2026年口碑服务公司硬件设备（服务器等）管理制度

2026年口碑服务公司硬件设备（服务器等）管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）硬件设备（含服务器、计算机、网络设备、存储设备等，下同）的全生命周期管理，保障设备正常运行，提高设备使用效率，保护公司资产安全，支撑公司业务稳定开展，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国网络安全法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司信息化建设与资产管理实际需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门及下属机构所有硬件设备的采购、验收、登记、使用、维护、升级、报废、处置等全流程管理工作。公司全体员工及外来施工单位在公司管辖区域内涉及硬件设备相关操作的，均需遵守本制度规定。第三条硬件设备管理遵循“统一规划、分级负责、全程管控、安全高效、经济适用”的核心原则，实行“谁使用、谁负责”的责任制，确保设备资产清晰、状态可控、使用规范、处置合规。第四条公司建立硬件设备管理责任体系，明确各部门及人员的管理职责，定期开展设备管理专项检查与培训，提升全员设备管理意识与规范操作能力。严禁任何部门或个人擅自采购、处置硬件设备，严禁违规操作、损坏或挪用公司硬件设备。第五条本制度所指硬件设备主要包括：（一）核心计算设备：服务器、工作站、小型机等；（二）终端设备：台式计算机、笔记本电脑、打印机、扫描仪、投影仪等；（三）网络设备：交换机、路由器、防火墙、负载均衡器、无线AP等；（四）存储设备：磁盘阵列、移动硬盘、U盘等；（五）其他硬件设备：UPS电源、机房空调、监控设备、办公自动化设备等。第二章管理职责分工第六条IT管理部门是公司硬件设备的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、解释与组织实施，编制公司硬件设备中长期规划及年度采购计划；（二）负责硬件设备采购申请的技术审核，核查设备技术参数、兼容性、安全性及与公司信息化规划的匹配度；（三）牵头组织硬件设备的采购、验收、登记、编号、台账建立及全生命周期跟踪管理；（四）负责硬件设备的日常维护、故障维修、升级改造、安全防护等技术支持工作；（五）负责硬件设备报废的技术鉴定与处置统筹，监督报废设备的数据销毁与资产核销工作；（六）负责硬件设备管理相关资料的收集、整理与归档，定期向公司管理层汇报设备管理情况。第七条各硬件设备使用部门（以下简称“使用部门”）主要职责包括：（一）根据本部门业务需求，提出真实、合理的硬件设备采购申请，明确设备名称、规格型号、数量、技术要求、用途及使用地点等信息，经部门负责人签字确认后提交审核；（二）负责本部门使用硬件设备的日常保管、规范使用及维护保养，明确专人作为部门设备管理员，协助IT管理部门开展设备台账核对、状态排查等工作；（三）组织本部门员工学习本制度及硬件设备规范操作流程，开展岗前设备使用培训，确保员工掌握设备基本操作、安全防护及故障上报流程；（四）及时向IT管理部门上报硬件设备故障、损坏、丢失等异常情况，配合开展故障排查、维修及善后处理工作；（五）负责本部门使用硬件设备的报废申请与配合处置工作。第八条采购部门主要职责包括：（一）在IT管理部门技术审核通过的基础上，开展硬件设备采购工作，优先选择资质齐全、信誉良好、技术实力强、售后服务完善的正规供应商；（二）采购过程中需核实供应商的营业执照、相关资质证明，确保采购设备符合国家质量标准及公司技术要求，签订规范采购合同，明确设备质量、价格、交货期、售后服务、质保期等条款；（三）跟踪采购进度，确保硬件设备按时到货，配合IT管理部门、使用部门开展验收工作，及时协调处理采购过程中出现的质量、交付等问题；（四）严禁采购淘汰、落后或不符合国家安全标准的硬件设备。第九条财务部门主要职责包括：（一）负责硬件设备采购预算的审核与资金保障，严格按照采购合同及验收合格证明办理付款手续；（二）负责硬件设备的资产核算与账务处理，建立固定资产台账，定期与IT管理部门、使用部门开展资产清查核对工作；（三）负责硬件设备报废的资产核销审核，监督报废设备处置资金的合规管理。第十条行政部门主要职责包括：（一）负责硬件设备存储、使用区域（尤其是机房）的环境维护、安全防护及设施检修，保障机房温湿度、供电、消防等条件符合设备运行要求；（二）配合IT管理部门开展硬件设备的搬运、安装、调试等工作，负责废弃硬件设备的回收、暂存及联系合规处置机构；（三）负责办公类硬件设备（如打印机、投影仪等）的日常耗材采购与管理，配合IT管理部门开展维护工作。