行政公文撰写与存档标准模板

行政公文撰写与存档标准模板一、适用情境与范围内部管理类：通知、通报、会议纪要、工作计划、请示、报告等；对外沟通类：函、复函、合作协议（框架性）、公函等；制度规范类：管理办法、规定、细则、实施方案等；事务办理类：介绍信、证明、意见、批复等。二、标准化操作流程步骤一：明确公文核心要素确定文种：根据发文目的选择合适文种（如“请示”适用于请求上级批准，“通知”适用于部署工作）；确认受众：明确主送机关（内部部门、上级单位、外部合作方等），保证称谓规范；梳理核心内容：列出需传达的事项、数据、要求等关键信息，保证逻辑清晰、重点突出。步骤二：收集与核实基础信息背景资料：收集与公文相关的政策依据、会议记录、前期文件、数据报表等；信息核验：对涉及的时间、地点、人物、数据等关键信息进行交叉验证，保证准确无误（如“截止日期”需与相关部门确认，“涉及金额”需经财务部门核对）；附件准备：如需附带支撑材料（如名单、图表、方案等），提前整理并标注附件名称及数量。步骤三：起草公文按“标题—主送机关——附件—发文机关—成文日期”结构撰写：规范格式为“发文机关+事由+文种”（如“XX公司关于2024年度办公设备采购的请示”），简洁明了，不超过30字；主送机关：顶格书写，全称或规范化简称，后加冒号；如涉及多个机关，用顿号分隔，最后加“等”字；开头：说明发文依据或目的（如“根据XX会议精神，为推进XX工作，现将有关事项通知”）；主体：分条列项阐述具体内容，使用“一、（一）1.（1）”序号，每条内容聚焦一个主题，语言简练、无歧义；结尾：根据文种提出要求（如“请各单位于X月X日前反馈落实情况”）或结束语（如“特此通知”“妥否，请批示”）；附件：如注明“附件”，需在下空一行左空二字标注“附件：”，后加冒号，附件名称后不加标点；发文机关：全称或规范化简称，以公章为准；成文日期：用阿拉伯数字标注年、月、日（如“2024年5月20日”），字体为三号仿宋_GB2312。步骤四：审核与校对初核（拟稿人自审）：检查内容完整性、逻辑连贯性、格式规范性，重点核对数据、名称、日期等关键信息；复核（部门负责人审核）：审核公文内容是否符合部门职责、表述是否准确、是否需调整或补充；会签（涉及多部门时）：由相关部门负责人签字确认，保证无职责冲突或内容矛盾；终审（单位分管领导/签发人审批）：对公文的合规性、重要性及最终表述进行审定，签署意见（如“同意印发”“原则同意，请XX部门修改后印发”）。步骤五：排版与印发格式规范：字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋_GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体_GB2312；行距：行距为28磅，段前段后间距0行；页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；印制与用印：采用A4纸双面印制，加盖发文机关公章（骑年盖月，公章清晰不模糊）；分发范围：根据主送机关和抄送范围准确分发，做好登记（见“公文处理流程记录表”）。步骤六：存档管理分类归档：按“年度—文种—部门”分类，放入统一档案盒，标注“年度+部门+文种+起止文号”（如“2024年综合部通知001-005”）；存档内容：包括正本、附件、审核签批单、印发稿、电子版文件（刻录光盘或存储至指定服务器）；保管期限：根据《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》确定，一般性通知、函件保管10年，重要制度、请示报告保管30年，永久保管文件需单独标注。三、公文结构与模板示例（一）通用公文模板结构要素填写规范标题发文机关+事由+文种，居中排布，二号小标宋简体主送机关顶格书写，全称或规范化简称，后加冒号；多机关间用顿号分隔开头说明依据/目的，主体分条列项，结尾提出要求/结束语；三号仿宋_GB2312，28磅行距附件下空一行左空二字标注“附件：”，后加冒号，附件名称后不加标点发文机关署名右空四字，三号仿宋_GB2312成文日期右空四字，阿拉伯数字年月日，三号仿宋_GB2312公章骑年盖月，红色印泥清晰（二）公文处理流程记录表模板流程环节负责人完成时间处理意见/备注拟稿*某2024-05-18初稿完成，待部门审核部门复核*某（部门负责人）2024-05-19内容符合要求，建议补充附件1会签（财务部）*某2024-05-20涉及金额已核对无误终审*某（分管领导）2024-05-21同意印发，5月25日前分发印发*某（办公室）2024-05-22印制50份，已盖章并登记分发存档*某（档案室）2024-05-23正本、附件、审批单归档至2024年综合部-通知-003号盒四、关键执行要点（一）内容规范语言需庄重、准确、简洁，避免口语化、歧义表述（如“尽快”需明确具体时间，“大约”需标注精确范围）；涉及法律、政策依据时，需注明文件名称、文号及条款（如“依据《XX公司管理办法》（XX发〔2023〕5号）第十条规定……”）；禁止使用模糊词汇（如“可能”“大概”），确需表述主观判断时，需加限定条件（如“预计完成时间为X月X日，具体以实际情况为准”）。（二）格式统一严格遵循公文格式国家标准（GB/T9704-2012），不得随意调整字体、行距、页边距；段落首行缩进2字符，一级标题独占行且居中，二级标题左空2字符，三级标题左空2字符后加顿号；页码位于页脚居中，用阿拉伯数字标注（如“-1-”）。（三）保密与时效涉及敏感信息（如未公开数据、内部决策）的公文，需标注“内部文件，注意保密”，严格控制分发范围；紧急公文需标注“特急”或“加急”，并明确办理时限；过期公文需按流程作废或销毁，销毁时需由2人监销并记录。（四）存档要求电子文件需与纸质文件同步归