2026年口碑服务公司隐私政策合规管理制度

2026年口碑服务公司隐私政策合规管理制度第一章总则第一条制定目的。为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）隐私政策合规管理工作，建立全流程的用户个人信息保护体系，确保公司隐私政策的制定、发布、执行及更新全环节符合《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》《信息安全技术个人信息安全规范》等相关法律法规及行业监管要求，切实保护用户合法权益，维护公司品牌声誉及经营安全，结合公司口碑服务业务特性及实际运营需求，特制定本制度。第二条适用范围。本制度适用于公司及各分支机构在开展口碑服务全流程中涉及的隐私政策管理工作，包括但不限于隐私政策的起草、审核、发布、公示、更新、解释，以及基于隐私政策开展的用户个人信息收集、使用、存储、传输、共享等相关活动。公司各部门、各分支机构及所有参与隐私政策管理、用户个人信息处理的工作人员，均需严格遵守本制度规定。第三条核心原则。隐私政策合规管理工作遵循“合法正当、知情同意、最小必要、安全保障、全程可控”的核心原则。所有基于隐私政策的个人信息处理行为均需符合法律法规规定，具备合法目的；严格保障用户的知情权与同意权，明确告知用户信息处理规则并获得有效授权；仅收集业务必需的最小范围个人信息，不超范围收集或使用；建立健全安全保障措施，防范信息泄露、篡改、丢失风险；对隐私政策执行全流程实施监督管控，确保合规要求落地。第四条管理职责。公司法务部门是隐私政策合规管理的牵头部门，负责隐私政策的合规审查、制度制定与修订、合规培训组织、违规事项处置及与监管部门的沟通协调；业务运营部门负责根据业务需求提出隐私政策内容建议，落实隐私政策相关执行要求，及时反馈用户咨询与投诉；技术部门负责提供隐私政策发布、更新的技术支持，搭建个人信息安全防护体系，保障信息处理技术层面的合规性；客户服务部门负责隐私政策的用户咨询解答，收集用户反馈并同步相关部门；综合管理部门负责隐私政策相关资料的归档管理；公司管理层负责隐私政策重大事项的审批及资源保障。第二章隐私政策的制定与审核第五条隐私政策制定要求。隐私政策的制定需满足以下核心要求，确保内容完整、清晰、易懂：（一）主体信息明确。清晰公示公司名称、注册地址、联系方式等主体信息，确保用户能够准确识别个人信息处理主体；（二）内容全面具体。明确告知用户个人信息的收集目的、收集范围、使用方式、存储期限，以及信息共享、转让、公开披露的范围和条件；同时说明用户享有的查询、更正、删除、撤回同意等权利及行使方式；（三）区分信息类型。对敏感个人信息（如个人生物识别信息、金融账户信息、精准定位信息等）需单独明确收集使用规则，标注显著提示；若业务涉及儿童个人信息，需制定独立的儿童个人信息保护专项条款；（四）语言通俗易懂。采用简洁明了的表述，避免使用晦涩专业的法律术语；段落划分清晰，无错别字或歧义句，文字显示规范，确保用户能够轻松阅读理解；（五）形式独立完整。隐私政策需独立成文，与用户协议等其他文件区分开，不得作为其他文件的附属条款。第六条制定流程。隐私政策的制定由法务部门牵头，联合业务运营、技术、客户服务等相关部门开展：（一）需求梳理。业务运营部门结合具体业务场景，梳理个人信息处理需求，明确需纳入隐私政策的核心内容；（二）草案起草。法务部门根据需求梳理结果，结合法律法规要求起草隐私政策草案，确保条款合规性与可操作性；（三）内部征求意见。将草案分发给各相关部门征求意见，重点征求业务执行、技术实现、用户服务等环节的可行性建议，对合理建议予以采纳并完善草案；（四）合规审核。法务部门组织专项合规审核，必要时可聘请外部专业机构提供咨询意见，确保草案完全符合现行法律法规及监管要求。第七条审批发布。隐私政策草案经内部审核完善后，需报公司管理层审批；审批通过后，由技术部门配合在公司官方网站、APP、小程序等服务载体的显著位置发布，确保用户能够便捷访问。第三章隐私政策的公示与用户同意管理第八条公示要求。隐私政策的公示需保障用户的知情权与访问便捷性，具体要求如下：（一）访问便捷。在服务首次启动的注册页面显著位置展示隐私政策链接，注册成功后用户在首页四次点击内可访问到完整隐私政策；同时提供隐私政策的一键复制或下载功能，便于用户保存查阅；（二）显著提示。对隐私政策中的敏感个人信息处理规则、用户核心权利等关键内容，采用加粗、下划线等方式进行显著标识，确保用户能够重点关注；（三）持续公示。隐私政策发布后需长期保持公示状态，不得随意删除或隐藏；若服务载体发生更新迭代，需确保隐私政策的展示位置和访问方式不受影响。第九条用户同意管理。用户同意的获取需符合“明示同意”原则，严禁以默认勾选、模糊表述等方式变相强制用户同意：（一）首次使用提示。服务首次运行时，通过弹窗等显著方式提示用户阅读隐私政策，弹窗需设置清晰的“同意”与“拒绝”选项，不得使用“知道了”“下一步”等模糊表述替代“同意”；（二）单独同意。收集敏感个人信息或获取重要权限时，需单独向用户弹窗提示，获得用户的单独同意，不得与其他权限申请捆绑征求同意；（三）同意撤回。