切实规范实名制管理制度

PAGE切实规范实名制管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，保障各项工作的顺利开展，维护公司/组织及员工的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本实名制管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、岗位及全体员工，以及与公司/组织有业务往来的外部合作伙伴、供应商、客户等相关人员。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保实名制管理工作合法、合规、有序进行。2.真实准确原则：要求所有参与实名制管理的信息必须真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.安全保密原则：加强对实名制信息的安全管理，防止信息泄露、篡改或丢失，确保信息安全。4.便捷高效原则：在保证管理效果的前提下，优化实名制管理流程，提高工作效率，减少不必要的繁琐手续。二、实名制信息采集（一）员工信息采集1.基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.教育背景：学历、毕业院校、专业、入学时间、毕业时间等。3.工作经历：以往工作单位、职位、入职时间、离职时间等。4.联系方式：手机号码、电子邮箱、紧急联系人姓名及联系方式等。5.其他信息：根据公司/组织实际需要，可采集如健康状况、职业资格证书等相关信息。员工应在入职时如实填写《员工信息登记表》，并提交相关证明材料，如身份证复印件、学历证书复印件、职业资格证书复印件等。人力资源部门负责对员工提交的信息进行审核，确保信息真实准确。（二）外部人员信息采集1.合作伙伴信息：公司名称、法定代表人、联系人姓名、联系方式、经营范围、合作项目等。2.供应商信息：供应商名称、地址、联系人姓名、联系方式、供应产品或服务类别等。3.客户信息：客户姓名/公司名称、联系人姓名、联系方式、购买产品或服务情况等。对于外部人员信息的采集，相关业务部门应在合作开始前，要求对方提供必要的信息，并填写相应的信息登记表。信息登记表应包括但不限于上述内容，同时可根据具体合作情况增加其他相关信息。业务部门负责对外部人员信息进行初步审核，确保信息的完整性和准确性，审核通过后提交至公司/组织的信息管理部门进行统一备案。三、实名制信息管理（一）信息录入与存储1.人力资源部门及各业务部门应指定专人负责将采集到的实名制信息录入公司/组织的信息管理系统。录入人员应严格按照系统操作规范进行录入，确保信息准确无误。2.信息管理系统应具备完善的存储功能，对实名制信息进行分类存储，确保信息的安全性和可查询性。存储的数据应定期进行备份，防止数据丢失。（二）信息更新与维护1.员工信息发生变更时（如姓名、联系方式、工作岗位等），应在变更后[X]个工作日内填写《员工信息变更申请表》，提交至人力资源部门。人力资源部门负责审核并及时更新信息管理系统中的员工信息。2.对于外部人员信息，如合作项目结束、供应商更换、客户信息变动等情况，相关业务部门应及时通知信息管理部门，信息管理部门负责对外部人员信息进行更新或删除。（三）信息查询与使用权限1.公司/组织内部人员因工作需要查询实名制信息的，应填写《信息查询申请表》，注明查询目的、查询内容等。经所在部门负责人审批后，提交至信息管理部门进行查询。信息管理部门应严格按照审批内容提供信息，并做好查询记录。2.不同岗位人员对实名制信息的使用权限应根据工作需要进行设定。例如，人力资源部门有权查询和使用员工的基本信息、薪资信息、考勤信息等；财务部门有权查询员工的薪资发放信息等；业务部门有权查询与其业务相关的外部人员信息等。严禁非授权人员查询和使用实名制信息。（四）信息安全与保密1.公司/组织应建立健全信息安全管理制度，采取必要的技术手段和管理措施，保障实名制信息的安全。如安装防火墙、防病毒软件，对信息管理系统进行定期安全检查和漏洞修复等。2.接触实名制信息的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。