支部档案规范化管理制度

PAGE支部档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织党支部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在党组织建设、工作决策、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织党支部及其所属各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则党支部档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映党支部的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.规范性原则档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.保密性原则严格遵守档案保密制度，确保档案信息不泄露，维护党和国家的机密安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立党支部档案管理室，负责党支部档案的日常管理工作。档案管理室应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息的统计和分析，为领导决策提供参考依据。6.按照规定向有关部门移交档案，并办理相关手续。（三）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、归档和利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党组织下发的文件、指示、决议、通知等。2.党支部工作计划、总结、报告、会议记录、纪要等。3.党员名册、入党申请书、自传、思想汇报、转正申请书等党员档案材料。4.党支部组织活动记录、照片、视频等资料。5.党支部工作中形成的各类统计报表、财务账目等。6.其他与党支部工作有关的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，确保档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案进行收集，对零散的档案材料进行及时整理归档。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.对于跨年度的档案，应在其工作结束后的一个月内完成归档。（二）归档要求1.档案应按照分类方案进行归档，确保档案的系统性和完整性。2.归档的档案应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，禁用圆珠笔、铅笔等书写。3.对于电子档案，应按照相关规定进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）保管期限1.永久保管凡是反映本公司/组织党支部主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是反映本公司/组织党支部一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）保管措施1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。4.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案。2.上级党组织、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅人等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量，并要求借阅者妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、销毁档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门组织，相关部门人员参加。2.鉴定工作应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对经过鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（二）销毁程序1.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报党支部书记批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应在档案销毁清册上签字确认。3.严禁将应销毁的档案出售或作为废纸处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立党支部档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的图像数据录入档案信息化管理系统。2.及时更新档案信息化管理系统中的数据信息，确保数据的准确性和完整性。3.建立数据备份制度，定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据