养老院老人活动管理制度

养老院老人活动管理制度引言：随着人口老龄化趋势的加剧，养老院老人的活动管理逐渐成为提升服务质量的关键环节。为规范养老院老人活动管理，提升老人生活品质，促进机构可持续发展，特制定本制度。本制度旨在明确部门职责与目标，构建科学合理的组织架构，优化工作流程与操作规范，确保权限与决策机制高效运行，同时建立完善的绩效评估与激励机制，强化合规与风险管理，促进跨部门沟通与协作，并构建持续改进机制。本制度适用于养老院所有涉及老人活动管理的部门与人员，核心原则是以人为本，安全第一，科学管理，持续改进。一、部门职责与目标（一）职能定位：养老院活动管理部是负责统筹规划、组织实施、监督评估老人活动的核心部门，在机构组织架构中扮演着枢纽角色。该部门需与医疗部、后勤部、人力资源部等部门紧密协作，确保活动方案的科学性、安全性及可行性。活动管理部需定期与医疗部沟通老人健康状况，确保活动适应老人身体需求；与后勤部协调场地、物资及设备保障；与人力资源部共同开展员工培训，提升活动组织能力。（二）核心目标：活动管理部的短期目标包括：每月至少开展X场不同类型的老人活动，覆盖机构内X%的老人参与；建立完善的老人活动档案，记录活动参与情况及反馈意见。长期目标包括：打造特色品牌活动，提升机构知名度；通过活动干预，改善老人的心理健康状况，降低抑郁、焦虑等负面情绪发生率；推动活动管理信息化建设，实现活动数据动态监测与分析。这些目标与机构“以人为本，品质至上”的战略高度契合，有助于推动机构整体服务水平的提升。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：活动管理部采用扁平化管理体系，设总监1名，负责部门全面工作；下设X个小组，分别为策划组、执行组、评估组，各小组设组长1名。总监向机构负责人汇报，各小组组长向总监汇报。部门内部层级清晰，汇报关系明确，确保指令畅通，执行高效。策划组负责活动方案的创意构思、内容设计及风险评估；执行组负责活动现场的组织协调、物资准备及人员安排；评估组负责活动效果的数据收集、分析及报告撰写。各小组职责边界清晰，同时交叉协作，形成合力。（二）人员配置：活动管理部人员编制为X人，其中总监1名，策划组X人，执行组X人，评估组X人。人员招聘需具备相关专业背景或相关工作经验，经面试、笔试及背景调查合格后方可录用。晋升机制基于员工绩效、能力及经验，每年进行一次评估，优秀员工可晋升至组长或总监岗位。轮岗机制鼓励员工跨小组交流学习，每年至少轮岗一次，最长不超过X年，以提升员工综合素质及团队协作能力。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：活动管理部核心流程包括项目启动、方案策划、资源准备、活动实施、效果评估及总结改进六个阶段。项目启动阶段需召开项目启动会，明确活动目标、预算及时间节点，由部门负责人主持，相关部门参与。方案策划阶段需进行市场调研、老人需求分析及活动方案设计，方案需经部门负责人审核后方可实施。资源准备阶段需制定物资采购清单、人员安排表及场地布置方案，确保活动顺利开展。活动实施阶段需严格按照方案执行，执行组负责现场协调，确保活动安全有序。效果评估阶段需收集活动数据，包括老人参与度、满意度及反馈意见，评估组负责数据分析及报告撰写。总结改进阶段需根据评估结果，总结经验教训，优化活动方案，持续提升活动质量。具体操作规范包括：采购审批需经部门负责人→财务部→机构负责人三级签字，确保资金使用合规。项目实施过程中需定期召开中期评审会，评估项目进度及风险，及时调整方案。项目结束后需进行结项验收，确保活动目标达成，由部门负责人、财务部及机构负责人共同验收。（二）文档管理：活动管理部所有文档需统一命名、分类存储及权限管理。文件命名需包含项目名称、日期及版本号，例如“XX活动策划方案V1.0-202X年X月X日”。文档存储需采用加密方式，确保信息安全，不同级别人员需设置不同访问权限。