公司报销规范制度及流程

PAGE公司报销规范制度及流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，保障公司和员工的合法权益，特制定本报销规范制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够证明经济业务的实际发生。合理性原则：费用支出应符合公司的经营活动需要，具有合理性和必要性。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规和公司相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围1.差旅费交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等公共交通工具的票价及相关手续费。住宿费用：因出差需要在外地住宿的费用，需提供正规发票。餐饮补贴：按照公司规定的标准给予的出差期间的餐饮补贴。市内交通费用：在出差地市内因工作需要乘坐的出租车、公交车等交通费用。2.业务招待费招待客户的餐饮费用：包括宴请客户、招待客户的茶点等费用。礼品费用：因业务需要赠送客户的礼品费用。娱乐费用：如招待客户观看演出、参加娱乐活动等费用，但应严格控制。3.办公用品费办公文具：如纸张、笔、笔记本、文件夹等。办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置及维修费用。办公耗材：如墨盒、硒鼓、纸张等办公设备的耗材费用。4.通讯费手机话费：员工因工作需要使用手机产生的话费，按照公司规定的标准给予报销。固定电话费：公司办公场所的固定电话费用。5.培训费参加外部培训课程的费用：包括学费、教材费、住宿费等。内部培训费用：如培训讲师的课酬、培训场地租赁费用等。6.会议费会议场地租赁费用：召开会议所需的场地租赁费用。会议设备租赁费用：如投影仪、音响设备等租赁费用。会议餐饮费用：会议期间的餐饮费用。会议资料印刷费用：会议所需的资料印刷费用。7.车辆费用车辆购置费用：公司购置车辆的费用。车辆保险费用：车辆的保险费用。车辆维修保养费用：车辆的维修、保养费用。车辆燃油费用：车辆的燃油费用。车辆停车费用：车辆的停车费用。8.其他费用水电费：公司办公场所的水电费。物业费：公司办公场所的物业管理费用。邮寄费：因工作需要邮寄文件、资料等产生的费用。咨询费：聘请外部咨询机构提供专业咨询服务的费用。三、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并提交给部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际情况，对费用申请进行审核，确保费用支出合理、必要，并签署审批意见。2.费用报销费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照公司规定的格式粘贴在《费用报销单》上。员工应在《费用报销单》上填写报销金额、报销事由、报销日期等信息，并签字确认。将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人进行二次审核。部门负责人应重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用支出是否符合公司规定，并签署审核意见。3.财务审核部门负责人审核通过后将《费用报销单》及相关报销凭证提交给财务部门。财务人员应按照国家法律法规、公司财务制度以及税务规定，对报销凭证进行严格审核，包括发票的真伪、发票内容是否与报销事项相符、报销金额是否合理等。对于不符合规定的报销凭证，财务人员有权要求员工补充或更正；对于不合理的费用支出，财务人员有权拒绝报销。4.审批报销财务审核通过后，《费用报销单》将提交给公司领导进行最终审批。公司领导应根据公司的财务状况、费用预算以及相关规定，对报销事项进行审批，并签署审批意见。5.报销支付经过公司领导审批通过的报销申请，财务部门将按照公司的财务流程进行报销支付。对于符合报销规定的费用，财务人员将通过银行转账、现金支付等方式将报销款项支付给员工。四、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票应加盖销售方的发票专用章，印章应清晰、完整。发票不得涂改、挖补，如有错误，应由销售方重新开具或出具相关证明。2.收据对于确实无法取得发票的费用支出，可以使用收据作为报销凭证，但收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据内容应填写完整、准确。收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，印章应清晰、完整。3.清单对于购买商品或服务较多的费用支出，应提供详细的清单，清单内容应与发票或收据上的商品或服务名称、数量、单价、金额等信息一致。清单应加盖销售方的公章或财务专用章，印章应清晰、完整。4.其他凭证除发票、收据、清单外，其他能够证明费用支出真实性、合法性的凭证也可以作为报销凭证，如合同、协议、文件、报告等。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人审核。2.部门负责人应在收到员工报销申请后的[X]个工作日内完成审核，并签署审核意见。3.财务部门应在收到部门负责人审核通过的报销申请后的[X]个工作日内完成财务审核。4.公司领导应在收到财务审核通过的报销申请后的[X]个工作日内完成审批。5.财务部门应在公司领导审批通过后的[X]个工作日内完成报销支付。六、特殊情况报销规定1.预付款报销因工作需要预先支付的款项，如差旅费预付款、办公用品预付款等，员工应在预付款发生后及时办理报销手续，并提供相关的报销凭证。预付款报销时，应在《费用报销单》上注明预付款的金额、日期、用途等信息，并附上预付款的相关凭证。2.超标准报销对于因特殊情况需要超标准报销的费用，员工应提前向部门负责人和财务部门说明情况，并经公司领导批准后方可报销。超标准报销的费用应在《费用报销单》上注明超标准的原因、金额等信息，并附上公司领导的审批意见。3.跨年费用报销对于上一年度发生的费用，员工应在次年的[X]月[X]日前办理报销手续，逾期不再受理。跨年费用报销时，应在《费用报销单》上注明费用发生的年度、日期、用途等信息，并附上相关的报销凭证。七、报销监督与处罚1.监督机制公司财务部门应定期对员工的报销情况进行检查和统计分析，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。公司审计部门应不定期对报销业务进行审计，确保报销行为符合公司规定和法律法规要求。2.违规处罚对于违反本报销规范制度及流程的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包