行业的合同评审标准化工具

行业通用合同评审标准化工具一、工具概述本工具旨在为企业合同评审流程提供标准化指引，通过规范评审环节、明确职责分工、统一评审要点，保证合同内容的合规性、商业条款的合理性及风险可控性，同时提升评审效率，降低合同履约风险。适用于企业各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）的评审管理，可根据行业特性及企业实际需求调整具体细节。二、适用范围与典型应用场景（一）适用合同类型本工具适用于企业对外签署的各类民商事合同，包括但不限于：采购与供应合同（原材料、设备、服务等）；销售与分销合同（产品销售、渠道合作等）；服务外包合同（技术服务、咨询服务、劳务服务等）；资产与权益合同（房屋租赁、知识产权许可、股权转让等）；合作开发与联营合同（项目合作、合资经营等）。（二）典型应用场景新合同签署前评审：企业在与首次合作方签约或签订重大金额合同时需通过本工具进行全面评审，规避潜在风险；标准合同条款修订评审：对已备案的标准合同模板进行条款更新（如法律法规变化、业务模式调整）时，需通过本工具评审修订内容的合规性与适用性；合同变更与续签评审：对已生效合同的补充协议、变更条款或续签版本，需通过本工具评审变更内容的合理性与风险影响；重大/特殊合同专项评审：涉及大额资金（如超过企业年度预算10%）、高风险业务（如跨境业务、新兴业务）或存在特殊条款（如排他性、违约责任加重）的合同，需启动专项评审流程。三、标准化评审流程与操作步骤合同评审流程遵循“接收登记—评审准备—多部门评审—争议协调—结论输出—修订归档”的原则，具体操作步骤（一）第一步：合同接收与初始登记接收主体：由合同管理部门（如行政部、法务部或商务部）统一接收业务部门提交的评审合同，避免多头接收导致流程混乱。登记信息：在《合同评审登记台账》中记录以下信息，保证合同可追溯：合同编号（按企业规则编制，如“年份-部门-序号”）；合同名称（需与合同文本标题一致，避免简称歧义）；合同类型（按本工具“适用范围”分类填写）；签约主体（甲方、乙方全称及统一社会信用代码）；合同金额（大写、小写，涉及多币种的需注明汇率基准）；合同期限（起始日、终止日，或阶段性节点）；提交部门（发起评审的业务部门，如“销售部”“采购部”）；提交人（业务部门具体经办人姓名，用代替）；提交日期（合同及完整评审资料送达合同管理部门的日期）；接收日期（合同管理部门签收的日期）；评审负责人（根据合同金额及类型指定，如法务专员、法务经理*）。资料完整性检查：若提交资料不全（如缺少对方主体资质文件、需求说明书等），需在1个工作日内通知提交部门补充，资料齐全后方可启动评审。（二）第二步：评审准备与分工资料整理：评审负责人*将合同文本及相关附件（如技术协议、过往合作记录、对方资质证明等）整理归档，保证评审人员能全面掌握合同背景。评审分工：根据合同类型及业务属性，明确各评审部门的职责，避免职责交叉或遗漏：业务部门（如销售部、采购部）：负责评审商业条款的合理性，包括交付标准、验收方式、违约责任是否匹配业务需求，对方履约能力（如产能、资质、口碑）是否符合合作要求。法务部门：负责评审法律合规性，包括签约主体资格（是否为依法设立并存续的企业，有无超越经营范围）、条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定）、权利义务对等性、争议解决方式（约定管辖是否明确有效）、知识产权归属、保密条款的适用范围等。财务部门：负责评审财务条款的合理性，包括付款方式（是否符合企业资金管理规定，如预付款比例、进度款节点）、税费承担（是否明确税费种类及计算方式）、成本效益（合同金额是否符合预算，是否存在资金占用风险）、发票类型（如增值税专用发票的合规要求）等。风控部门（如企业设有）：负责评审整体风险等级，包括政策风险（是否符合行业监管政策）、市场风险（如价格波动对合同金额的影响）、履约风险（对方过往履约记录是否存在违约）等。技术部门（如涉及技术交付）：负责评审技术条款的可行性，包括技术标准、参数指标、验收流程、技术支持与培训等是否符合企业实际需求。（三）第三步：多部门并行评审评审时限：各评审部门应在收到评审资料后3个工作日内完成评审，紧急合同（如需立即履约的）可缩短至1-2个工作日，但需在评审记录中注明“紧急”原因。评审要点：各评审部门需对照《合同评审核心要点表》（见附件1）逐项评审，并在《合同评审意见表》（见模板表格部分）中填写具体意见，需明确：合规性意见（如“第5.3条违约责任过重，建议调整为按实际损失计算”）；风险提示（如“乙方未提供履约保证金，存在履约风险”）；修改建议（需具体、可操作，避免模糊表述如“条款需优化”）。意见反馈：评审部门需将《合同评审意见表》反馈至评审负责人*，由其汇总整理。若某部门评审意见为“不同意签约”，需在表中说明具体理由及法律/事实依据。