2026年口碑服务公司应收账款（含服务回款）管理制度

2026年口碑服务公司应收账款（含服务回款）管理制度第一章总则第一条为规范公司应收账款（含服务回款，下同）管理工作，保障资金安全与顺畅回笼，降低坏账风险，提高资金使用效益，维护公司正常经营秩序，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国民法典》（合同编）等相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司口碑服务业务特点、客户合作模式及实际经营管理情况，制定本制度。第二条本制度所称应收账款，是指公司在提供口碑服务（包括但不限于品牌推广服务、客户满意度提升服务、舆情监测服务等）过程中，应向客户收取的服务费用及其他相关款项，包括已确认收入未收回的款项、已提供服务尚未结算的款项及服务质保金等。本制度所称服务回款，是指客户针对公司提供的口碑服务所支付的各类款项，包括预付款、进度款、结算款、质保金返还等。本制度适用于公司各部门、各业务站点及全体参与应收账款管理的人员，涵盖应收账款的确认、核算、跟踪、催收、回款入账、坏账处理及客户信用管理等全环节工作，全体相关人员均需严格遵守本制度要求。第三条应收账款管理遵循“权责明晰、源头管控、及时回收、风险可控、全程追溯”的原则，确保每笔应收账款都有明确的责任主体，每笔服务回款都能及时足额回笼。第四条公司建立“业务牵头、财务监督、法务支撑、分级负责”的应收账款管理体系，将应收账款回款率、坏账率等指标纳入相关部门及人员的绩效考核范畴，保障管理工作常态化、规范化推进。第五条公司实行客户信用分级管理制度，针对不同信用等级的客户制定差异化的合作及回款政策，从源头降低应收账款回收风险。第二章管理职责第六条公司成立应收账款管理领导小组（以下简称“管理小组”），作为应收账款管理的决策机构。管理小组由公司总经理担任组长，分管财务副总经理、分管业务副总经理担任副组长，财务部门、业务部门、审计部门、法务部门负责人为成员。管理小组主要职责：（一）负责本制度的审批、修订及发布实施；（二）审议公司客户信用分级标准、应收账款管理重大政策及坏账核销方案；（三）协调解决应收账款管理过程中的重大问题，包括大额逾期款项催收、重大客户信用调整、坏账核销等；（四）监督检查应收账款管理工作落实情况，审批相关奖惩方案；（五）审议应收账款管理工作年度总结及优化建议。第七条财务部门是应收账款管理的归口管理部门，主要职责：（一）牵头组织本制度的具体实施，制定应收账款核算细则、回款跟踪流程、对账管理规范及坏账准备计提标准；（二）负责应收账款的会计核算工作，准确确认应收账款金额，及时登记应收账款明细账，定期与总账核对，确保账账相符、账实相符；（三）建立健全应收账款管理台账，完整记录客户名称、服务项目、应收账款金额、账龄、回款进度、催收情况等信息，实现全程可追溯；（四）负责组织开展应收账款对账工作，定期与业务部门、客户核对账款信息，及时处理对账差异；（五）跟踪监控应收账款回款进度，对逾期款项及时预警，督促业务部门开展催收工作；（六）按规定计提坏账准备，审核坏账核销申请资料，配合审计部门开展应收账款专项审计；（七）定期对公司应收账款管理情况进行分析，形成分析报告，提出风险防控及回款优化建议，报管理小组审议。第八条业务部门是应收账款回收的责任主体，主要职责：（一）负责客户信用信息的收集、整理及初步评估，提出客户信用等级建议，报管理小组审批；（二）在业务合作洽谈阶段，明确合同付款条款（包括付款方式、付款时限、付款比例、质保金条款等），避免模糊不清的付款约定；（三）负责服务过程中的回款跟踪工作，按合同约定及时向客户提交付款申请及相关资料（如服务验收单、发票等），主动跟进回款进度；（四）建立本部门应收账款台账，与财务部门定期核对，确保账款信息一致；（五）负责应收账款的日常催收工作，对逾期款项制定针对性催收方案，采取有效催收措施，及时向财务部门及管理小组反馈催收进展；（六）配合财务部门开展对账工作，提供相关业务背景资料，协助解决对账差异；（七）对客户经营状况、付款能力变化进行跟踪，发现风险隐患及时向管理小组报告。第九条法务部门主要职责：（一）负责审核业务合同中付款条款的合法性、合规性及严谨性，防范合同风险；（二）为应收账款催收工作提供法律支持，协助制定合规的催收方案；（三）对长期逾期、催收无效的应收账款，协助开展法律催收工作（包括发送律师函、提起诉讼、申请仲裁等）；（四）审核坏账核销过程中的相关法律资料，确保坏账处理符合法律法规要求。