外包流程规范化管理制度

PAGE外包流程规范化管理制度一、总则（一）目的为了加强公司外包业务的管理，规范外包流程，确保外包工作的质量和效率，保障公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包业务，包括但不限于信息技术外包、人力资源外包、业务流程外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.质量优先原则：确保外包服务的质量达到或超过公司的预期标准。3.风险可控原则：对外包业务的风险进行识别、评估和控制，降低风险对公司的影响。4.成本效益原则：在保证外包服务质量的前提下，合理控制外包成本，提高公司的经济效益。二、外包业务的分类与定义（一）信息技术外包指公司将信息技术相关的工作，如软件开发、系统维护、数据处理等，委托给专业的信息技术服务提供商。（二）人力资源外包包括员工招聘、培训、薪酬福利管理、绩效考核等人力资源管理工作的外包。（三）业务流程外包将公司的部分业务流程，如采购、物流、客服等，外包给其他企业进行处理。三、外包流程管理（一）外包需求评估1.各部门根据业务发展需要，提出外包需求。2.需求部门应详细说明外包业务的内容、目标、要求、时间节点等信息。3.公司对外包需求进行评估，包括业务必要性、成本效益、风险等方面的评估。（二）外包供应商选择1.建立外包供应商库，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。2.评估内容包括供应商的资质、信誉、服务能力、价格水平、技术实力等。3.与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。（三）外包合同管理1.合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规。2.合同应明确外包服务的内容、标准、价格、付款方式、保密条款、违约责任等条款。3.对外包合同进行编号、归档，建立合同台账，跟踪合同执行情况。（四）外包项目实施1.供应商按照合同要求组织实施外包项目，公司相关部门进行监督和协调。2.定期召开项目进度会议，及时解决项目中出现的问题。3.要求供应商提交项目进度报告、质量报告等相关文件。（五）外包服务验收1.项目完成后，由公司相关部门组成验收小组进行验收。2.验收标准应符合合同要求和相关行业标准。3.验收合格后，出具验收报告；验收不合格的，要求供应商进行整改，直至验收合格。（六）外包费用结算1.根据合同约定和验收结果，办理外包费用结算手续。2.财务部门对费用结算进行审核，确保费用支付的准确性和合规性。四、风险管理（一）风险识别1.对外包业务可能面临的风险进行识别，包括但不限于质量风险、安全风险、法律风险、供应商违约风险等。2.建立风险识别清单，定期进行更新。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序。（三）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的应对措施。2.对于高风险的外包业务，应加强监控和管理，采取风险规避、风险降低等措施。五、信息安全与保密管理（一）信息安全管理1.要求供应商建立信息安全管理制度，采取必要的安全防护措施。2.公司对外包业务涉及的信息系统进行安全评估，确保信息安全。（二）保密管理1.在合同中明确保密条款，要求供应商对公司的商业秘密、技术秘密等进行保密。2.对接触公司机密信息的供应商人员进行背景审查和保密培训。3.加强对公司内部涉及外包业务信息的管理，防止信息泄露。六、监督与考核（一）监督机制1.建立外包业务监督小组，定期对外包业务进行检查和监督。2.监督内容包括供应商的服务质量、合同执行情况、信息安全等方面。（二）考核指标1.制定外包业务考核指标体系，包括服务质量、成本控制、项目进度等指标。2.定期对供应商进行考核，考核结果与供应商的合作续约、费用支付等挂钩。（三）奖惩措施1.对表现优秀的供应商给予奖励，如表彰、增加业务份额等。2.对违反合同约定或服务质量不达标的供应商，采取警告、罚款、终止合作等惩罚措施。七、沟通与协调（一）内部沟通1.建立跨部门沟通机制,加强公司内部各部门之间在外包业务中的沟通与协作。2.明确各部门在外包业务中的职责和权限，避免出现职责不清、推诿扯皮的现象。（二）与供应商沟通1.建立定期沟通会议制度，加强与供应商的沟通与交流。2.及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。八、培训与发展（一）对公司员工的培训1.开展外包业务相关知识和技能的培训，提高员工对外包业务的认识和管理能力。2.培训内容包括外包流程、风险管理、合同管理等方面。（二）对供应商的培训1.要求供应商对其员工进行与外