企业合同审查与管理流程工具集

企业合同审查与管理流程工具集一、适用场景与价值本工具集适用于各类企业日常合同管理全流程，覆盖新业务合作、采购与销售、服务外包、劳动合同、保密协议等多类合同场景。通过标准化审查流程与管理工具，可帮助企业实现合同风险前置防控、审批效率提升、履约过程跟踪及档案规范管理，降低合同纠纷风险，保障企业合法权益，同时推动合同管理从“被动应对”向“主动管控”转型。二、合同审查与管理全流程操作指南（一）合同接收与初步登记发起主体：业务部门根据合作需求，准备合同初稿及附件（如对方资质文件、技术参数、报价单等），提交至企业合同管理部门（如法务部或行政部）。登记操作：合同管理部门收到材料后，1个工作日内完成合同登记，唯一“合同编号”（规则：年份+部门缩写+流水号，如“2024-FC-001”），在《合同台账》中记录合同名称、对方主体、合同类型、金额、签订日期、预计履行期限等基础信息，同步扫描电子版至企业合同管理系统。材料补正：若材料不完整（如缺少对方营业执照复印件、授权委托书等），合同管理部门需当日反馈业务部门，要求2个工作日内补充完毕。（二）多维度专项审查合同登记完成后，根据合同类型及金额，启动“业务+法务+财务”多维度联合审查：1.业务部门初审（责任主体：业务负责人）审查重点：合同背景真实性、合作必要性、商业条款一致性（如标的物描述、数量、质量标准、交付期限是否与业务需求匹配）、对方履约能力（通过信用报告、过往合作记录核实）。输出成果：填写《合同审查清单-业务模块》，明确“通过”“需修改”“不通过”意见，对需修改条款标注具体调整建议，同步提交法务部门。2.法务部门专项审查（责任主体：法务专员*）审查重点：主体资格：对方营业执照、经营范围、法定代表人证件号码明及授权委托书（若签约人非法定代表人），保证签约主体合法有效；法律条款：合同条款是否完整（当事人、标的、价款、履行方式、违约责任、争议解决等），是否存在歧义或法律风险（如“霸王条款”“责任不对等”）；合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求（如数据安全合同需符合《数据安全法》）。输出成果：填写《合同审查清单-法务模块》，列出风险点及修改意见，对高风险条款（如无限责任、管辖约定不明）需重点标注，必要时出具《法律风险评估报告》。3.财务部门复审（责任主体：财务经理*）审查重点：价款支付方式（是否与财务流程匹配）、税费承担（是否明确增值税发票类型及开具要求）、履约保证金条款（比例是否合理、退还条件是否清晰）、关联交易定价公允性（若适用）。输出成果：填写《合同审查清单-财务模块》，确认付款节点、资金安排是否合规，避免财务风险。（三）风险评估与修改确认风险汇总：合同管理部门汇总业务、法务、财务审查意见，形成《合同风险汇总表》，按“高、中、低”分级标注风险点（如“高风险：违约责任不明确”“中风险：付款周期过长”）。沟通修改：业务部门根据风险汇总表，与对方协商修改条款，对无法达成一致的争议点，由合同管理部门组织跨部门会议（业务、法务、财务）评估替代方案，必要时上报分管领导决策。最终确认：修改后的合同文本需再次提交法务部门复核，保证风险点消除，形成《合同审查最终版》并签字确认。（四）分级审批与用印管理审批层级划分：根据合同金额及类型确定审批权限（示例）：金额≤10万元：部门负责人→分管领导；10万元＜金额≤50万元：部门负责人→分管领导→总经理；金额＞50万元或重大业务合同：部门负责人→分管领导→总经理→董事会。审批流程：审批人通过企业OA系统或纸质《合同审批表》签署意见，明确“同意”“修改后同意”“不同意”及理由，审批全程留痕，禁止“先签后批”。用印管理：审批通过后，合同管理部门填写《合同用印申请单》，附最终版合同文本及审批文件，经行政负责人审核后，到指定印章管理部门用印。用印时需核对合同文本与审批件一致性，禁止在空白合同或未生效文本上用印。（五）签订、履约与归档合同签订：用印后，由业务部门安排与对方正式签订合同，保证双方签字盖章齐全（如为多页合同，需加盖骑缝章），签订完成后3个工作日内将原件交合同管理部门归档。履约跟踪：业务部门为合同履约第一责任人，建立《合同履约跟踪表》，定期记录履约进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对逾期履约或违约情况，需2个工作日内上报合同管理部门并启动应对措施（如发函催告、协商变更）。归档管理：合同履行完毕或终止后，合同管理部门整理合同文本、审批文件、履约记录、往来函件等资料，编制《合同归档清单》，电子版存入企业档案管理系统，纸质版按“一合同一档”原则编号存放，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、常用管理模板与工具（一）合同审查清单（模板）审查模块审查项目审查标准审查结果（合格/不合格/需修改）备注（修改建议）审查人日期业务模块合同背景真实性与业务需求一致，合作必要性充分合格——张*2024-03-01业务模块对方履约能力信用良好，过往无重大违约记录需修改需补充对方近3年财务报表李*2024-03-01法务模块主体资格营业执照在有效期内，授权委托书手续完备合格——王*2024-03-02法务模块违约责任条款明确违约金计算方式及责任承担范围不合格需增加“不可抗力”免责条款王*2024-03-02财务模块付款方式分期付款节点与项目进度匹配，发票类型明确合格——赵*2024-03-03（二）合同审批流程表（模板）合同编号合同名称申请人申请部门合同类型合同金额（万元）审批节点审批意见审批日期审批状态2024-FC-001设备采购合同刘*采购部买卖合同25部门负责人（张*）同意2024-03-04已通过分管领导（李*）同意2024-03-05已通过总经理（陈*）修改后同意2024-03-06已通过（三）合同台账（模板）合同编号合同名称签订日期对方主体合同类型合同金额（万元）履行期限责任部门履约状态归档日期归档人2024-FC-001设备采购合同2024-03-10科技有限公司买卖合同252024-03-10至2024-09-10采购部履行中2024-03-12王*2024-FC-002服务外包合同2024-02-20YY信息技术有限公司服务合同182024-02-20至2024-08-20技术部已完成2024-02-25赵*（四）合同风险预警表（模板）合同编号风险点描述风险等级涉及条款应对措施责任部门预警日期处理状态2024-FC-001付款周期过长（60天）中第四条与对方协商缩短至45天，增加逾期违约金采购部2024-03-15待处理2024-FC-003保密范围约定不明确高第八条补充“保密信息包括技术资料、客户名单等具体内容”法务部2024-03-18已处理四、关键风险提示与操作规范（一）主体审查风险禁止性要求：不得与无独立法人资格、营业执照过期或超越经营范围的主体签约；操作规范：签约前务必核实对方营业执照副本、法定代表人证件号码明，若由授权人签约，需提供加盖公章的《授权委托书》及授权人证件号码复印件，留存原件备查。（二）条款完整性风险禁止性要求：避免合同条款缺失（如未约定违约责任、争议解决方式）；操作规范：使用企业制式合同模板，对非标条款需逐条核对“当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决”九大核心要素，保证表述清晰、无歧义。（三）法律合规性风险禁止性要求：合同内容不得违反法律法规强制性规定（如约定“造成人身伤害免责”条款无效）；操作规范：涉及特种设备、食品、医药等特殊行业，需同时审查行业监管法规；涉外合同需注意法律适用及管辖权约定（优先选择中国法院管辖）。（四）履约跟踪风险禁止性要求：禁止“重签订、轻履约”，对履约异常情况拖延处理；操作规范：重大合同