会议纪要管理规范制度范本

PAGE会议纪要管理规范制度范本一、总则（一）目的为了规范公司会议纪要的管理，提高会议效率，确保会议决策和工作安排得到有效落实，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、经理办公会、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确记录原则：会议纪要应如实、准确地记录会议内容，包括会议讨论的事项、达成的共识、作出的决策以及工作安排等。2.及时整理原则：会议结束后，应及时对会议记录进行整理，形成会议纪要，确保纪要内容的时效性。3.规范格式原则：会议纪要应采用统一的格式，内容结构清晰，语言简洁明了，便于阅读和存档。4.分发传阅原则：会议纪要应及时分发给相关人员，并确保其传阅，以便相关人员了解会议精神，落实工作任务。二、会议纪要的内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：明确会议的具体名称，如“[公司名称]第[X]次董事会会议”、“[部门名称]月度例会”等。2.会议时间：记录会议召开的具体年月日时分。3.会议地点：详细记录会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务等信息。（二）会议议程1.议题内容：简要描述会议讨论的各项议题。2.讨论要点：记录针对每个议题的讨论要点，包括不同观点和意见。（三）会议决议1.决策事项：明确会议达成的决策事项。2.责任部门：确定负责执行决策事项的部门或人员。3.完成时间：规定决策事项的完成时间节点。（四）工作安排1.任务内容：详细记录会议安排的各项工作任务。2.责任人：明确每项工作任务的责任人。3.时间进度：制定工作任务的时间进度计划，包括开始时间、阶段性时间节点和完成时间。（五）其他事项1.重要讲话：记录会议中重要领导或人员的讲话要点。2.问题及建议：收集会议中提出的问题和建议，并记录相关处理意见。三、会议纪要的撰写规范（一）语言表达1.简洁明了：使用简洁、易懂的语言表达会议内容，避免冗长、复杂的句子。2.客观准确：如实记录会议讨论的内容，不夸大、不缩小，保持客观公正。3.逻辑清晰：按照会议议程和讨论顺序，有条理地记录会议决议和工作安排，确保逻辑清晰。（二）格式规范1.标题：采用“[会议名称]纪要”的格式，字体一般为二号黑体，居中排列。2.正文：字体一般为三号宋体，段落间距为1.5倍行距。3.编号：对会议纪要进行编号，编号格式为“[年份][序号]”，如“[2023]01号”。4.落款：在正文右下角注明会议纪要的撰写部门和日期。（三）内容结构1.引言：简要介绍会议的基本信息和议程。2.主体：详细记录会议决议、工作安排等内容，可根据议题进行分段阐述。3.结尾：总结会议的主要成果和下一步工作方向。四、会议纪要的审核与批准（一）审核流程1.初稿撰写：会议记录人在会议结束后及时撰写会议纪要初稿。2.部门审核：初稿完成后，提交至会议组织部门进行审核，审核重点包括内容准确性、格式规范性、语言表达等方面。3.相关部门会签：涉及多个部门的会议纪要，需提交相关部门会签，确保纪要内容得到各部门认可。4.领导审批：经部门审核和相关部门会签后的会议纪要，提交至公司领导进行审批。（二）审核要点1.内容准确性：审核会议纪要是否准确记录会议讨论的内容，决议事项是否明确、合理。2.格式规范性：检查会议纪要的格式是否符合本制度要求，排版是否整齐。3.语言表达：审查会议纪要的语言表达是否简洁明了、逻辑清晰，有无错别字和语病。4.责任明确：确保会议纪要中各项工作任务的责任人、时间进度等信息明确无误。(三)批准生效经公司领导审批通过的会议纪要，即成为正式文件，具有效力。会议纪要批准后，由会议组织部门负责按照分发范围进行分发。五、会议纪要的分发与传阅（一）分发范围1.参会人员：将会议纪要分发给所有参会人员，以便其了解会议内容和工作安排。2.相关部门：根据会议决议和工作安排，将会议纪要分发给涉及的相关部门，确保各部门知晓工作任务和要求。3.公司领导：向公司领导报送会议纪要，供领导了解公司工作动态和决策执行情况。（二）传阅方式1.纸质传阅：对于一些重要的会议纪要，可采用纸质传阅的方式，由会议组织部门按照预定的传阅顺序进行传递，传阅人在传阅单上签字确认。2.电子传阅：利用公司内部办公系统等电子平台，将会议纪要以电子文档的形式发送给相关人员进行传阅，传阅人可通过系统进行在线签收和批注。（三）传阅要求1.及时传阅：会议纪要分发后，相关人员应及时进行传阅，不得拖延。2.认真阅读：传阅人应认真阅读会议纪要内容，如有疑问或意见，应及时与会议组织部门沟通。3.签字确认：传阅人在传阅完成后，应在传阅单或电子传阅系统上签字确认，以证明其已阅读并知晓会议纪要内容。六、会议纪要的存档与保管（一）存档方式1.纸质存档：将会议纪要打印成纸质文件，按照年度和编号顺序进行装订，存入公司档案柜。2.电子存档：同时将会议纪要的电子文档进行备份存储，可采用光盘、移动硬盘等存储介质，也可存储在公司内部的电子文档管理系统中。（二）保管期限1.短期保管：对于一些一般性的会议纪要，保管期限为[X]年。2.长期保管：涉及公司重要决策、重大事项等会议纪要，保管期限为[X]年或永久保存，具体保管期限根据公司档案管理制度确定。（三）查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅会议纪要的，应按照公司档案查阅流程进行申请和审批，经批准后方可查阅。2.借阅规定：如需借阅会议纪要纸质文件，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还，不得转借他人。七、会议纪要的跟踪与反馈（一）任务跟踪1.责任部门定期汇报：负责执行会议决议和工作任务的部门，应按照规定的时间进度向会议组织部门汇报工作进展情况。2.会议组织部门检查：会议组织部门定期对各部门的工作任务执行情况进行检查，及时掌握工作进展，发现问题及时协调解决。（二）反馈机制1.问题反馈：在工作任务执行过程中，如发现问题或遇到困难，责任部门应及时向会议组织部门反馈，以便及时调整工作安排。2.建议反馈：参会人员或其他相关人员对会议纪要内容或工作安排有任何建议或意见，可随时向会议组