严禁工作人员泄露、出售或非法使用实名制信息，如有违反，将依法追究其法律责任。3.在信息传输过程中，应采用加密技术，确保信息传输的安全性。如通过网络传输实名制信息时，应使用安全的网络协议，对传输数据进行加密处理。四,实名制管理流程（一）入职流程中的实名制管理1.应聘者通过公司/组织的招聘渠道提交个人简历及相关应聘材料。2.人力资源部门对应聘者进行初步筛选，确定符合条件的候选人，并通知其参加面试。3.面试过程中，人力资源部门对应聘者的身份信息进行核实，可要求应聘者提供身份证原件进行查验，并留存身份证复印件。4.应聘者通过面试后，人力资源部门向其发放《录用通知书》，明确入职时间、岗位、薪资待遇等信息。5.入职前，应聘者需填写《员工信息登记表》，提交相关证明材料，人力资源部门进行审核。6.审核通过后，人力资源部门为新员工办理入职手续，录入实名制信息至公司/组织的信息管理系统。（二）在职员工实名制管理1.每月[具体日期]前，员工应将个人考勤情况提交至所在部门考勤负责人。考勤负责人对员工考勤信息进行审核，确保考勤记录真实准确。2.人力资源部门根据各部门提交的考勤信息，进行薪资核算和发放。在薪资核算过程中，应严格按照公司/组织的薪酬制度和实名制信息进行操作，确保薪资发放的准确性。3.员工如有请假、调休、加班等情况，应按照公司/组织的请假流程填写相应的申请表，经审批后提交至人力资源部门备案。人力资源部门及时更新员工的考勤信息和相关工作记录。4.定期（每季度/半年）对员工的工作表现进行评估，评估结果与员工的绩效考核、晋升、调薪等挂钩。评估过程中，应依据员工的实名制信息及工作实际情况进行客观评价。（三）离职员工实名制管理1.员工提出离职申请后，所在部门应及时通知人力资源部门。人力资源部门与离职员工进行离职面谈，确认离职原因、离职时间等信息。2.离职员工应在离职前办理完工作交接手续，将相关工作资料、物品等交接给指定的人员。所在部门负责人对工作交接情况进行审核，并签字确认。3.人力资源部门在离职员工办理完所有离职手续后，对其实名制信息进行封存，并在信息管理系统中进行标注。同时，按照公司/组织的规定，对离职员工的薪资、福利等进行结算。4.离职员工的相关证明材料（如离职证明、工作交接清单等）应妥善保存，以备后续查询和使用。（四）外部人员实名制管理流程1.业务部门在与外部合作伙伴、供应商、客户开展合作前，应按照本制度要求，收集对方的实名制信息，并填写相应的信息登记表。2.业务部门对收集到的外部人员信息进行初步审核，确保信息准确无误后提交至信息管理部门。3.信息管理部门对业务部门提交的外部人员信息进行统一备案，并录入公司/组织的信息管理系统。4.在合作过程中，业务部门应定期对外部人员信息进行更新和维护，如发现信息变更，应及时通知信息管理部门进行处理。5.合作结束后，业务部门应将合作情况及外部人员信息变动情况反馈给信息管理部门，信息管理部门对相关信息进行归档或删除处理。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织设立专门的监督小组，成员包括人力资源部门、审计部门、法务部门等相关人员。监督小组负责定期对实名制管理制度的执行情况进行检查和监督。2.人力资源部门应定期对员工实名制信息的采集、录入、更新等情况进行自查，确保信息的真实性和完整性。同时，对各部门在实名制管理工作中的职责履行情况进行监督。3.审计部门应定期对公司/组织的实名制信息管理系统进行审计，检查信息存储的安全性、数据的准确性以及信息查询和使用权限的合规性等。4.法务部门负责对实名制管理制度的合法性进行审查，确保制度符合国家法律法规及行业标准的要求。同时，对涉及实名制信息的法律纠纷进行处理和防范。（二）违规处理1.对于违反实名制管理制度的行为，如虚报信息、泄露信息、非授权查询使用信息等，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于员工违反实名制管理制度的行为，初次违规的，给予警告处分；再次违规的，给予记过处分；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究其法律责任。3.对于外部人员违反实名制管理制度的行为，如提供虚