第十条审计部门主要职责：（一）负责对公司应收账款管理情况进行监督审计，重点核查应收账款确认的准确性、回款跟踪的及时性、催收措施的有效性、坏账准备计提的合规性及坏账核销的规范性；（二）每半年至少开展一次应收账款专项审计，形成审计报告，向管理小组反馈审计发现的问题，提出整改建议；（三）跟踪审计整改措施的落实情况，确保问题整改到位。第三章应收账款确认与核算第十一条应收账款确认依据：公司应收账款以实际提供的口碑服务为基础，按以下条件确认：（一）与客户签订的业务合同已生效，且服务内容符合合同约定；（二）服务已按合同要求完成，经客户验收合格（或达到合同约定的确认节点）；（三）已向客户开具符合规定的发票或提供了明确的收款依据；（四）收款金额能够可靠计量，且相关经济利益很可能流入公司。第十二条应收账款核算规范：（一）财务部门应按客户、服务项目分别设置应收账款明细账，详细核算每笔应收账款的发生、回收及余额情况；（二）财务人员根据审核通过的服务验收单、发票、合同等资料，及时编制记账凭证，登记应收账款明细账，确保核算及时、准确；（三）对于同一客户多笔业务产生的应收账款，应分别核算、清晰标注，避免混淆；（四）财务部门每月月末对当月应收账款发生及回收情况进行汇总，与业务部门进行对账，确保双方数据一致；对对账发现的差异，应及时查明原因并纠正。第十三条发票管理要求：业务部门在服务验收合格后3个工作日内，向财务部门提交发票开具申请及相关资料；财务部门在收到申请后5个工作日内完成发票开具，并交由业务部门传递给客户；业务部门需跟踪发票传递及签收情况，确保客户及时收到发票，为回款提供保障。第四章服务回款管理第十四条付款条款约定：业务部门在与客户签订业务合同时，应明确以下付款条款：（一）付款方式：明确为银行转账、商业汇票等具体方式，优先选择银行转账；（二）付款时限：明确每笔款项的付款时间（如服务验收后15个工作日内、每月10日前等），避免使用“合理期限”“尽快支付”等模糊表述；（三）付款比例：对于大额或长期服务项目，应约定分期付款比例（如预付款30%、进度款50%、结算款20%）；（四）质保金条款：确需留存质保金的，明确质保金比例（一般不超过合同总额的10%）、质保期限及返还条件；（五）逾期付款责任：明确客户逾期付款的违约责任（如按日收取逾期违约金），增强合同约束力。第十五条回款跟踪流程：（一）预付款跟踪：业务部门在合同签订后，及时向客户提交预付款付款申请，跟踪预付款到账情况，确保预付款到账后再启动服务；（二）进度款跟踪：服务达到合同约定的进度节点后，业务部门在3个工作日内完成节点验收，向客户提交进度款付款申请及验收资料，跟踪进度款回收；（三）结算款跟踪：服务全部完成并经客户验收合格后，业务部门在5个工作日内整理完整的结算资料（包括服务验收单、发票、结算清单等），提交给客户申请结算款，全程跟踪回款进度；（四）质保金跟踪：质保期满前1个月，业务部门主动与客户沟通质保金返还事宜，核实返还条件，在质保期满后3个工作日内提交质保金返还申请，跟踪质保金到账。第十六条回款入账管理：财务部门在收到客户支付的款项后，应在1个工作日内确认款项到账情况，核对付款客户、金额及对应服务项目，及时登记应收账款明细账，冲减对应应收账款余额；对于无法直接匹配到具体项目的款项，财务部门应在2个工作日内与业务部门核实，确保回款准确入账。第十七条特殊回款情况处理：（一）客户以商业汇票支付的，业务部门需在收到汇票后2个工作日内提交财务部门审核；财务部门审核汇票真实性、合规性后，办理入账手续，并跟踪汇票到期托收情况；（二）客户因特殊情况需延期付款的，业务部门需让客户出具书面延期付款申请，说明延期原因及延期期限，经业务部门负责人审核、财务部门复核、管理小组审批同意后，方可同意延期；业务部门需跟踪延期款项的回收，确保到期足额回款；（三）发生坏账后又收回的款项，财务部门应及时登记入账，冲减已计提的坏账准备，并做好相关记录。第五章应收账款监控与催收第十八条应收账款监控：（一）财务部门建立应收账款动态监控台账，每月更新应收账款余额、账龄、回款进度、客户信用状况等信息，对逾期款项进行红色预警标注；（二）财务部门每月向业务部门、管理小组报送《应收账款月度监控报告》，详细说明当月应收账款发生、回收、逾期情况及风险预警信息；（三）业务部门对本部门负责的应收账款进行实时跟踪，每周梳理回款进度，对即将到期的款项提前3个工作日提醒客户付款，对逾期款项立即启动催收。