档案服务制度与服务规范

PAGE档案服务制度与服务规范一、总则（一）目的为了加强本公司/组织的档案服务工作，提高档案服务质量和效率，确保档案的完整、准确、安全，更好地为公司/组织的各项工作提供有力支持，特制定本档案服务制度与服务规范。（二）适用范围本制度与规范适用于本公司/组织内所有涉及档案服务的部门、岗位及相关工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案服务工作合法合规。2.真实准确原则：保证档案内容的真实性、准确性，如实记录公司/组织的各项活动和业务信息。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司/组织的商业秘密和合法权益。4.高效服务原则：以满足公司/组织及客户需求为导向，优化服务流程，提高服务效率，提供优质、便捷的档案服务。二、档案服务机构与人员（一）机构设置设立专门的档案服务部门，负责公司/组织档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案服务部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案服务工作的正常开展。（二）人员配备1.档案管理人员要求具备档案管理相关专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。具有良好的职业道德和责任心，工作认真细致，保守档案机密。经过专业培训，取得档案管理相关资格证书。2.人员职责分工档案收集整理人员：负责档案的收集、整理工作，确保档案的齐全、完整，并按照规定的分类标准进行整理。档案保管人员：负责档案的保管工作，维护档案保管环境，确保档案的安全。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。档案利用服务人员：负责接待档案利用者，办理档案查阅、借阅、复制等手续，提供档案利用服务。解答档案利用者的咨询，根据需要提供必要的协助。三、档案收集（一）收集范围1.公司/组织文件：包括各类红头文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务档案：涵盖公司/组织各项业务活动中形成的合同、协议、项目文件、业务报表等。3.人事档案：员工的入职登记表、履历表、工资档案、考核记录、奖惩材料等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.其他档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（奖牌、证书等）以及具有保存价值的其他资料。（二）收集要求1.及时收集：各部门应指定专人负责档案的收集工作，在文件材料形成或业务活动结束后，及时将相关档案移交档案服务部门。对于重要紧急的档案，应优先收集并确保完整。2.完整准确：收集的档案应齐全完整，内容准确无误。对不符合要求的档案，应及时与形成部门沟通，补充完善相关信息。3.交接手续：档案移交时，双方应办理交接手续，填写档案交接清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息，双方签字确认。四、档案整理（一）整理原则遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类标准1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类。2.组织机构分类法：根据公司/组织内部的组织机构进行分类。3.问题分类法：结合档案内容所反映的问题进行分类。（三）整理流程1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。2.编页号：在每份文件的有字页面正面的右上角、背面的左上角编写页号，以便于统计和查找。3.编目：编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、责任者、页数等项目，确保目录信息准确、完整。4.装盒：将整理好的档案按照分类顺序装入档案盒，并在档案盒上标明盒号、年度、保管期限、全宗号、目录号等信息。五、档案保管（一）保管环境要求1.库房选址：档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.温湿度控制：库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备温湿度调节设备，定期进行监测和记录。3.防火防盗：库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，如火灾自动报警系统、防盗门窗、防虫药品、挡鼠板等。4.清洁卫生：保持库房清洁，定期进行清扫，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。（二）档案保管方式1.上架排列：按照档案分类顺序，将档案盒整齐排列在档案架上，便于查找和管理。2.电子档案保管：对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索。定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和可用性。（三）档案定期检查1.检查周期：档案保管人员应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，每月进行一次局部抽查。2.检查内容：检查档案的数量、完好程度、保管环境等情况，发现问题及时处理。如档案有破损、霉变等情况，应及时进行修复；对保管环境不符合要求的，应及时采取措施进行调整。3.检查记录：对每次检查情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，并存档备查。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部利用：公司/组织各部门因工作需要查阅、借阅档案，以支持日常办公、业务开展、决策参考等。2.外部利用：根据法律法规规定或公司/组织授权，为有关单位或个人提供档案查阅、借阅、复制等服务，但需履行相应的审批手续。（二）利用手续1.内部利用查阅申请：公司/组织内部人员如需查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案服务部门。查阅登记：档案服务部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以登记，并安排专人陪同查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、损坏等行为。归还手续：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案服务部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后办理归还手续。2.外部利用申请与审批：外部单位或个人如需利用本公司/组织档案，应提前向档案服务部门提交档案利用申请表，说明利用目的、范围、方式等，并提供相关证明材料。档案服务部门对申请进行初审后，报公司/组织主管领导审批。签订协议：经审批同意后，档案服务部门与利用方签订档案利用协议，明确双方的权利义务、利用期限、保密要求等事项。利用服务：按照协议约定，为利用方提供档案查阅、借阅、复制等服务。利用方如需对档案进行复制，档案服务部门应按照规定的程序进行办理，并收取相应的费用。监督与管理：在利用过程中，档案服务部门应加强对利用方的监督管理，确保档案的安全和保密。利用结束后，及时收回档案，并对利用情况进行跟踪检查。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经批准不得提供利用。2.档案原件原则上不得外借，确因工作需要必须外借的，应严格履行审批手续，并在规定期限内归还。3.利用档案时，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤换档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和公司/组织实际情况，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的保存价值，确保档案的精炼和有效管理。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案服务部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定标准1.保管期限划分：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。2.鉴定内容：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，综合判断档案的保存价值。对于重复、无用、已失去保存意义的档案，应予以剔除。（四）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定确需销毁的档案，由档案服务部门编制档案销毁清册，详细列出档案的名称、档号、数量、保管期限等信息。2.审批：档案销毁清册报公司/组织主管领导审批。3.销毁实施：在指定地点，由档案服务部门会同相关部门人员共同对档案进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存。4.销毁记录：对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、人员、档案名称及数量等，并存档备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.扫描录入：对纸质档案进行扫描，将其转化为电子图像，并进行文字识别录入，形成电子档案。扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、可读。2.数据挂接：将电子档案与对应的纸质档案进行关联，建立准确的档号索引，实现电子档案与纸质档案的一一对应。3.质量审核：对数字化加工后的电子档案进行质量审核，检查图像清晰度、文字录入准确性、数据挂接完整性等，确保数字化档案质量符合标准。（三）信息化系统功能1.档案管理模块：实现档案的分类、编目、存储、检索等基本管理功能，方便档案管理人员对档案进行日常维护和管理。2.利用服务模块：为档案利用者提供在线查阅、借阅、复制等服务，支持远程利用和移动办公。利用者可通过系统提交利用申请，档案管理人员在线审批并提供服务。3.安全保密模块：设置用户权限管理、数据加密、访问日志记录等功能，保障档案信息的安全保密。只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案信息。4.统计分析模块：对档案的数量、利用情况、保管期限等进行统计分析，为公司/组织的档案管理决策提供数据支持。（四）数据备份与维护1.备份策略：采用定期全量备份和实时增量备份相结合的方式，对档案信息化系统数据进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的安全性和可靠性。2.备份频率：全量备份每周进行一次，增量备份每天进行一次。3.数据维护：定期对档案信息化系统进行维护和升级，检查系统运行情况，及时处理系统故障和数据问题。确保系统的稳定性和数据的完整性。九、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司/组织内部设立档案管理监督岗位，定期对档案服务工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.外部监督：接受上级主管部门、档案行政管理部门以及社会公众的监督，对提出的意见和建议及时进行研究处理，并将整改情况反馈。（二）考核办法1.考核指标：制定档案服务工作考核指标体系，包括档案收集的及时性和完整性、整理的规范性、保管的安全性、利用的满意度、鉴定销毁的准确性等方面。2.考核周期