明确告知用户撤回同意的方式，确保用户能够便捷行使撤回权利；用户撤回同意后，公司需停止相关个人信息的收集使用，但不影响撤回前基于合法同意已完成的信息处理行为的效力；（四）拒绝处理。若用户拒绝同意隐私政策，公司不得收集任何个人信息，且不得因此限制用户使用服务的核心功能（法律法规另有规定的除外）。第四章隐私政策的执行与风险防控第十条执行要求。各部门需严格按照隐私政策公示的规则开展个人信息处理活动，确保实际执行与政策表述一致：（一）规范收集。严格按照隐私政策声明的范围和方式收集个人信息，不得超范围、超频次收集；不得在后台静默状态下未经用户同意收集个人信息；（二）合规使用。个人信息的使用需严格限定于隐私政策声明的目的，不得用于未告知用户的其他用途；如需超出声明范围使用，需重新获得用户的明示同意；（三）安全存储。技术部门需建立安全的个人信息存储系统，采用加密、访问控制等技术措施保障信息安全；存储期限严格遵循隐私政策声明及法律法规要求，到期后及时进行匿名化处理或安全删除；（四）规范共享。若需向第三方共享个人信息，需在隐私政策中明确公示共享的第三方身份、目的及信息类型，提前获得用户的明示同意；共享过程中需与第三方签订保密协议，明确第三方的信息保护义务，定期核查第三方的执行情况。第十一条风险防控措施。公司建立常态化的隐私政策执行风险防控机制，防范合规风险：（一）权限管控。建立个人信息处理权限分级管理制度，明确各岗位的信息访问权限，严格控制信息接触范围；工作人员需凭账号密码及必要的身份验证访问信息，严禁越权访问或泄露信息；（二）安全监测。技术部门搭建个人信息安全监测系统，实时监测信息收集、使用、传输等环节的安全状况，及时发现并处置异常访问、信息泄露等风险；（三）应急处置。建立个人信息泄露等突发事件应急处置机制，明确应急响应流程、责任部门及处置措施；发生突发事件时，需立即启动应急响应，采取补救措施，并按规定及时向监管部门报告。第五章隐私政策的更新与维护第十二条更新触发条件。出现以下情形之一时，需及时更新隐私政策：（一）法律法规及监管政策发生变化，要求隐私政策条款作出相应调整的；（二）公司业务范围、个人信息处理方式或处理范围发生重大变化的；（三）用户反馈集中或监管部门提出整改要求，需要完善隐私政策内容的；（四）其他可能影响用户权益或政策合规性的情形。第十三条更新流程。隐私政策的更新遵循“审核-公示-告知”的流程：（一）草案修订。法务部门牵头结合更新触发条件，修订隐私政策草案，修订过程需征求相关部门意见；（二）合规审批。修订后的草案经法务部门合规审核后，报公司管理层审批；（三）公示告知。审批通过后，在原公示渠道发布更新后的隐私政策，明确标注更新日期；同时通过弹窗、短信、推送等显著方式告知用户更新内容，涉及用户核心权益的，需重新获得用户的明示同意。第十四条版本管理。法务部门负责建立隐私政策版本管理体系，对各版本的制定时间、更新内容、审批记录等信息进行详细记录归档；保留过往版本的隐私政策文本，确保版本可追溯。第六章监督检查与责任追究第十五条日常监督。法务部门联合技术、综合管理等部门，对隐私政策的执行情况开展日常监督检查，重点检查信息收集使用的合规性、公示方式的规范性、用户同意的有效性等，及时发现并纠正违规行为。第十六条专项检查。法务部门每半年至少组织一次隐私政策合规专项检查，结合行业监管重点及业务发展变化，重点核查以下内容：（一）隐私政策条款与现行法律法规的符合性；（二）实际信息处理行为与隐私政策声明的一致性；（三）个人信息安全保障措施的落实情况；（四）用户咨询投诉的处理情况。对检查中发现的问题，向相关部门出具整改通知书，明确整改要求和期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。第十七条投诉处理。客户服务部门负责接收用户关于隐私政策的咨询与投诉，建立专门台账记录相关信息；对能够当场解答的咨询及时回应，对投诉事项需在3个工作日内移交相关责任部门处理，处理完成后及时向用户反馈结果，确保用户诉求得到妥善解决。第十八条责任追究。对违反本制度规定，在隐私政策合规管理工作中存在以下行为的部门或个人，公司将根据情节轻重给予批评教育、绩效扣减、岗位调整等处理；造成用户权益损害或公司经济损失、品牌声誉受损的，依法依规追究相应责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未按规定制定、更新隐私政策，或隐私政策条款违反法律法规要求的；（二）未按要求公示隐私政策，或采用不正当方式变相强制用户同意的；（三）超出隐私政策声明范围收集、使用、共享用户个人信息的；（四）未落实个人信息安全保障措施，导致信息泄露、篡改、丢失的；（五）拒绝配合监督检查，或对检查发现的问题拒不整改的；（六）在用户咨询投诉处理中推诿扯皮、拖延处置，导致矛盾激化的；（七）其他违反本制度规定的行为。第十九条合规激励。对在隐私政策合规管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰及奖励：（一）严格遵守本制度规定，隐私政策执行规范，未发生合规风险的；（二）及时发现重大合规风险并有效处置，避免公司损失或用户权益损害的；（三）积极提出隐私政策优化建议或合规管理改进措施并被采纳的；（四）在用