工具采购制度及流程规范

PAGE工具采购制度及流程规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司工具采购流程，确保采购活动的合法性、规范性和合理性，提高工具采购效率，满足公司生产经营活动的需求，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、研发、办公等需要进行的工具采购活动。3.基本原则合法性原则：工具采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。合规性原则：严格按照公司规定的流程进行采购操作，确保采购过程公开、公正、公平。效益性原则：在保证工具质量的前提下，充分考虑成本效益，选择性价比最优的产品和供应商。责任性原则：明确采购各环节相关人员的职责，确保责任落实到人。二、采购需求的提出与审批1.需求提出各部门根据工作需要，填写《工具采购申请表》，详细注明所需工具的名称、规格型号、数量、用途、预计使用时间等信息。对于专业性较强的工具，应提供技术参数要求或相关技术说明，以便采购部门准确理解需求。2.需求审批《工具采购申请表》由部门负责人审核签字，确认需求的真实性和必要性。对于金额较大或涉及重要生产环节的工具采购申请，需提交公司分管领导审批。审批通过后，申请表方可流转至采购部门。三、采购流程1.供应商选择与管理供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等方面。筛选出符合要求的供应商，纳入合格供应商名录。供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。供应商合作协议与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货方式、付款方式、质量标准、售后服务等条款。确保双方在合作过程中有章可循，保障公司利益。2.采购询价与报价采购部门根据审批后的《工具采购申请表》，向至少三家合格供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内提供产品报价及相关资料。询价函应明确工具的规格型号、数量、质量要求、交货期等关键信息，以便供应商准确报价。对供应商的报价进行整理和比较，分析价格构成及合理性。必要时，与供应商进行沟通，要求其对报价进行解释或调整。3.采购合同签订根据询价结果，选择最优供应商，与其签订采购合同。采购合同应明确以下主要条款：产品条款：包括工具的名称、规格型号、数量、质量标准等。价格条款：明确工具的单价、总价及付款方式。交货条款：规定交货时间、地点、运输方式等。质量条款：约定产品验收标准、质量保证期限及售后服务内容。违约责任条款：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。采购合同经采购部门负责人审核后，报公司法务部门审查，确保合同符合法律法规要求。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章生效。4.采购订单下达根据采购合同，采购部门及时下达采购订单给供应商。采购订单应明确订单编号、工具名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等详细信息。将采购订单副本分发给相关部门，如仓库管理部门、质量检验部门等，以便各部门做好相应准备工作。5.采购跟踪与催货采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，了解生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商协商解决，要求其采取措施确保按时交货。对于因供应商原因导致交货延迟的情况，按照合同约定追究其违约责任。在临近交货期时，加强催货力度，确保工具按时、足额交付。四、验收与入库1.验收准备仓库管理部门在工具到货前，应做好验收场地、设备及人员的准备工作。明确验收标准和流程，安排熟悉工具性能和验收要求的人员参与验收。质量检验部门根据合同要求和相关标准，制定详细的检验计划，准备检验所需的工具和仪器。2.到货验收工具到货后，仓库管理部门首先核对送货单与采购订单的一致性，包括工具名称、规格型号、数量、供应商等信息。质量检验部门按照检验计划对工具进行质量检验，检验内容包括外观、尺寸、性能、功能等方面。对于重要工具或关键生产环节使用的工具，应进行抽样检验或全检。验收过程中，如发现工具存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时记录，并出具《验收不合格报告》。报告中应详细说明问题情况、不合格原因及处理建议。3.入库手续办理经检验合格的工具，仓库管理部门办理入库手续。填写《工具入库单》，注明工具名称、规格型号、数量、入库日期、供应商等信息。将《工具入库单》的相关联次分发给采购部门、财务部门等，作为采购结算、财务记账等的依据。对于验收不合格的工具，按照合同约定及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。处理结果应记录在案，并跟踪落实。五、付款管理1.付款申请采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写《工具采购付款申请表》，详细注明采购订单编号、工具名称、规格型号、数量、已验收金额、本次申请付款金额、付款方式等信息。附上采购合同副本、验收合格证明、发票等相关资料，提交财务部门审核。2.付款审核财务部门对《工具采购付款申请表》及相关资料进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收结果、发票的真实性和合规性等。核对付款金额与合同约定是否一致，如果存在预付款情况，审核预付款的支付进度是否符合合同规定。审核通过后，财务部门负责人签字确认。3.付款审批根据公司财务审批权限，《工具采购付款申请表》提交公司分管领导或总经理审批。审批通过后，财务部门方可办理付款手续。4.付款执行财务部门按照审批后的付款申请，通过银行转账、支票等方式向供应商支付货款。付款后，及时登记付款台账，记录付款日期、金额、供应商等信息，确保付款信息准确无误。六、采购档案管理1.档案收集采购过程中产生的各类文件和资料，包括采购申请表、询价函、报价单、采购合同、采购订单、验收报告、发票等，均应作为采购档案进行收集整理。2.档案整理与归档采购部门指定专人负责采购档案的整理和归档工作。按照文件类别和时间顺序进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料齐全、完整、有序。3.档案保管与查阅将采购档案存放在专门的档案柜中，妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄密。建立档案查阅制度，明确查阅权限和流程。因工作需要查阅采购档案的人员，需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应做好查阅记录。4.档案销毁采购档案保存期限按照公司档案管理制度执行。对于超过保存期限且无继续保存价值的档案，由采购部门提出销毁申请，经档案管理部门审核、公司分管领导批准后，进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、合规。七、监督与考核1.内部监督公司审计部门定期对工具采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、资金使用情况等。对于审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立采购工作考核机制，对采购部门及相关人员的工作绩效进行考核。考核内容包括采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保障、供应商管理等方