文件管理与档案标准化规范手册

文件管理与档案标准化规范手册一、手册说明本手册旨在规范组织内文件的形成、处理、归档、保管及利用全流程，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，提升管理效率，支持业务决策与合规要求。适用于企业、事业单位、社会团体等各类组织的文件管理工作，涵盖纸质档案与电子档案两类载体。二、适用工作场景项目周期管理：新项目立项、实施、验收阶段的过程文件、成果文件归档；年度档案整理：年度财务、人事、行政等类别档案的系统化整理与移交；合规审计支持：应对内外部审计时，档案的快速调取与完整性核查；历史档案追溯：业务复盘、纠纷处理时，历史文件与凭证的查询利用；组织架构调整：部门合并、撤销时，相关档案的归属划分与移交。三、标准化操作流程（一）文件分类与编码明确分类维度按业务属性：如“综合管理”“财务审计”“人力资源”“项目管理”等一级类目；按文件类型：如“制度文件”“合同协议”“会议纪要”“报告总结”“凭证票据”等二级类目；按载体形式：分为“纸质档案”“电子档案”“声像档案”等。制定编码规则编码结构：“一级类目代码（2位）+二级类目代码（2位）+年份（4位）+流水号（3位）”，例如“01-01-2024-001”表示“综合管理-制度文件-2024年度-第1号文件”；电子档案编码需与纸质档案保持一致，保证关联性。编制分类目录按年度更新《文件分类与编码表》，明确各类别定义、代码范围及示例，由档案管理员*审核后发布。（二）文件形成与审核文件起草规范使用统一模板（见“常用模板示例”），内容完整、逻辑清晰，标题需包含“事由+文种+年份+文号”；涉及多方协作的文件，需由牵头部门组织起草，相关部门会签。审核与签发初稿完成后，提交部门负责人*审核（重点审核内容准确性、合规性）；涉及重大决策、合同等文件，需提交分管领导*审批；审核通过后，按权限签发，同步标注生效日期。（三）归档管理归档范围与时间归档范围：工作中具有保存价值的各类文件，包括但不限于审批文件、合同、会议记录、成果报告、凭证等；归档时间：纸质文件在业务完成后5个工作日内整理完毕，次月10日前移交档案室；电子文件实时至档案管理系统，每月末备份一次。归档流程整理：文件按编码顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，纸质文件加装档案封面，电子文件转换为PDF格式（扫描件分辨率≥300DPI）；交接：填写《档案归档登记表》（见模板），经档案管理员*核对无误后，双方签字确认，纸质档案一式两份（档案室、移交部门各存一份）；入库：纸质档案存入专用档案柜，标注类目标识；电子档案至档案管理系统，关联元数据（如形成部门、责任人、归档日期等）。（四）借阅与使用借阅权限内部员工因工作需要借阅档案，需提交《文件借阅申请表》（见模板），经部门负责人审批；涉密档案需经分管领导批准。借阅流程档案管理员*核对审批权限，登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还期限等）；纸质档案原则上不得带出档案室，确需外借的，需经部门负责人*批准，期限不超过3个工作日；电子档案通过系统在线查阅，禁止或转发，涉密档案需经加密处理。归还与核销借阅人按时归还档案，档案管理员*检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录；损坏、丢失档案的，按《档案管理规定》追究责任，情节严重的给予纪律处分。（五）鉴定与销毁鉴定周期每年第四季度组织档案鉴定工作，由档案管理员、法务专员、部门代表*组成鉴定小组。鉴定标准保存期限已满的档案，经鉴定无保存价值的，予以销毁；涉及法律纠纷、审计追溯的档案，需延长保存期限至相关事宜结束后5年。销毁流程填写《档案销毁审批表》（见模板），报分管领导*批准；销毁时需由两人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案进行彻底删除（不可恢复），监销人签字确认并记录销毁过程。四、常用模板示例模板1：文件分类编码表一级类目二级类目类目代码示例文件保管期限综合管理制度文件01-01《档案管理办法》长期财务审计合同协议02-01《采购合同-2024-号》10年人力资源人事档案03-01《员工录用审批表》永久项目管理成果文件04-01《项目验收报告》项目结束后10年模板2：档案归档登记表归档部门归档人归档日期档案编码文件标题份数密级备注行政部张*2024-03-0501-02-2024-003《2024年度办公用品采购计划》1普通含审批附件项目部李*2024-03-1004-01-2024-015《项目中期进展报告》2机密电子版同步归档模板3：文件借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还期限档案编码文件标题借阅用途审批人王*财务部2024-03-152024-03-2002-01-2023-048《供应商服务合同》财务审计赵*刘*法务部2024-03-162024-03-1801-03-2022-012《劳动纠纷处理纪要》案例参考孙*模板4：档案销毁审批表档案名称销毁理由保管期限形成日期销毁数量鉴定小组意见部门负责人审批分管领导审批2022年度季度工作总结（已过期）保管期限届满，无保存价值5年2022-03-3115份同意销毁同意同意临时会议通知（已办结）事务性文件，无需长期保存1年2023-06-158份同意销毁同意同意五、关键注意事项安全保密档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设施，电子档案系统设置访问权限与操作日志；涉密档案单独存放，借阅需经最高负责人批准，严禁复制、外传。规范操作严禁在档案文件上涂改、勾画、撕毁，纸质档案修复需由专业人员*操作；电子档案定期备份（本地+云端），防止数据丢失，备份记录需保存2年以上。人员职责档案管理员*负责档案的日常管理、系统维护与培训，定期检查档案状况；各部门指定专人负责本部门文件的形成、整理与归档，保证文件及时、完整移交。时效管理严格按档案保管期限表执行，到期档案需提前3个月启动鉴定程序；借阅