跨团队协作会议记录及跟进模板

一、适用场景项目推进会议：如新产品研发、市场活动策划等需多团队协同的项目节点会议；问题解决会议：针对跨部门流程卡点、资源冲突或突发问题的专项讨论；目标对齐会议：季度/月度目标拆解、跨团队OKR对齐及资源协调会议；复盘总结会议：项目阶段性复盘、经验沉淀及后续优化方向讨论。二、操作流程（一）会前准备：明确目标，夯实基础确定会议核心目标召集人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定产品上线前需协调的跨团队资源”），避免议题发散。若涉及多目标，建议按优先级排序，聚焦1-3个核心议题。通知参会人员并同步材料提前3-5个工作日通过协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含：会议目标、时间、地点（或线上）、议程及需提前阅读的背景材料（如项目文档、问题清单）。确认关键决策人（如项目负责人、部门负责人）是否参会，若无法参会需提前指定授权人。准备会议辅助工具提前共享在线（如本模板），指定记录人；若需讨论复杂问题，可提前绘制流程图、数据看板等辅助材料。（二）会中管理：聚焦讨论，产出共识开场重申目标与规则会议开始后，召集人需用3分钟重申会议目标、议程及时长规则（如每个议题讨论不超过20分钟），引导参会人员围绕核心问题发言。逐项讨论，记录关键信息按议程顺序推进讨论，记录人需实时记录：各议题的讨论要点（不同观点需标注分歧方，如“技术部认为需延期2周，市场部建议按原计划推进”）；最终结论（需明确“是/否”“具体方案”，避免模棱两可的表述）；行动项（即“谁、在什么时间前、完成什么任务”，如“设计部*负责完成UI终稿，12月25日前交付开发部”）。确认决议与责任分工每个议题讨论结束后，召集人需复述结论及行动项，保证所有参会人员无异议；若存在未达成共识的议题，明确后续处理方式（如“会后由*牵头与技术部、市场部小范围沟通，24小时内反馈方案”）。（三）会后跟进：闭环管理，保证落地整理并分发会议记录会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，内容包括：会议基本信息、各议题讨论摘要、决议清单、行动项（含负责人、截止时间）。经召集人确认无误后，同步至所有参会人员及相关干系人，并负责人确认任务接收。跟踪行动项进展通过项目管理工具（如飞书多维表格、Trello）创建任务看板，实时更新行动项状态（“待开始/进行中/已完成/受阻”）；责任人需在截止时间前24小时反馈进展，若遇风险需及时同步（如“开发任务因外部接口问题可能延期，需协调*协助对接第三方”）。定期复盘与迭代对于周期性项目，可在下次会议开场时回顾上次会议行动项完成情况；若多次出现同类问题（如跨部门协作效率低），需组织专项复盘，优化协作流程或工具。三、模板内容（一）会议基本信息项目内容会议名称例：项目Q4目标对齐及资源协调会会议时间例：2023年12月20日14:00-16:00会议地点/形式例：3号会议室/线上会议（腾讯会议号：*）参会人员例：产品部、技术部、市场部、设计部、运营部*缺席人员及原因例：运营部（临时出差，已授权参会）记录人例：*召集人例：*（二）会议议程与讨论记录序号议题名称讨论要点决策结论决议依据/风险提示1产品上线时间确认技术部：开发周期需4周，当前进度滞后1周；市场部：需12月30日前上线配合活动。确认上线时间为1月10日，技术部优先完成核心功能开发，非核心功能延后至二期。活动可延期，需保证核心功能稳定性。2跨团队资源分配设计部：目前3人人力，需支持2个项目；市场部：希望增加1名设计师支持海报制作。设计部抽调1名设计师临时支持市场部，12月22日前完成需求对接，1月5日回归原项目。需避免长期抽调影响原项目进度。3用户反馈问题处理运营部：本周收到100+条关于“登录失败”的投诉，技术部定位为缓存bug。技术部*负责12月21日前修复上线，运营部同步发布公告安抚用户，24小时内反馈修复效果。需监控修复后数据，避免问题复发。（三）行动项清单序号任务描述负责人协同人员截止时间完成状态备注（进展/风险）1提交核心功能开发排期表技术部*产品部*12月22日待开始2完成市场部海报设计初稿设计部*市场部*12月23日进行中已确认需求，素材收集中3修复登录缓存bug并上线技术部*运营部*12月21日受阻需第三方接口配合，等待对方响应4起草用户反馈公告并发布运营部*法务部*（审核）12月21日待开始法务部需提前审核措辞（四）后续跟进安排后续事项负责人时间节点参与人员说明下次会议产品部*1月5日15:00全体参会人员复盘本次行动项完成情况，讨论二期功能排期问题专项跟进（登录bug）技术部*每日17:00同步运营部、每日更新接口对接进展，若24小时内无进展需升级至召集人四、关键提醒会前聚焦“必要性”：避免为开会而开会，若可通过异步沟通（如文档评论、任务留言）解决的问题，无需召开会议。会中控制“参与度”：鼓励跨角色发言（如让执行层反馈落地难点），避免决策层主导讨论导致信息遗漏。会后明确“可落地”：行动项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），避免“尽快