第十九条账龄划分标准：公司应收账款账龄按以下标准划分：（一）正常账款：未到付款期限的应收账款；（二）逾期1-30天账款：超过付款期限但不足30天的应收账款；（三）逾期31-60天账款：超过付款期限30天但不足60天的应收账款；（四）逾期61-90天账款：超过付款期限60天但不足90天的应收账款；（五）逾期90天以上账款：超过付款期限90天及以上的应收账款。第二十条分级催收措施：（一）逾期1-30天账款：由业务部门对接业务员通过电话、微信等友好方式催收，了解客户逾期原因，督促客户尽快付款；（二）逾期31-60天账款：由业务部门负责人牵头催收，向客户发送书面催收函，明确逾期责任及付款要求，跟踪客户付款承诺的落实；（三）逾期61-90天账款：业务部门联合财务部门开展催收，实地走访客户（必要时），核实客户经营及付款能力，重新协商付款计划并签订书面协议；（四）逾期90天以上账款：由管理小组牵头，法务部门介入，制定法律催收方案，发送律师函；对仍未回款的，启动诉讼、仲裁等法律程序。第二十一条催收记录管理：业务部门在催收过程中，需详细记录每次催收的时间、方式、沟通内容、客户反馈及后续计划，形成《应收账款催收记录表》，每月提交财务部门备案；财务部门将催收记录纳入应收账款管理台账，作为后续坏账认定及绩效考核的依据。第六章坏账准备与处理第二十二条坏账确认条件：符合以下条件之一的应收账款，可确认为坏账：（一）客户破产、清算、注销或被吊销营业执照，且无财产可供清偿的；（二）客户下落不明、无法联系，且通过法律程序仍无法收回的；（三）逾期超过1年，经多次催收仍无法收回，且客户已无付款能力的；（四）其他符合国家相关法律法规及公司财务制度规定的坏账确认条件的。第二十三条坏账准备计提：财务部门按季度计提坏账准备，计提标准如下：（一）逾期1-30天账款：按应收账款余额的5%计提；（二）逾期31-60天账款：按应收账款余额的10%计提；（三）逾期61-90天账款：按应收账款余额的30%计提；（四）逾期90天以上账款：按应收账款余额的50%计提；（五）已确认无法收回的账款：全额计提坏账准备。第二十四条坏账核销流程：（一）申请发起：业务部门对符合坏账确认条件的应收账款，收集相关证明资料（包括催收记录、客户破产/注销证明、法律文书等），填写《坏账核销申请表》，说明坏账形成原因、催收过程及核销理由，提交部门负责人审核；（二）部门审核：业务部门负责人审核申请资料的真实性、完整性，审核通过后签字确认；（三）财务复核：财务部门审核坏账核销申请资料，核查坏账准备计提情况，确认核销金额及合规性，审核通过后签字确认；（四）法务审核：法务部门审核坏账核销相关法律资料，确认坏账处理符合法律法规要求，出具审核意见；（五）最终审批：单笔核销金额5万元及以下的，经上述审核后报分管财务副总经理审批；单笔核销金额5万元以上的，报管理小组审批；（六）账务处理：审批通过后，财务部门按规定进行坏账核销账务处理，同时在应收账款台账中注明核销情况，妥善保管相关资料。第二十五条已核销坏账后续管理：已核销的坏账并非放弃追索权，业务部门仍需跟踪客户后续经营状况，如发现客户恢复付款能力，应及时开展催收工作，收回的款项按规定入账。第七章监督检查与奖惩第二十六条监督检查机制：财务部门每月对应收账款回款及催收情况进行自查；审计部门每半年开展一次应收账款专项审计，重点核查应收账款确认的准确性、回款跟踪的及时性、催收措施的有效性、坏账准备计提及核销的合规性；管理小组每半年召开一次应收账款管理工作会议，通报监督检查情况，协调解决突出问题。第二十七条奖励：对在应收账款管理工作中表现突出，有以下情形之一的部门或个人，公司给予表彰奖励：（一）年度应收账款回款率达到95%以上，且无逾期90天以上账款的业务部门；（二）成功收回长期逾期（逾期90天以上）账款，为公司挽回损失的个人；（三）提出应收账款管理优化建议，被采纳后显著提升回款效率、降低坏账风险的部门或个人；（四）在客户信用评估、合同付款条款审核中严格把关，有效防范回款风险的个人。第二十八条奖励标准：由财务部门联合业务部门提出奖励方案，报管理小组审批后执行。物质奖励可采用一次性奖金、绩效考核加分等方式；精神奖励可采用通报表彰