降级或清退措施，并同步更新名录。（三）采购订单执行操作主体：采购部门、供应商、需求部门操作说明：订单制作：采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》及确定的供应商信息，制作《采购订单》（详见附表4），明确订单编号、供应商信息、物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款，经采购部门负责人签字盖章后生效。注意：订单内容需与需求部门及供应商确认一致，避免歧义。订单下达：采购部门将生效的《采购订单》原件邮寄或电子化发送至供应商，同时将副本抄送需求部门及财务部门，作为后续收货、付款的依据。订单跟踪：采购部门需主动跟踪订单执行进度，提前3天提醒供应商备货发货，保证按时交付；如遇延迟，要求供应商提供新的交期方案，并评估对业务的影响，必要时启动应急采购流程。（四）到货验收与入库操作主体：需求部门、仓库部门、质量部门（如需）、采购部门操作说明：到货核对：供应商送货至指定地点时，仓库部门根据《采购订单》核对送货单信息（供应商名称、订单编号、物品名称、数量等），确认无误后签收；如信息不符，暂不签收并立即通知采购部门处理。质量验收：普通物料：需求部门或仓库部门根据《采购订单》中的规格标准进行外观、数量核对，填写《到货验收单》（详见附表5），验收人签字确认。设备/关键物料：需质量部门或技术部门参与验收，出具《质量检测报告》，验收合格后方可入库；不合格物料需在《到货验收单》中注明原因，并联系供应商办理退货或换货手续（3个工作日内启动）。入库登记：验收合格后，仓库部门办理入库手续，更新库存台账，并将《到货验收单》复印件反馈至采购部门及财务部门。（五）付款结算与档案管理操作主体：财务部门、采购部门、供应商操作说明：单据审核：财务部门收到采购部门提交的《采购订单》《到货验收单》及供应商提供的合规结算单据（如增值税发票等，需保证名称、税号、金额等信息与订单一致），5个工作日内完成审核。付款申请：审核通过后，财务部门根据公司付款周期（如月结30天）填写《付款申请表》（详见附表6），按审批流程提交至财务负责人、分管副总及总经理审批。资金支付：审批通过后，财务部门通过银行转账等方式向供应商付款，并在付款后2个工作日内通知采购部门及供应商。档案归档：采购部门负责将采购全流程资料（《采购需求申请表》《供应商评估表》《采购订单》《到货验收单》《付款申请表》等）整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯性。三、关键控制点与风险提示（一）需求审批环节严禁化整为零拆分采购金额以规避审批流程，一经发觉按公司违规处理。预算外采购需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门及总经理审批后方可执行。（二）供应商选择环节严禁指定供应商或与供应商串通抬高价格，评审过程需留存书面记录，保证公平公正。新供应商准入必须审核资质原件，避免虚假资质带来的质量或法律风险。（三）验收与付款环节验收环节需多人参与（需求、仓库、质量部门），严禁单人验收或“先付款后验收”。付款前必须核对订单、验收单、结算单据的一致性，避免重复付款或错付。（四）应急采购处理因生产急需等特殊情况无法走常规流程时，需由需求部门提交《应急采购申请表》，经总经理特批后执行，事后3个工作日内补全审批手续。四、附表模板附表1：采购需求申请表需求部门申请人联系方式需求日期物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）预算科目紧急程度需求原因说明部门负责人意见签字：日期：采购部门意见签字：日期：审批意见（分级）签字：日期：附表2：合格供应商名录供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式主营产品合作期限资质等级XX科技有限公司913*XX张*电子元器件2023-2026A级XX商贸有限公司915*XX李*139办公用品2023-2025B级附表3：供应商评估表示例评估维度评分标准（满分100分）得分备注资质合规性资证齐全（30分），无违规记录（20分）50价格竞争力最低价（30分），次低价（20分）25同3家比价交付能力按时交货率≥95%（30分），≥90%（20分）28历史数据质量保障ISO认证（20分），售后响应速度（30分）45总分148附表4：采购订单订单编号PO-2023-XXXX订单日期2023-XX-XX供应商名称XX科技有限公司地址XX市XX区XX路供应商联系方式张*物品/服务名称规格型号单位数量A型号设备ABC-2023台10交货日期2023-XX-XX交货地点公司仓库付款方式验收合格后30天转账质量标准符合国家GB/TXXXX-2022标准其他约定违约按合同金额0.5%/天赔付采购部门签字（盖章）日期：需求部门确认签字：*日期：供应商确认（盖章）日期：附表5：到货验收单订单编号PO-2023-XXXX送货单号SL-2023-XXXX供应商名称XX科技有限公司到货日期2023-XX-XX物品/服务名称规格型号单位应到数量A型号设备ABC-2023台10不合格原因验收人签字*（仓库）*（质量）*（需求）处理意见□入库□退货□换货附表6：