办公采购制度及流程规范

PAGE办公采购制度及流程规范一、总则（一）目的为了加强公司办公采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保公司办公物资的及时供应和质量，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因办公需要进行的各类物资采购活动，包括办公用品、办公设备、办公家具、维修材料等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.预算控制原则：严格执行公司预算管理制度，采购费用不得超出预算范围。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、符合公司需求的产品和服务。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。5.效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善公司办公采购管理制度及流程规范。2.汇总各部门采购需求，编制采购计划。3.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。5.建立和维护供应商档案，定期评估供应商绩效。（二）需求部门职责1.根据工作需要，及时向采购部门提交采购需求申请。2.参与采购过程，提供技术参数、质量标准等相关要求。3.负责采购物资的使用、保管和维护。4.协助采购部门进行验收工作。（三）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购费用合理。2.负责采购款项的支付审核和账务处理。3.监督采购资金的使用情况。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性和采购结果的合理性。2.对采购合同进行审查，防范合同风险。三）采购计划管理（一）采购需求收集1.各部门应定期（每月[具体日期]前）向采购部门提交下月采购需求申请表，详细列出所需物资的名称、规格、数量及预计采购时间等信息。2.对于临时性或紧急采购需求，应及时填写《紧急采购申请表》，说明需求原因和预计到货时间，经部门负责人签字后提交采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到各部门采购需求后，进行汇总整理，并结合库存情况进行分析。2.根据分析结果，编制月度采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划应报采购部门负责人审核，经公司分管领导批准后实施。（三）采购计划调整1.如因工作需要或其他原因需调整采购计划，需求部门应填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容。2.采购计划调整申请表经部门负责人签字后提交采购部门，采购部门审核后报采购部门负责人及公司分管领导批准。3.采购部门根据批准后的采购计划调整申请表，及时调整采购计划并组织实施。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购物资的类别和特点，制定供应商筛选标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。3.对潜在供应商进行实地考察或资质审核，评估其综合实力。4.采购部门组织相关人员对供应商进行评审，选择合格的供应商列入公司合格供应商名录。（二）供应商评估1.采购部门定期（每季度）对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。3.对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商合作与沟通1.采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购部门应定期与供应商沟通，了解采购物资的生产进度、质量情况等，及时协调解决问题。3.对于供应商的投诉和建议，采购部门应及时处理和反馈，维护良好的合作关系。五、采购流程（一）采购申请审批1.需求部门填写采购需求申请表或紧急采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购需求申请表或紧急采购申请表提交采购部门，采购部门审核后报采购部门负责人审批。3.采购部门负责人根据采购计划和实际情况进行审批，对于超出预算或不符合采购规定的申请，予以退回并说明原因。4.经采购部门负责人审批通过的采购申请，提交公司分管领导批准。（二）采购实施1.采购部门根据批准后的采购申请，在合格供应商名录中选择供应商进行采购。2.采购人员与供应商进行采购谈判，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。3.采购合同签订后，采购人员应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（三）验收入库1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和仓库管理部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，由仓库管理部门会同需求部门按照采购合同和相关标准进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。3.验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续，并填写入库单；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商补货或换货，直至验收合格为止。（四）付款结算1.采购物资验收合格后，采购部门应及时整理采购发票、入库单等相关凭证，并提交财务部门进行付款审核。2.财务部门根据采购合同和相关规定，对采购发票、入库单等凭证进行审核，审核无误后办理付款手续。3.采购部门应定期与财务部门核对采购款项的支付情况，确保付款及时、准确。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，分析其产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采购部门根据风险分析结果，对风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估应考虑风险发生的可能性和影响程度，采用定性或定量的方法进行评估。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整应对措施，确保风险得到有效控制。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部监督。（二）外部监督1.采购活动应接受政府相关部门的监督检查，遵守国家法律法规和相关政策要求。2.采购部门应积极配合政府相关部门的监督检查工作，及时提供相关资料和