企业供应商制度编写规范

PAGE企业供应商制度编写规范一、总则（一）目的本制度旨在规范企业供应商管理流程，确保所采购的物资、服务符合企业需求，保障企业生产经营活动的顺利进行，同时维护企业与供应商之间的良好合作关系，促进双方共同发展。（二）适用范围本制度适用于企业所有涉及物资采购、服务外包等与供应商相关的活动，包括但不限于原材料采购、零部件采购、设备采购、工程服务、物流服务等。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评价、合作等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会参与竞争，不偏袒任何一方。2.质量优先原则：将供应商提供产品或服务的质量作为首要考量因素，确保所采购的物资和服务能够满足企业生产经营的质量要求。3.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，通过互利共赢的方式，共同应对市场挑战，实现双方的可持续发展。4.合法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及企业内部规定，确保供应商管理活动合法合规。二、供应商选择（一）供应商准入条件1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）。具备与所供应产品或服务相适应的生产经营资质，如生产许可证、行业认证等。遵守国家法律法规，近三年内无重大违法违规记录。2.生产能力具备满足企业采购需求的生产设备、技术工艺和生产规模。能够保证稳定的生产供应能力，按时、按质、按量交付产品或服务。3.质量保证能力建立完善的质量管理体系，通过ISO9001等质量管理体系认证。具备有效的质量检测手段和控制措施，能够对所供应产品或服务进行严格的质量检验。提供的产品或服务应符合国家相关标准、行业标准以及企业的质量要求。4.价格竞争力在保证产品或服务质量的前提下，具有合理的价格水平，能够提供具有竞争力的报价。能够根据市场变化和企业需求，灵活调整价格策略。5.售后服务能力具备完善的售后服务体系，能够及时响应企业的售后需求。提供一定期限的产品质保期，并在质保期内承担相应的质量保证责任。能够提供优质的技术支持和培训服务，帮助企业解决使用过程中遇到的问题。（二）供应商筛选与评估1.筛选渠道通过企业内部推荐、行业展会、网络搜索、供应商目录、招标平台等多种渠道收集供应商信息。对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本准入条件的供应商。2.评估方法实地考察：组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、人员配备等情况。样品检验：要求供应商提供样品，进行质量检验和性能测试，评估其产品质量是否符合企业要求。供应商问卷调查：向潜在供应商发放问卷调查表，了解其基本情况、生产能力、质量保证能力、价格水平、售后服务等方面的情况，并进行评分。信用调查：通过查询信用评级机构、银行征信系统、行业协会等渠道，了解潜在供应商的信用状况，包括信用等级、信用记录等。3.评估指标与权重质量（40%）：包括产品合格率、质量稳定性、质量改进能力等方面。价格（30%）：主要考量产品或服务的价格水平、价格合理性以及价格调整灵活性。交货期（15%）：评估供应商按时交货的能力和可靠性，包括交货准时率、交货周期等指标。售后服务（15%）：涵盖售后服务响应速度、解决问题能力、技术支持水平等方面。（三）供应商选择决策1.评估报告编制：根据供应商筛选与评估结果，编制详细的评估报告，包括供应商基本情况、评估过程、评估指标得分、综合评价意见等内容。2.决策流程成立供应商选择决策小组，由采购部门、质量部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。决策小组对评估报告进行审议，根据企业采购需求和战略目标，综合考虑各方面因素，确定最终入选的供应商名单。将入选供应商名单提交企业管理层审批，经批准后正式确定为企业的合格供应商。三、供应商管理（一）供应商档案管理1.档案建立：为每个合格供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）、生产经营资质证书、质量管理体系认证证书、产品质量检测报告、价格清单、合作历史记录、售后服务记录等。2.档案更新：定期对供应商档案进行更新，确保档案信息的准确性和完整性。如供应商基本信息发生变更、产品质量出现问题、合作业绩发生变化等情况，应及时在档案中进行记录和更新。3.档案查询与使用：授权相关部门和人员可以查询供应商档案，以便在采购决策、质量控制、售后服务等工作中参考使用。同时，要严格遵守档案管理的保密规定，防止供应商信息泄露。（二）供应商绩效评估1.评估周期：定期对供应商绩效进行评估，评估周期根据采购物资或服务的重要性和供应频率确定，一般为每季度或每半年进行一次全面评估，对于重要物资或关键供应商可适当缩短评估周期。