合同存档需加密存储，且仅部门总监可调阅。会议纪要需使用统一模板，包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容及决议事项，需在会议结束后X小时内整理完毕，并提交至相关人员。活动报告需使用统一模板，包括活动背景、目标、内容、参与情况、效果评估及改进建议，需在活动结束后X日内提交至机构负责人。所有文档需按季度归档，存档期限为X年。四、权限与决策机制（一）授权范围：活动管理部总监拥有活动方案审批权、预算使用权及人员调配权，可直接批准预算在X万元以下的采购申请。部门组长拥有活动执行监督权、人员考勤权及物资管理权，可直接处理活动现场突发事件。紧急决策流程如下：当遇到突发事件时，现场负责人可立即采取应急措施，但需在X小时内向部门总监报告，部门总监可根据情况直接决策或成立临时小组处理，临时小组由部门总监指定成员组成，拥有临时决策权，但需在X小时内向机构负责人报告决策结果。（二）会议制度：活动管理部每周召开一次周会，总结上周工作，部署下周任务，参会人员为部门全体人员。每季度召开一次季度战略会，评估季度目标达成情况，制定下季度工作计划，参会人员为部门全体人员及机构负责人。会议决议需详细记录，并指定责任人及完成时限，责任人需在会议结束后X小时内确认并执行。会议决议执行情况需在下次会议上进行追踪汇报，确保决议落实到位。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：活动管理部员工绩效考核采用KPI考核方式，考核指标包括活动策划创意、活动执行效果、老人满意度、资源使用效率及团队协作能力。策划组员工按活动方案的创新性、可行性及风险控制情况评分，执行组员工按活动现场的组织协调能力、应急处理能力及老人满意度评分，评估组员工按数据分析准确性、报告撰写质量及改进建议有效性评分。考核周期为每月一次，员工进行自评，组长进行初评，总监进行终评。（二）奖惩措施：对于绩效考核优秀的员工，可给予奖金、晋升或培训机会，奖金金额根据绩效等级确定，晋升机会优先考虑内部员工，培训机会包括专业技能培训及管理能力培训。对于绩效考核不合格的员工，需进行绩效改进培训，连续两次绩效考核不合格的员工，予以调岗或解聘。对于违反机构规章制度的行为，视情节严重程度给予警告、罚款或解聘处理，具体处罚措施参照机构相关制度执行。数据泄露等严重违规行为，需立即报告并接受内部调查，调查结果根据情节严重程度给予相应处理。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：活动管理部所有活动需严格遵守国家相关法律法规，确保活动内容健康向上，符合社会公德及行业规范。活动方案需进行风险评估，确保活动安全，避免老人受伤。涉及老人个人信息的数据保护，需严格遵守数据保护制度，确保信息安全。与外部机构合作时，需签订合作协议，明确双方权利义务，确保合作合规。（二）风险应对：活动管理部需制定应急预案，针对可能出现的突发事件，如老人突发疾病、设备故障、自然灾害等，制定相应的应急措施，并定期进行应急演练，提升员工应急处置能力。机构每季度进行一次内部审计，抽查活动流程合规性，发现问题及时整改。内部审计内容包括活动方案审批、资源使用、老人满意度调查、数据保护等方面，确保活动管理合规高效。七、沟通与协作（一）信息共享：活动管理部与其他部门沟通需采用多种渠道，确保信息传递及时准确。重要通知需通过企业微信发布，紧急情况需电话通知。跨部门协作需指定接口人，接口人负责协调沟通，确保信息畅通。联合项目需每周召开进度同步会，汇报项目进展，协调解决问题，确保项目顺利推进。（二）冲突解决：部门内部或部门之间出现纠纷时，需先由当事人双方进行沟通调解，调解不成时，提交至部门负责人或机构负责人进行仲裁。仲裁结果需双方签字确认，并纳入员工档案。对于涉及法律问题的纠纷，需咨询法律顾问，并根据法律顾问意见进行处理。八、持续改进机制活动管理部鼓励员工提出改进建议，每年进行一次员工满意