第十一条审计监督部门主要职责包括：（一）定期对硬件设备采购、验收、使用、维护、报废等全流程管理工作开展审计监督，核查流程合规性、资金使用合理性及资产安全性；（二）对审计中发现的违规问题，提出整改建议，跟踪整改落实情况，依法依规追究相关人员责任。第三章全流程管理规范第十二条采购管理：（一）使用部门需采购硬件设备时，填写《硬件设备采购申请表》，详细注明设备名称、规格型号、数量、技术参数、用途、预算金额、使用部门及责任人、预计使用年限等信息，经部门负责人签字确认后，提交IT管理部门进行技术审核；（二）IT管理部门对采购申请进行技术审核，重点核查设备技术参数的合理性、与现有系统的兼容性、安全性及是否符合公司信息化规划，审核通过后出具技术审核意见，提交采购部门；（三）采购部门根据技术审核意见及公司采购管理规定，开展采购工作，对于金额较大或技术复杂的设备，需组织招标或多方比价，确保采购过程公开、公平、公正；（四）采购合同签订前，需经IT管理部门、财务部门、法务部门（如有）审核确认，明确双方权利义务、设备质量标准、售后服务承诺（含质保期、维修响应时间等）、违约责任等条款；（五）对于服务器、网络设备等核心硬件设备，采购部门需提前通知IT管理部门及使用部门做好设备接收、安装调试的前期准备工作。第十三条验收管理：（一）硬件设备到货后，采购部门立即通知IT管理部门、使用部门共同开展联合验收，必要时可邀请财务部门参与；（二）验收内容包括：设备名称、规格型号、数量与采购申请及合同的一致性，设备外观是否完好、无破损、无划痕，配件是否齐全（如电源线、数据线、说明书、驱动光盘等），设备序列号、出厂编号是否清晰可查，是否随货附带产品合格证、质保书等资料；（三）对于服务器、网络设备等需要调试的核心设备，IT管理部门需进行开机测试、性能验证及兼容性测试，确保设备各项技术指标符合要求，能够正常运行；（四）验收合格的，由各参与部门人员在《硬件设备验收单》上签字确认，IT管理部门办理登记编号手续，采购部门凭验收单办理付款手续；验收不合格的（如设备型号不符、质量问题、配件缺失等），由采购部门立即联系供应商办理退换货或索赔手续，严禁不合格设备入库或使用；（五）IT管理部门将验收合格的硬件设备信息录入设备管理台账，建立设备唯一资产编号，粘贴资产标签，标签内容包括设备名称、资产编号、使用部门、责任人、采购日期等信息。第十四条登记与台账管理：（一）IT管理部门建立健全硬件设备管理台账，实行“一物一码、一码一档”管理，详细记录设备资产编号、名称、规格型号、生产厂家、序列号、采购日期、采购金额、质保期、使用部门、责任人、存放地点、维护记录、维修记录、升级记录、报废日期等信息；（二）设备管理台账实行动态更新，设备使用部门、责任人、存放地点等信息发生变更时，使用部门需及时向IT管理部门提交变更申请，IT管理部门核实后更新台账；（三）IT管理部门每月对设备管理台账进行梳理核对，每季度与财务部门、使用部门开展资产清查，确保账、物、卡（资产标签）相符；（四）设备管理台账及相关资料需妥善保管，保存期限不少于设备报废后3年。第十五条使用与保管管理：（一）使用部门及责任人需妥善保管所使用的硬件设备，严格按照设备操作手册及公司规范开展操作，严禁违规拆卸、改装、超频设备，严禁在设备上安装与工作无关的软件、插件或接入不明外接设备；（二）服务器、网络设备等核心设备需放置在指定机房内，机房实行24小时安全值守，严禁无关人员进入；使用部门需配合IT管理部门做好机房环境维护，确保设备运行环境符合要求；（三）终端设备（如计算机、笔记本电脑）使用人员需设置开机密码及屏幕保护密码，重要数据定期备份；笔记本电脑等移动设备携带外出时，需做好安全防护，避免设备丢失或损坏，外出期间发生设备异常情况需立即上报；（四）存储设备（如U盘、移动硬盘）需优先使用公司认证的加密存储设备，严禁使用私人存储设备存储公司敏感数据；存储设备使用后需及时拔除，妥善保管，防止数据泄露；（五）硬件设备使用过程中，若出现故障、异常或损坏，使用人员需立即停止使用，向本部门设备管理员及IT管理部门报修，说明故障现象及发生过程，严禁擅自拆机维修；（六）员工离职、调岗时，需办理硬件设备交接手续，填写《硬件设备交接单》，经部门负责人及IT管理部门核实设备状态无误后，方可办理离职或调岗手续，确保设备资产不流失。第十六条维护与维修管理：（一）IT管理部门建立硬件设备维护制度，制定日常维护计划，对服务器、网络设备等核心设备实行定期巡检（每周至少一次），对终端设备实行定期维护（每月至少一次）；（二）日常维护内容包括：设备运行状态检查、性能监测、系统更新、病毒查杀、灰尘清理、线路整理等，维护情况需详细记录在设备维护台账中；（三）设备出现故障时，IT管理部门接到报修后，需在规定时间内响应：一般终端设备故障2小时内响应，核心设备故障30分钟内响应；简单故障现场解决，复杂故障需联系供应商或专业维修机构进行维修，维修过程需全程跟踪；（四）设备维修前，IT管理部门需对设备内存储的公司数据进行备份，确保数据安全；维修过程中需明确维修责任及费用承担方，属于质保期内的故障，由供应商免费维修；属于人为损坏的，由相关责任人承担维修费用；（五）设备维修完成后，IT管理部门需对设备进行测试，确认故障已排除，设备运行正常后，通知使用部门领回使用，并更新设备维修台账，记录维修时间、故障原因、维修内容、维修费用等信息。