（四）第四步：争议协调与意见整合争议协调：若各部门评审意见存在分歧（如业务部门认为可接受某条款，法务部门认为存在法律风险），由评审负责人组织召开合同评审协调会，参会人员包括各评审部门负责人、提交部门代表及企业分管领导。意见整合：协调会需形成统一评审结论，遵循“合规优先、兼顾业务”原则：对法律条款存在重大瑕疵（如违反法律强制性规定、导致合同无效）的，原则上不得通过评审，需退回提交部门与对方协商修订；对商业或财务条款存在争议但可通过修订规避风险的，需明确修改要求，由提交部门与对方沟通；对紧急且存在轻微风险的合同，可由企业分管领导*审批后“有条件通过”，但需落实风险控制措施（如要求对方提供担保）。（五）第五步：评审结论输出评审负责人*根据协调会结果，在《合同评审报告》（见模板表格部分）中明确评审结论，分为三类：通过：合同条款合规、风险可控，可直接进入签署流程；有条件通过：需对部分条款修订后通过，需在报告中列明“修订要求”（如“将第4.1条付款节点调整为验收合格后30日内”）、“修订完成时限”及“复核部门”；不通过：合同存在法律风险、商业不合理或企业无法承受的风险，需在报告中说明“不通过理由”，并退回提交部门。《合同评审报告》需经评审负责人、各评审部门负责人及企业分管领导签字确认后生效，具有内部约束力。（六）第六步：合同修订与复核修订执行：提交部门根据评审结论中的“修订要求”，与对方协商修订合同文本，修订后需重新提交至合同管理部门。复核确认：由原评审部门对修订内容进行复核，确认已落实所有修改要求后，在《合同评审修订复核表》（见模板表格部分）中签字确认，复核通过后方可进入签署流程。（七）第七步：评审结果归档归档内容：合同评审全流程资料需完整归档，包括：《合同评审登记台账》；合同文本及附件（含修订版本）；各部门《合同评审意见表》；《合同评审报告》；《合同评审修订复核表》（如有）。归档要求：归档资料需按合同编号分类存放，电子版备份至企业服务器，保存期限不少于合同终止后5年（涉及重大纠纷的保存至纠纷解决完毕）。四、合同评审核心记录表单模板（一）《合同评审意见表》合同基本信息合同编号合同名称提交部门提交人*评审部门评审人*评审日期评审维度评审意见（请具体说明条款位置、内容及修改建议）风险等级（高/中/低）法律合规性商业条款合理性财务条款合理性技术条款可行性其他风险提示评审结论□同意通过□有条件通过（需修订：_________）□不同意通过（理由：_________）评审部门负责人签字*：日期：（二）《合同评审报告》合同基本信息合同编号合同名称签约主体甲方：_________乙方：_________合同金额合同期限提交部门评审负责人*评审日期评审部门意见摘要业务部门意见法务部门意见财务部门意见风控/技术部门意见争议协调情况（如无争议可填“无”；如有争议，说明协调过程及最终意见）评审结论□通过□有条件通过（修订要求：_________，完成时限：_________）□不通过（理由：_________）审批意见评审负责人*签字：日期：分管领导*签字：日期：（三）《合同评审修订复核表》合同基本信息合同编号合同名称修订内容（根据《合同评审报告》中的“修订要求”逐条列明）修订后条款（附修订后的合同文本页或具体条款内容）复核部门及意见复核部门复核人*复核日期复核意见□同意修订□需进一步修订（意见：_________）复核部门负责人签字*：日期：五、关键注意事项与风险提示（一）评审时效性管理各评审部门需在规定时限内完成评审，因特殊情况无法按时完成的，需提前1个工作日向评审负责人*说明原因并申请延期，最长不超过5个工作日；紧急合同需在《合同评审登记台账》中标注“紧急”字样，评审负责人*需跟踪各部门评审进度，保证整体流程不超过3个工作日。（二）条款完整性审查评审时需保证合同文本完整，包括封面、目录、附件、签署页等，避免仅评审部分条款而遗漏重要内容（如补充协议、附件中的技术标准）；合同中不得出现“以双方口头约定为准”“未尽事宜由双方协商解决”等模糊表述，需明确“未尽事宜”的协商流程及书面确认要求。（三）保密义务履行参与评审的人员需对合同内容（尤其是涉及商业秘密、技术秘密的信息）严格保密，不得向无关人员泄露；合同文本及评审资料需存放在带锁的档案柜或加密电子文件夹中，电子版不得通过非企业指定渠道传输（如个人邮箱）。（四）特殊情况处理对方为首次合作方：需在评审前核实对方主体资格（如通过“国家企业信用信息公示系统”查询其是否存在经营异常、严重违法失信记录），必要时要求对方提供法定代表人证件号码明、授权委托书及签约人证件号码复印件；合同涉及跨境业务：需额外评审外汇管理、税收政策、数据跨境流动合规性等，必要时咨询外部专业机构（如律师事务所、会计师事务所）；合同金额巨大或影响企业核心利益：需由企业总经理*或董事会最终审批，评审报告需附专项风险评估说明。（五）法律条款优先性与法律法规、监管政策冲突的条款一律无效，评审时需优先修订（如合同中约定“争议解决由乙方所在地法院管辖”，但乙方所在地与企业无实际联系，可能被认定为管辖约定不明）；格式条款（如企业提供的标准合同模板）