2.评估指标与方法质量指标（40%）：包括产品合格率、退货率、质量投诉次数等，通过对企业内部检验记录、客户反馈等数据进行统计分析来评估。交货期指标（30%）：以交货准时率、交货周期偏差率等为评估指标，根据采购订单的执行情况进行考核。价格指标（15%）：对比采购价格与市场价格水平、价格调整的合理性等，评估供应商价格表现。服务指标（15%）：涵盖售后服务响应时间、解决问题的效率、技术支持的质量等方面，通过企业内部反馈和客户评价来衡量。3.评估结果应用根据供应商绩效评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、提供合作优惠等。对于绩效不达标的供应商，发出书面整改通知，要求其限期整改。整改期间，可适当减少采购份额或暂停合作。如整改后仍未达到要求，可考虑淘汰该供应商。（三）供应商激励与约束1.激励措施物质激励：设立供应商奖励基金，对在质量、交货期、价格、服务等方面表现突出的供应商给予现金奖励。订单激励：根据供应商的综合表现，在同等条件下，优先给予更多的采购订单，增加其业务量。合作机会激励：与优秀供应商开展更深入的合作，如新产品研发合作、联合采购等，为供应商提供更多的发展机会。培训与技术支持激励：为供应商提供相关的培训和技术支持，帮助其提升生产经营能力和产品质量水平，同时增强双方的合作粘性。2.约束措施合同约束：在采购合同中明确双方的权利义务、质量标准、交货期、价格条款、售后服务等内容，对供应商的违约行为进行约束。经济约束：对于供应商的违约行为，按照合同约定扣除相应的货款或保证金，以弥补企业的损失。市场淘汰：对于多次违反合同约定、绩效长期不达标的供应商，将其列入企业黑名单，不再与其合作，并向市场公示，降低其市场声誉和竞争力。四、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购需求和供应商谈判结果，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交企业内部相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、质量部门、财务部门等，各部门根据职责对合同条款进行审查，确保合同合法合规、风险可控、条款清晰明确。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由企业法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖双方公章或合同专用章，并妥善保管合同原件。（二）合同执行1.供应商通知：采购部门应及时将采购合同的相关信息通知供应商，包括采购订单、交货要求、质量标准等，确保供应商准确理解合同内容和企业需求。2.交货跟踪：建立交货跟踪机制，采购部门定期与供应商沟通，了解物资生产进度和交货准备情况，督促供应商按时交货。如发现可能影响交货期的问题，应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施确保企业生产经营不受影响。3.验收管理：按照合同约定的验收方式和质量标准，组织相关部门对采购物资或服务进行验收。验收合格后，出具验收报告；如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货，并跟踪整改情况，直至验收合格。（三）合同变更与终止1.合同变更：在合同执行过程中，如因市场变化、企业需求调整、供应商原因等需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、变更后的交货期、价格、质量标准等条款，确保变更后的合同合法有效。2.合同终止：在以下情况下，采购合同可以终止：合同履行完毕，双方权利义务已全部实现。经双方协商一致，同意终止合同。因不可抗力等原因导致合同无法履行，双方协商解除合同。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，妥善处理相关事宜。五、供应商关系维护（一）沟通与协调1.定期沟通会议：建立定期的供应商沟通会议制度，采购部门与供应商定期召开会议，就采购需求、生产进度、质量问题、售后服务等方面进行沟通交流，及时解决合作过程中出现的问题。2.日常沟通渠道：除定期会议外，建立多种日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便双方随时就具体问题进行沟通协调。采购部门应指定专人负责与供应商的日常沟通，确保信息传递及时、准确。3.协调机制：对于涉及多个部门或供应商的复杂问题，建立跨部门协调机制，组织相关部门共同研究解决方案，确保问题得到妥善解决，维护良好的供应商关系。（二）合作发展1.联合项目合作：鼓励企业与供应商开展联合项目合作，如新产品研发、技术创新、成本控制等。通过合作，整合双方资源，实现优势互补，共同提升市场竞争力。2.信息共享：建立供应商信息共享平台，企业与