企业文件归档管理制度文档分类到存储管理

企业文件归档管理制度文档分类与存储管理规范第一章总则1.1制度目的为规范企业各类文件的形成、收集、分类、归档及存储管理，保证文件的完整性、安全性、可追溯性，提高文件利用效率，降低管理成本，依据国家《档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。1.2基本原则统一管理：企业文件归档工作由档案管理部门（以下简称“档案室”）统一负责，各部门协同配合。规范分类：按照文件形成规律、特点及价值，科学划分类别，保证分类逻辑清晰、编码唯一。安全存储：采用物理存储与电子存储相结合的方式，保障文件实体及信息的安全，防止损坏、丢失或泄露。高效利用：建立便捷的检索机制，保证文件在授权范围内快速调取与使用。第二章制度适用范围与文件类型2.1适用范围本制度适用于企业总部及各分支机构在经营管理活动中形成的、具有保存价值的各类文件资料，涵盖所有部门及业务环节。2.2文件类型分类根据文件性质及来源，企业文件分为以下六大类，具体子类可根据企业实际业务补充调整：一级分类二级分类包含文件示例管理类文件行政管理公司章程、股东会决议、内部管理制度、会议纪要、工作计划与总结等人力资源管理招聘录用合同、员工档案、薪酬福利记录、培训资料、绩效考核文件等业务类文件合同协议采购合同、销售合同、服务合同、合作协议及附件、审批单等项目管理项目立项报告、可行性研究报告、项目计划书、验收报告、项目总结等财务类文件财务核算会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报表、审计报告、成本分析报告等资产管理固定资产台账、采购发票、资产调拨单、报废审批单等技术类文件研发技术研发项目方案、技术图纸、专利申请文件、产品说明书、技术测试报告等生产运营生产流程文件、工艺标准、质量检测报告、设备操作手册、安全生产记录等声像类文件音频/视频/图片企业宣传片、活动照片、会议录音录像、产品宣传图、工程现场影像等其他类文件外部往来/特殊载体批文、客户函件、捐赠证明、电子档案（含光盘、移动存储介质等）第三章文件归档分类与存储管理流程3.1文件收集与初步整理操作步骤：责任主体：各部门指定专人（称为“部门档案员*”）负责本部门文件收集，档案室定期监督指导。收集范围：文件办理完毕后1个工作日内，部门档案员需将具有保存价值的正本及电子文件（如涉及电子签章，需包含签章文件）收集齐全，避免遗漏。初步整理：对收集的文件进行初步排序，去除重复件、无关联件，检查文件是否齐全（如合同需附审批单、会议纪要需附签到表），对破损文件及时修复。3.2文件分类与编码规则操作步骤：分类确认：依据第二章“文件类型分类”，结合文件内容确定一级分类及二级分类。例如：2023年签订的“项目采购合同”分类为“业务类文件-合同协议”。编码规则：采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”的组合编码，保证每份文件唯一编码。编码规则示例一级分类代码：管理类（GL）、业务类（YW）、财务类（CW）、技术类（JS）、声像类（SX）、其他类（QT）；二级分类代码：行政管理（XZ）、人力资源管理（RL）、合同协议（HT）、项目管理（XM）等（可自定义2位字母/数字）；年份：文件形成年份的后4位（如2023年为“2023”）；流水号：3位阿拉伯数字，按部门内文件形成顺序从“001”开始编制。示例：管理类-行政管理-2023年-第001份文件编码为“GL-XZ-2023-001”。标签标注：在文件首页右上角用铅笔标注分类编码，电子文件在文件名中加入分类编码（如“GL-XZ-2023-001_2023年度工作总结”）。3.3文件价值鉴定与保管期限确定操作步骤：鉴定小组：由部门负责人、档案管理员、法务专员*（必要时）组成鉴定小组，对文件保存价值进行评估。保管期限划分：根据文件重要性及法律法规要求，分为永久、长期（10-30年）、短期（10年以下）三类：永久：公司章程、股东会决议、审计报告、重大合同、专利文件等；长期：年度财务报表、项目总结、员工档案、重要制度文件等；短期：日常通知、临时性会议纪要、普通业务单据等。登记备案：鉴定结果填写《文件价值鉴定表》（见第四章表1），明保证管期限，经部门负责人*审批后报档案室备案。3.4归档移交与交接手续操作步骤：归档时间：年度文件：次年3月31日前完成上一年度文件归档；专项文件：项目结束后1个月内完成归档；日常文件：每月最后一个工作日汇总归档。