第十七条升级与改造管理：（一）因业务发展、技术升级或设备性能不足需要对硬件设备进行升级、改造的，使用部门需向IT管理部门提交《硬件设备升级改造申请表》，说明升级改造原因、需求、技术方案及预算，经部门负责人签字确认后，由IT管理部门进行技术审核；（二）IT管理部门审核通过后，制定升级改造实施方案，明确升级改造流程、时间、责任人及风险防控措施，报公司管理层审批；（三）升级改造工作由IT管理部门牵头组织实施，必要时可委托专业机构开展，使用部门配合；升级改造过程中需做好数据备份、设备保护工作，避免数据丢失或设备损坏；（四）升级改造完成后，IT管理部门需对设备进行测试，确认升级改造效果符合要求，更新设备管理台账，记录升级改造内容、时间、费用等信息。第十八条报废与处置管理：（一）硬件设备符合以下条件之一的，可申请报废：达到或超过规定使用年限（如服务器使用年限一般不超过5年，终端设备使用年限一般不超过3-5年），性能无法满足工作需求，且无维修、升级价值的；设备严重损坏，无法维修或维修费用超过设备现有价值50%以上的；因技术落后、不符合国家安全标准或公司信息化规划，无法兼容现有系统的；因自然灾害、事故等不可抗力因素导致设备损毁，无法修复的；其他经技术鉴定确认无使用价值的情况。（二）设备报废需由使用部门填写《硬件设备报废申请表》，说明设备基本信息、报废原因，经部门负责人签字确认后，提交IT管理部门；（三）IT管理部门对报废申请进行技术鉴定，核实设备状态及报废合理性，出具技术鉴定意见；财务部门对报废设备的资产价值进行核实，出具资产核销意见；（四）报废申请经IT管理部门、财务部门审核通过后，报公司管理层审批；金额较大的设备报废，需经公司管理层集体审议通过；（五）报废设备处置前，IT管理部门必须对设备内存储的所有数据进行彻底销毁（如硬盘低级格式化、物理破坏等），确保公司数据安全，数据销毁情况需记录存档；（六）报废设备处置由行政部门牵头，IT管理部门、财务部门配合，联系具备合法资质的专业处置机构，通过回收、拍卖、拆解等合规方式处置，处置过程需做好记录，处置收入上缴公司财务；（七）报废设备处置完成后，IT管理部门更新设备管理台账，标注设备报废状态；财务部门办理资产核销手续，更新固定资产台账。第四章安全管理与应急保障第十九条硬件设备安全管理：（一）IT管理部门负责建立硬件设备安全防护体系，对服务器、网络设备等核心设备配置安全策略，开启防火墙、入侵检测等安全功能，定期更新安全补丁，防范网络攻击、病毒入侵等安全风险；（二）机房需配备完善的安全防护设施，包括消防器材、监控设备、门禁系统、UPS电源、防雷接地装置等，定期开展安全检查，确保设施正常运行；（三）严禁在公司硬件设备上接入未经安全检测的外接设备，严禁使用盗版软件或来源不明的软件，严禁利用公司设备从事违法违规活动；（四）IT管理部门定期开展硬件设备安全检查，及时发现并整改安全隐患，建立安全检查台账，记录检查情况及整改措施。第二十条应急保障：（一）IT管理部门牵头制定硬件设备突发事件应急处置预案，明确应急组织机构、处置流程、责任分工及应急措施，重点覆盖服务器故障、网络中断、设备火灾等突发事件；（二）建立应急物资储备清单，储备必要的应急设备（如备用服务器、交换机、硬盘等）、维修工具及应急耗材，由IT管理部门负责日常管理，定期检查物资状态，确保应急时可正常使用；（三）定期组织开展硬件设备应急演练，提升应急处置能力；发生突发事件时，各部门需按预案要求协同处置，优先保障核心业务系统设备运行，减少事故损失；（四）应急处置结束后，IT管理部门组织相关部门对事件原因进行调查分析，总结处置经验，完善应急预案及安全防护措施。第五章监督检查与奖惩第二十一条监督检查：（一）IT管理部门每月至少开展一次硬件设备管理专项检查，重点检查设备使用规范性、台账完整性、维护及时性、安全防护有效性及资产相符性等；（二）审计监督部门每季度至少开展一次硬件设备管理审计，核查采购流程合规性、资金使用合理性、报废处置规范性及资产安全性等；（三）对检查中发现的问题，下达《设备管理整改通知书》，明确整改责任人、整改期限及整改措施，跟踪整改落实情况，形成闭环管理；对发现的重大安全隐患或资产流失问题，立即上报公司管理层。第二十二条奖励：对在硬件设备管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予表彰奖励：（一）严格遵守本制度规定，规范开展设备使用、保管工作，设备状态良好，无损坏、丢失情况的；（二）及时发现设备安全隐患或故障，避免重大损失的；（三）提出硬件设备管理合理化建