移交准备：部门档案员将文件按编码顺序排列，填写《文件归档移交清单》（见第四章表2），一式两份（部门、档案室各存一份），注明文件名称、编码、份数、保管期限等信息。交接验收：档案管理员*核对文件与清单是否一致，检查文件完整性、分类编码准确性，确认无误后双方在移交清单上签字确认，完成交接。3.5档案存储管理操作步骤：物理存储：档案室配备专用档案柜，按“分类编码顺序”排列，档案柜张贴《档案存储位置索引表》（见第四章表3），标注柜号、层号、文件编码范围及存放部门；重要文件（如永久保管文件）放入防潮、防火档案盒，盒面标注编码及文件名称；定期检查库房温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），做好防火、防虫、防霉变措施。电子存储：电子文件存储于企业专用服务器或加密云盘，按物理分类建立文件夹，文件夹名称与分类编码一致；电子文件需定期备份（每日增量备份、每周全量备份），备份数据异地存放（如总部与分支机构交叉备份）；涉密电子文件加密存储，访问权限由档案管理员*统一管理。3.6档案借阅与利用操作步骤：借阅申请：员工因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》（见第四章表4），说明借阅文件名称、编码、用途、借阅期限，经部门负责人审批（涉密文件需经分管领导审批）。借阅登记：档案管理员核对审批手续后，登记借阅信息，借阅人签字确认。物理档案原则上不借出，特殊情况需经总经理批准，限期3日内归还；电子档案通过内部系统在线借阅，设置权限。归还与核销：借阅期满后，借阅人需及时归还，档案管理员*检查文件完整性，注销借阅记录；如需续借，需提前1天重新申请。3.7档案到期处置操作步骤：到期鉴定：档案室在保管期限到期前3个月，组织鉴定小组对档案进行复核，确认是否仍有保存价值。销毁流程：无保存价值的档案，由档案室编制《档案销毁清册》（见第四章表5），经部门负责人、分管领导审批后，由两人以上监销，销毁过程记录存档；涉密档案销毁需到指定机构进行。延长保管：仍有保存价值的档案，重新鉴定保管期限，更新编码及存储信息。第四章归档管理常用表单模板表1：文件价值鉴定表部门文件名称文件编码形成日期页数保管期限鉴定意见鉴定小组签字审批人*审批日期采购部项目采购合同YW-HT-2023-0152023-05-2015永久具备长期保存价值、*2023-06-01表2：文件归档移交清单移交部门移交人*接收人*移交日期序号文件名称文件编码份数保管期限备注市场部赵六*周七*2024-01-0512023年度市场总结报告YW-XM-2023-0081长期电子版1份2产品推广方案YW-XM-2023-0091永久表3：档案存储位置索引表档案柜编号层号文件编码范围存放部门负责人*备注1GL-XZ-2023-001~050行政部吴八*行政管理类A-012YW-HT-2023-001~100采购部赵六*合同协议类3CW-CW-2023-001~080财务部郑九*财务核算类表4：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期文件名称文件编码借阅用途审批人*档案管理员*签字孙十*研发部2024-03-102024-03-15产品技术图纸JS-YF-2023-032项目开发参考钱十一*周七*表5：档案销毁清册序号档案名称文件编码保管期限销毁原因销毁日期监销人*批准人*备注12022年日常通知汇总GL-XZ-2022-050短期保管期限已到期2024-02-20吴八**电子版已删除2临时会议纪要（2022年）GL-XZ-2022-120短期无保存价值2024-02-20吴八**第五章执行规范与责任要求5.1责任分工各部门：部门负责人为文件归档第一责任人，需保证本部门文件及时、完整归档；部门档案员负责日常收集、整理、移交工作。档案室：负责档案分类标准制定、存储管理、借阅审核、定期检查及培训指导，每季度向分管领导*提交档案管理报告。员工：严格遵守文件归档制度，配合部门档案员工作，不得擅自复制、销毁或外传涉密文件。5.2保密与安全管理涉密文件（如未公开合同、财务数据、技术专利）需单独分类存储，借阅需经总经理*审批，借阅人签署《保密承诺书》。电子文件存储服务器需设置防火墙、访问密码，定期进行安全漏洞扫描，防止数据泄露或篡改。物理档案库房配备监控设备、防盗门窗，非档案室人员未经许可不得进入。5.3监督与考核档案室每半年组织一次档案管理检查，重点检查文件归档及时性、分类准确性、存储安全性，检查结果纳入部门绩效考核。对违反本制度的行为，如文件丢失、未按时归档、擅自借阅涉密文件等